8 tendencias de gestión de contratos para 2022

Adaptarse para cubrir las cambiantes demandas de consumo y mantener el ritmo del mercado digital actual requiere de un constante compromiso con la mejora de procesos, de los cuales resulta clave la gestión del ciclo de vida de contratos. Como resultado, las mejores prácticas de gestión de contratos están en constante evolución. 

El valor de la gestión de contratos digitales cambió de una conversación de apoyo a una ventaja competitiva. A continuación, mostramos ocho tendencias actuales en gestión de contratos que no pueden pasarse por alto. 

Las 8 principales tendencias en gestión de contratos

1. Transformación digital acelerada

La mayoría de las empresas han estado al borde del precipicio de la transformación digital por casi una década, pero la pandemia por COVID-19 forzó a las organizaciones a dar el salto y abordar las ineficiencias en su actual estrategia de gestión de contratos. Toda vez que la restricción de márgenes y el cierre de oficinas llevaron a encontrar soluciones a distancia para las operaciones empresariales diarias, los gerentes de cada departamento están buscando nuevas formas de digitalizar procesos obsoletos para la gestión de documentos. 

Por ejemplo, muchas organizaciones adoptaron una solución de firma electrónica para facilitar la transición al trabajo a distancia y eliminar molestos procedimientos de gestión de contratos en papel. Al principio, fue una solución provisional al trabajo a distancia. Sin embargo, los líderes de negocio se dieron cuenta rápidamente que los beneficios de llevar a una organización en línea van más allá de la respuesta ante la pandemia por COVID.  

Tal como indica un estudio de Gartner: “Una vez que un proceso empresarial va de un proceso en papel a un proceso digital, se convierte en la ‘nueva normalidad’, reflejando así la próxima etapa de la transformación digital”. Ahora, en casi todos los departamentos, COVID-19 están dando forma a la estrategia de gestión de procesos. Casi el 68% de los departamentos jurídicos, por ejemplo, ahora dicen que la “digitalización de procesos manuales” es una prioridad. 

2. La respuesta ante COVID: el valor renovado de la preparación y continuidad empresarial

Los equipos de compras con frecuencia abordan la continuidad empresarial de forma reactiva. Responder a una crisis o adaptarse al trabajo a distancia requiere un enfoque más estratégico que táctico. En otras palabras: se debe contar con las herramientas adecuadas en los lugares adecuados antes de que pase un desastre para asegurar la continuidad empresarial. 

Desafortunadamente, en el 2020, muchos profesionales de gestión de contratos no estaban preparados para los cambios vertiginosos que debían implementarse. Poder adaptarse rápidamente o cambiar flujos de trabajo sin interrumpir las operaciones empresariales cotidianas coloca a las empresas en una posición para abordar retos imprevistos y enfrentarse a cambios sin mayor esfuerzo. Asimismo, una vez que se vuelve clara la imagen post pandemia, una infraestructura de contratos más flexible dará paso a la escalabilidad en cualquier ambiente.  

En general, la gestión integral de contratos brinda una forma sencilla de mejorar la continuidad empresarial. Con un proceso de gestión de documentos más ágil, las organizaciones eliminan procedimientos manuales lentos, y abren paso a actualizaciones eficientes a políticas, contratación en contingencia u otros retos operativos. Cuando se agrega reducción de costos y creación de relaciones a la lista de beneficios potenciales de actualizar la estrategia actual de gestión de documentos, la razón de la gestión del ciclo vital de contratos cobra mayor peso. 

3. La automatización integral mejora la eficiencia y calidad de la gestión de contratos

El proceso tradicional de generación, negociación y aprobación contractual está en las manos de la administración para hacer circular contratos, lo cual hace perder tiempo y da pie a errores humanos que ralentizan el proceso. Automatización se traduce en menos riesgo, cumplimiento normativo más sólido y mayor eficiencia. 

Uno de los puntos más problemáticos para las empresas es el gran volumen de procedimientos operativos que deben completarse manualmente. Según un estudio reciente, el 46% de los profesionales de gestión de contratos dicen que una gran cantidad de tareas manuales hacen que la colaboración en contratos sea un reto. Trabajo duplicado, transferencias de datos imprecisas y falta de capacidad de rastreo también son problemas que se multiplican a medida que crece la empresa. Por lo tanto, entre más complejos sean los flujos de trabajo de documentos, más se podrá beneficiar tu empresa de la automatización integral. 

