9 tendencias de gestión de contratos para 2023

Adaptarse para cubrir las cambiantes demandas de consumo y mantener el ritmo del mercado digital requiere de un constante compromiso con la mejora de procesos, de los cuales resulta clave la gestión del ciclo de vida de contratos.

Como resultado, las mejores prácticas y herramientas que amparan el proceso se encuentran en constante evolución. Tanto es así que, según una investigación del Fondo Monetario Internacional (FMI), se estima que el mercado de ciclo de vida de contrato alcance USD 2.413,9 millones hasta el 2029.

El valor de la gestión de contratos digitales cambió de una perspectiva de apoyo a una ventaja competitiva. Por lo cual, adaptarte a las tendencias y adoptar estrategias emergentes ha dejado de ser un diferencial para convertirse en una condición de cumplimiento y continuidad.

En este artículo, que cuenta con la colaboración de Norbert Otten —Jefe de Ingeniería de Ventas y Asuntos Gubernamentales LATAM de DocuSign— te mostramos cuál es la importancia de contar con un buen sistema de gestión de contratos y cuáles son los retos en este ámbito para los próximos años.

La etapas de la gestión de contratos

La gestión de contratos es, en cierto modo, la parte más crítica de una empresa y la que más atención necesita; ya que ninguna compañía abre siquiera sus puertas si no tiene la intención de cerrar un contrato con otra. Así pues, los contratos y acuerdos son el punto de partida de cualquier negocio.

Ahora bien, este concepto contempla todo el ciclo de un contrato: Es decir, va desde el soporte hasta su creación, con información proveniente de otros sistemas y/o departamentos.

Veamos las etapas que la componen:

1. El contrato pasa primero por las reglas de negocio de la empresa, que incluyen aspectos como el tamaño del contrato, la ubicación de la contraparte, y las leyes específicas según su información (productos, cantidades, medios de transporte, valores y tipos de sociedad).
2. Autoridad de aprobación: También puede tratarse como una regla comercial.
3. Negociación: aquí se pueden generar diferentes versiones y se deberá realizar un seguimiento de estos cambios.
4. Con la negociación aprobada y finalizada por las partes, se inicia la fase de autenticación y firma de las partes y debidas copias. Esta es la fase con mayores problemas logísticos y de tiempo, provocando a menudo retrasos e incluso cancelaciones de negociaciones.
5. Una vez finalizada la fase de firma y distribuidas todas las copias, comienza la fase de ejecución del contrato. Esta es una fase crítica, ya que es donde comienza la materialización de lo acordado. En esta fase, las áreas involucradas son activadas para su debida entrega; si se trata de un contrato de compra de servicios de tecnología, por ejemplo, se debe activar el área financiera para gestionar el presupuesto, el área de TI y sus sistemas de gestión de entrega, el área de cuentas por pagar y el área de instalaciones para preparar la entrega de los profesionales que van a entregar por ejemplo.
6. Pronto entramos en la fase de gestión de contratos donde podemos tener información vital sobre el negocio de la empresa desde la perspectiva de los contratos.

La importancia de la gestión de contratos reside en que, a través de ellos se puede estimar la salud de la empresa: el volumen negociado, entregado, cuánto entregar y cuánto facturar. Además, si se conecta a los distintos sistemas de la empresa, es posible saber:

• qué contratos tienen mayor riesgo de multas;
• cuál es el valor financiero de este riesgo;
• qué índices de inflación se utilizaron;
• qué cláusulas generan más retrabajo;
• qué departamentos tardan más en responder
• e incluso qué profesionales tardan más tiempo para hacer sus tareas.

Y todo ello puede retroalimentarse en la ejecución del contrato de forma que, por ejemplo, un CLM puede gestionar buena parte del mismo de forma 100% automática. Más adelante, abordaremos a detalle el tema.

9 tendencias de la gestión de contratos para 2023

Ahora bien, así como existen muchos retos para que las empresas optimicen su gestión de contratos, en los últimos años también se han implementado tecnologías que, en conjunto con los sistemas existentes, pueden facilitar esta tarea.

A continuación, definamos algunas de estas tendencias.

1. Inteligencia artificial para el análisis contractual

Para el 2023, una de las tendencias es el uso de inteligencia artificial para generar cláusulas personalizadas en los contratos, que permitan optimizar las negociaciones.