Por ejemplo, una extensa base de datos de clientes puede presentar retos y un riesgo de seguridad para las empresas que usan transferencia manual de datos durante el proceso de generación de contratos. Las soluciones de gestión de documentos integrales y automatizadas permiten la integración con Sistemas de Registro existentes, lo que permite generar acuerdos sin errores dando un solo clic a los documentos para prellenarlos con información existente del cliente o producto. 

Por último, la automatización crea flujos de trabajo estandarizados y configurables a nivel empresarial, lo cual impulsa la calidad de contratos y procesos. Cuando tu infraestructura digital está creada para afrontar de forma eficiente contratos o cambios en procesos no estandarizados, no hay imprevistos operativos que pongan en desventaja a tu empresa o ralenticen el proceso contractual. Contratos más rápidos se traducen en ingresos más rápidos, mejores interacciones con clientes y reducción de forma generalizada en el desperdicio de tiempo y recursos. 

4. El creciente papel de la inteligencia artificial en análisis contractual

Inteligencia artificial (IA) es una frase lo suficientemente vanguardista, pero los profesionales empresariales con frecuencia no reconocen las implicaciones prácticas de un proceso de gestión de contratos asistido por IA. 

La IA se puede usar de formas claras para resolver algunos de los puntos más problemáticos en la estrategia de gestión de cada documento. El 47% de los equipos de ventas dice que analizar las oportunidades y los riesgos de acuerdos no estandarizados—en un ambiente normativo en constante cambio—es la parte más difícil del proceso después de la ejecución. 

Las nuevas herramientas de IA y de análisis empresarial ofrecen una solución sencilla. Por ejemplo, el software de procesamiento de lenguaje natural te permite revisar grandes volúmenes de acuerdos existentes en un instante, para que puedas encontrar y optimizar lenguaje desactualizado o riesgoso con el mínimo esfuerzo manual. Asimismo, a medida que los encargados de aprobar contratos (como equipos jurídicos) capacitan a la IA para analizar contratos, los usuarios de línea de negocio no tienen que preocuparse por analizar a fondo contratos complejos o perderse en jerga jurídica y técnica. 

A medida que el mundo empresarial se vuelve más complejo, los contratos necesitarán ser reevaluados y reconfigurados con mayor frecuencia. Mejorar tu capacidad de responder rápidamente a un ambiente normativo mutable ayuda a minimizar riesgos y aumentar visibilidad durante los procesos más complejos de ventas, fusiones y adquisiciones, y compras.  

5. Mayor urgencia y consciencia sobre la privacidad de datos

Ahora más que nunca, hay una enorme urgencia que rodea la privacidad de datos. Además de la Ley Federal de Protección de Datos en Posesión de Particulares, en todo el mundo, una serie de leyes de privacidad de datos siguen emergiendo y las empresas que quieren expandir sus negocios hacia fronteras internacionales necesitan cumplir con distintas reglas. 

Sin embargo, debido a que los estándares son inconsistentes entre fronteras y los ataques cibernéticos aumentan cada año, las empresas deben reconocer que los beneficios de la privacidad de datos van más allá del ambiente normativo. Las empresas necesitan una forma sencilla de estar al tanto de tendencias emergentes (globales o regionales), para que sea sencillo adaptarse rápidamente o hacer cambios a políticas existentes. 

Además de brindar apego jurídico, el cumplimiento con normas de privacidad de datos crea confianza entre los clientes y ayuda a proteger a tu organización contra amenazas tanto internas como externas. Los profesionales de gestión de contratos en cada industria pueden optar por soluciones de gestión contractual con IA, firmas electrónicas y otras funciones de gestión de ciclo de vida de contratos (CLM) para ayudar a abordar de forma efectiva las preocupaciones de privacidad de la información. 

6. Las prácticas contractuales que no afectan el cambio climático están en el radar de toda empresa consciente 

La gestión de cadenas de suministro y la distribución de productos representan entre el 50% y el 70% de las emisiones de carbono corporativas, así como el 3% de las emisiones totales de CO2 del mundo. Según un reciente estudio de CDP, 215 de las empresas más grandes del mundo están reconociendo el cambio climático como una seria amenaza para su negocio. Con casi $1 billones (y el planeta) en riesgo, el 73% de las compañías que participaron en el estudio confirmaron que los puestos de nivel directivo pasan por alto los riesgos relacionados con el cambio climático. 