Aunque la inteligencia artificial (IA) es una frase vanguardista, los profesionales empresariales con frecuencia no reconocen las implicaciones prácticas de un proceso de gestión de contratos asistido por IA. Sin embargo, la IA se puede usar para resolver algunos de los puntos más problemáticos en la estrategia de gestión de cada documento configurando así una solución sencilla.

Por ejemplo, un software de procesamiento de lenguaje natural te permite revisar grandes volúmenes de acuerdos existentes en un instante, para que puedas encontrar y optimizar el lenguaje desactualizado o riesgoso con el mínimo esfuerzo manual.

Asimismo, a medida que los encargados de aprobar contratos (como equipos jurídicos) capacitan a la IA para analizar contratos, los usuarios de línea no tienen que preocuparse por analizar a fondo contratos complejos o perderse en jerga jurídica y técnica. 

A medida que el mundo empresarial se vuelve más complejo, los contratos necesitarán ser reevaluados y reconfigurados con mayor frecuencia. Mejorar tu capacidad de responder rápidamente a un ambiente normativo mutable ayuda a minimizar riesgos y aumentar visibilidad durante los procesos más complejos de ventas, fusiones y adquisiciones, y compras.  

Ahora bien, este aumento en la aplicación de inteligencia artificial será gradual, ya que aún falta concretar el primer nivel de transformación de los acuerdos. Y es que, la mayoría de las compañías aun está cosechando los frutos de la adopción de un sistema de acuerdos. Aunque, sin duda tomará fuerza en el 2023.

2. Automatización integral

La automatización de los procesos se traduce en menos riesgo, cumplimiento normativo más sólido y mayor eficiencia. Principalmente, si consideramos que soluciona muchos inconvenientes derivados de la realización de tareas manuales como trabajo duplicado, transferencias de datos imprecisas y falta de capacidad de rastreo.

En este sentido, cuanto más complejos sean los procesos de la gestión de contratos, más se podrá beneficiar tu empresa de la automatización integral. 

Por ejemplo, una extensa base de datos de clientes puede presentar retos y un riesgo de seguridad para las empresas que transfieren manualmente los datos durante el proceso de generación de contratos.

Las soluciones de gestión de documentos integrales y automatizadas permiten la integración con otros sistemas generando de este modo acuerdos sin errores, pues se necesitan apenas algunos clics para completar los documentos con información del cliente o producto. 

Asimismo, la automatización genera flujos de trabajo altamente estandarizados y configurables impulsando así, tanto la calidad como la celeridad de los contratos y de los procesos.

Contratos más rápidos se traducen en ingresos más rápidos, mejores interacciones con clientes y la reducción del desperdicio de tiempo y recursos.   

3. Implementación de sistemas CLM

Entre los principales factores que impulsan el crecimiento del mercado de gestión de contratos, encontramos la visibilidad de los datos y el cumplimiento en pro de la continuidad del negocio, de la mejora de la gobernanza y de la reducción de los riesgos. 

En este sentido, una de las tecnologías más relevantes en la actualidad es el Contract Lifecycle Management o CLM. 

El CLM es un sistema que gestiona digitalmente todo el ciclo de vida de los contratos. Una buena solución debe cubrir, de forma clara, objetiva y simplificada, todos los puntos de un ciclo contractual: generación, aprobación, negociación, autenticación, formalización, ejecución y gestión. ¡Y más que eso! Debe promover la integración con los demás sistemas y plataformas de la empresa. En líneas generales, debe hacerlo de manera integral y fácil.

En 2023, las organizaciones que apuesten en CLMs de excelente procedencia lograrán:

• incrementar el cumplimiento reduciendo así, las multas y en las sanciones financieras;
• mejorar considerable en la protección de los datos en virtud de las copias de seguridad (backups);
• reducir los costos derivados de contratos ineficientes u obsoletos;
• monitorear el rendimiento de los contratos asegurando una mayor rentabilidad;
• facilitar el proceso de creación, administración y aprobación de negocios, acuerdos, contratos y renovaciones;
• integrar con otros sistemas como plataformas de firma electrónica y así, maximizar el aprovechamiento de las oportunidades más notables.
• Promover la transformación digital de su empresa: uniendo todos los procesos y actores en el cierre de contratos.

Por lo tanto, la empresa que quiera destacarse en el próximo año ante la mirada atenta de sus públicos, deberá implementar un software CLM de primera calidad.

4. Enfoque en la seguridad de datos

Ahora más que nunca, hay una enorme urgencia que rodea la seguridad de datos. Además de la Ley Federal de Protección de Datos en Posesión de Particulares, en todo el mundo, una serie de leyes siguen emergiendo y las empresas que quieren expandir sus negocios hacia fronteras internacionales necesitan cumplirlas a rigor. 