Las prácticas contractuales que no afectan el cambio climático se están convirtiendo rápidamente en una solución para enfrentar el creciente impacto del medio ambiente en las empresas. Una vez más, parte del problema es saber qué hay en los contratos actuales: identificar contratos y cláusulas que tienen que ver con (o que pasan por alto) regulaciones centradas en el cambio climático. 

La tecnología digital también elimina los procesos que utilizan mucho papel y en los que se basan las estrategias legadas de gestión de contratos. Cuando se saca al papel de la ecuación, se reduce el impacto ambiental del proceso contractual. 

7. Las estrategias de identificación digital promueven intercambio de información rápido y seguro

Todos nos hemos acostumbrado a verificar nuestras identidades diariamente, ya sea para abrir nuestro smartphone o usar un NIP para autenticar una compra con tarjeta de débito. El mundo empresarial no es la excepción. Reemplazar métodos de identificación análogos con nuevas soluciones digitales aumenta la eficiencia y brinda mayor seguridad en cada etapa del proceso de gestión de contratos. 

A medida que los ambientes de trabajo a distancia se vuelven una parte común de la empresa y que las regulaciones evolucionan, la identificación digital segura desempeñará un papel central para intercambiar información delicada y a distancia entre las partes. Afortunadamente, las nuevas tecnologías permiten que sea sencillo autenticar de manera segura a todos los usuarios.

Además de mejorar la privacidad de datos, la identificación digital también permite que sea sencillo para usuarios finales tener acceso a la información y gestionarla, equilibrando la experiencia del cliente con la seguridad empresarial. Cada día, la autenticación de identidad se vuelve crítica para el éxito de los profesionales de HHRR.

Aunque el campo sigue siendo relativamente nuevo, en el futuro cercano, la adopción de software de identificación biométrica y reconocimiento facial será la norma y continuará simplificando y asegurando el proceso de identificación, eliminando la necesidad de iniciar sesión con nombre de usuario y contraseña o de usar aplicaciones de verificación de terceros.

8. Mejora de la experiencia para clientes y empleados con eficiencia contractual

La experiencia para clientes siempre ha sido y será el principal impulsor de la mejora de procesos. Sin embargo, a medida que el desarrollo tecnológico llega a todas las áreas de la empresa, los clientes no querrán soportar procesos lentos y manuales del pasado, en especial cuando los competidores de cada industria están adoptando formas más eficientes de llevar sus negocios.

Espera ver un mayor énfasis en experiencias personalizadas y optimizadas para clientes. En gestión contractual, esto quizá se traduzca en brindar un proceso de incorporación de cliente, proveedor o paciente más sencillo y eficiente. Todas las partes deberían poder llenar, firmar y enviar documentos solicitados desde cualquier dispositivo y cualquier lugar. 

Por ejemplo, los PDF que tienen que ser descargados, impresos, llenados, firmados, escaneados y enviados manualmente serán vistos como una fuente de problemas. Las organizaciones que usan procedimientos de gestión contractual similares y obsoletos harán la vida de sus clientes más difícil, impedirán la productividad de los empleados y perderán ingresos, a medida que aumenta el tiempo para cerrar un contrato y se abandonan los documentos que se mueven lentamente. 

Además de mejorar la satisfacción de clientes y empleados, invertir menos tiempo en procesos manuales sobre papel significa que la administración puede invertir más tiempo en estrategias empresariales y otras preocupaciones de mayor peso. 

Prepárate para el futuro de gestión contractual hoy 

Invertir en nuevas tecnologías como gestión de ciclo de vida de contratos para respaldar la transformación digital acelerada debería ser una prioridad en la lista de los profesionales de gestión de contratos para el 2022. 

A medida que las compañías crecen, el número de grupos de interés y la complejidad del proceso contractual aumenta dramáticamente. Mantenerse a la cabeza de las más recientes tendencias en gestión contractual te ayudará a desarrollar una estrategia de gestión de documentos que promueva prácticas empresariales más eficientes, seguras y centradas en clientes en los próximos años.

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