Con el continuo aumento de los ataques cibernéticos y la sofisticación de virus, ransomware, spyware y otros algoritmos; este es un enfoque que no debe perderse en los próximos años.

Por lo cual, la obediencia a las leyes emergentes y la adopción de soluciones van más allá del ambiente normativo configurando así, una cuestión de supervivencia en el mercado.

Datos duros sobre ciberseguridad

De acuerdo con una investigación de Check Point Software Technologies acerca de la situación de los ataques cibernéticos en el tercer trimestre del 2022, se registró un aumento del 28% en el número de ciberataques a nivel global.

En lo concerniente al panorama de ciberseguridad en América Latina, la investigación ESET Security Report (ESR) 2022 informa que casi el 50% de las organizaciones encuestadas han padecido inconvenientes con incidentes de ciberseguridad.

Este estudio también encontró que:

• el 24% de los ataques eran malwares;
• 2 de cada 3 organizaciones están preocupados con la incidencia de malwares;
• más del 60% le preocupa el robo de la información;
• el 13% de las organizaciones indicaron haber sufrido accesos no autorizados;

¿Y qué podemos esperar en 2023?

Según un estudio de Cybersecurity Ventures patrocinado por eSentire, se estima que en 2023 los crímenes cibernéticos le cuesten USD 8 billones al mundo.

Así pues, priorizar la implementación de mecanismos de ciberseguridad prestando atención a las tendencias emergentes globales y regionales es clave para garantizar que la gestión de contratos sea efectiva y respete las normas de privacidad.

Esto se debe a que una correcta administración del ciclo de vida de los contratos genera confianza entre los clientes y ayuda a proteger a tu organización contra amenazas tanto internas como externas.

Los profesionales de gestión de contratos pueden optar por soluciones de gestión contractual con IA, firmas electrónicas y un sistema CLM para abordar de forma efectiva las preocupaciones de seguridad y privacidad de la información. 

5. Prácticas contractuales sostenibles

Según un estudio de CDP, 215 de las empresas más grandes del mundo están reconociendo el cambio climático como una seria amenaza para su negocio.

Ante este entorno, cada vez más organizaciones se suman al movimiento en pro de la estructuración de procesos sostenibles. ¡Y esto no es diferente en el campo de la gestión de contratos!

Las prácticas contractuales que no afectan el cambio climático se están convirtiendo rápidamente en una solución útil y relevante para enfrentar el creciente impacto de las organizaciones en el medio ambiente.

Debemos recalcar que la tecnología permite eliminar o, en su defecto, mitigar los procesos que fomentan el papeleo reduciendo así, el consumo del insumo y, por consiguiente, el impacto ambiental de la gestión de contratos. 

De esta manera, introducir un sistema de gestión de contratos como parte de la política ambiental corporativa no solo reduce en gran medida la cantidad de papel desperdiciado, sino que también disminuye los costos y optimiza la imagen del negocio en el mercado. Dado que muestra a los proveedores, clientes y partners que la empresa está seriamente comprometida con la protección del medio ambiente.

6. Plantillas para contratos simples

El uso de la tecnología y de recursos prácticos se ha vuelto una necesidad no solo en pro de la aceleración de tareas, sino también por reducir los errores típicos de los procesos manuales y consecuentemente añadir valor al negocio.

En cuanto a las herramientas ampliamente recomendables para adoptar en 2023, encontramos las plantillas para contratos simples. En primer lugar, son una alternativa práctica ya que minimiza el tiempo requerido para elaborar los documentos.

Además, el uso de modelos predeterminados ayuda a aumentar la coherencia de los contratos y, por ende, minimiza la incidencia de inconsistencias y riesgos contractuales que puedan, posteriormente, acarrear problemas financieros y judiciales.

Por último, el uso de plantillas de contratos automatizadas facilita la selección e inclusión de cláusulas a los contratos cuando se cumplen determinadas variables, hecho que potencializa la eficiencia y productividad de los equipos corporativos del área legal, de compras y de ventas.

7. Contratos inteligentes

Otra robusta tendencia para el 2023 son los contratos inteligentes o smart contracts. Según la investigación de Market Research Future, se estima que el mercado de los contratos inteligentes alcance los USD 8,3 millones hasta 2030 con una tasa anual de crecimiento compuesta o CAGR de 21,40% (2022-2030).

Básicamente, los contratos inteligentes consisten en programas almacenados en una blockchain que se ponen en marcha cuando se cumplen ciertas condiciones. Por lo que están orientados a ejecutar un acuerdo de manera automática. 

Escritos en lenguajes de alto nivel tal como Viper y Solidity, los contratos inteligentes pueden usarse en diversos campos como juegos, finanzas, bienes raíces y atención médica.

Al almacenarse en blockchain, las cláusulas de los contratos inteligentes se mantienen en una base de datos distribuida y no pueden sufrir alteraciones. Como las transacciones también se llevan a cabo en blockchain, es posible automatizar tanto los pagos como las contrapartidas.

Dicho de otra forma, un smart contract consiste en un acuerdo entre dos partes, ya sea persona física o moral, bajo el formato de código informático programado para ejecutarse de forma automática.

Afortunadamente, esta solución puede aplicarse en todos los entornos que aplicar una dinámica convencional como registros facilitando así, tanto el almacenamiento como el mantenimiento. 

Asimismo, pueden aplicarse:

• en el comercio, acelerando las actividades que dependen de la aprobación de los pagos;
• en la cadena de suministro mediante la adopción de dispositivos de Internet de las Cosas que aseguren la trazabilidad del producto y, por ende, minimicen los robos, errores y extravíos.

En cuanto a los principales beneficios de este tipo de contrato, hacemos hincapié en su:

• seguridad a raíz de estar en una red distribuida, el documentos se encuentra duplicado en todos los nodos;
• independencia porque los participantes gestionan sus negocios por sí mismos;
• ahorro de costos, dado que las operaciones no demandan intermediarios;
• fiabilidad, gracias a que el contrato se almacena en una red distribuida prácticamente imposible de violarse o falsificarse.

8. Facilidad de uso de las herramientas de gestión de contratos

Para el siguiente año se espera una mejora continua en la facilidad de uso de soluciones de gestión de contratos (CLM), siempre enfocada al negocio del propio sistema.

Y es que, no tiene sentido contar con inteligencia artificial y aprendizaje automático si las herramientas no son simples de utilizar. De lo contrario, el costo de la transformación cultural, la habilitación y la capacitación eventualmente eliminará todo el retorno financiero de la contratación.

9. Contratos cerrados por reconocimiento facial e identificación digital

Otra tendencia que cobrará fuerza en 2023 será el uso de biometría e identificación digital para el cierre de contratos. Esta consiste en la validación de la identidad del firmante haciendo uso de técnicas avanzadas de reconocimiento facial.

Prepárate para el futuro de la gestión de contratos

La búsqueda de sistemas de gestión de contratos ha cobrado aún más fuerza en el periodo post-pandemia, ya que por mucho que las empresas busquen digitalizar sus sistemas de firma, aún tienen dificultad para elegir socios que entreguen plataformas end to end.

Y, por increíble que parezca, no son llevados, de forma transparente y fácil al análisis de negocio de la empresa. De hecho, IACCM estima que las empresas pierden del 5% al ​​40% del valor total de un contrato dependiendo de las circunstancias debido a una gestión deficiente (o, en la mayoría de los casos, inexistente).

Una faceta de algunos sistemas de gestión de contratos en la actualidad es permanecer en el departamento legal. Este es un rostro que deberá cambiar drásticamente a partir de 2023, trayendo al CLM como uno de los grandes pilares del análisis de negocio de las empresas.

Claramente, la búsqueda de un sistema que sea extremadamente seguro y confiable es otra tendencia. El legado comercial de una empresa, con datos confidenciales y estratégicos, debe estar alojado en servicios con niveles extremadamente altos de seguridad y redundancia.

Finalmente, la facilidad de uso de un sistema CLM es una de las mayores exigencias. Una herramienta de fácil uso para toda la empresa y que devuelve de forma efectiva el importe contratado.

Gestión de contratos con DocuSign

Docusign se da cuenta de que el mundo puede ser mucho más “agradable” y por eso busca transformar la realidad de las empresas trayendo una nueva perspectiva.

Los contratos no tiene por qué ser algo difícil de gestionar o simplemente legado al departamento legal. ¡Son una parte crítica del negocio!

Como ves, invertir en nuevas tecnologías para la gestión del ciclo de vida de contratos debe ser una prioridad para las organizaciones en el 2023. 

Ahora que conoces la importancia del uso de un CLM, te invitamos a conocer más sobre nuestra solución DocuSign CLM. ¡Comunícate ahora con nuestros consultores!