Tipos de compras: descubre las diferencias para mejorar los procesos de tu empresa

Es posible que ya sepas que las empresas utilizan las órdenes de adquisición para mejorar la gestión y el control de los gastos comerciales, pero ¿sabías que existen varios tipos de compras?

En efecto, existen 4 tipos principales y, como era de esperarse, la tecnología también se hace presente para eficientar los procesos de cada una.

Sigue leyendo, abajo encontrarás todo lo que necesitas conocer sobre este tema.

¿Qué son las compras u órdenes de compra?

Las órdenes de compra incluyen los detalles del producto que un consumidor o empresa necesitan. Lo llena el encargado de compras, quien luego autoriza la adquisición del bien y lo envía al proveedor, para que sepa lo que se necesita.

Es una forma de obtener los ingredientes exactos para completar una tarea o proyecto.

Se utilizan formularios de orden de compra distintivos para los diferentes tipos que existen, ¡sobre esto hablaremos en seguida!

4 tipos de compras que una empresa debe conocer

A continuación, vamos a detallar cuáles son los tipos de compras clave para un negocio.

Orden de compra estándar (PO)

La orden de compra estándar es el tipo con el que la mayoría de nosotros estamos familiarizados. Las empresas los utilizan para pedidos únicos que no esperan realizar con regularidad.

Estos requieren información más específica en comparación con los otros tres tipos porque son pedidos que realizamos con proveedores que no son colaboradores desde hace mucho tiempo.

Por ejemplo, una organización que compra muebles para sus espacios de oficina no esperaría reemplazar regularmente estos artículos y usaría una orden de compra estándar.

Estos tipos de compras requieren la mayor certeza, ya que se espera que un proveedor complete el pedido único sin ninguna garantía de que obtendrá contratos futuros.

Por lo tanto, generalmente incluye los términos y condiciones de una orden, una lista detallada de los artículos solicitados y los detalles de la entrega.

Las órdenes de compra tienen que pasar por un proceso de aprobación que incluye la aprobación de un gerente.

Automatizar el proceso de aprobación y apoyarse en tecnologías como la firma electrónica agiliza el procedimiento del departamento de compras, lo que le permite al equipo enviar órdenes de compra rápidamente.

Orden de compra planificada (PPO)

Una orden de compra planificada incluye un nivel de detalle similar al de una orden de compra estándar, pero su fecha de entrega y ubicación no están determinadas. Para estos, el momento del lanzamiento es el detalle más importante.

Los PPO son esencialmente órdenes de compra individuales que una empresa puede liberar según sea necesario.

Las aplicaciones de firma electrónica pueden ayudar a las empresas a realizar un seguimiento y aprobar rápidamente la distribución de cuentas para garantizar que el lanzamiento de la PPO se programe para lograr la mayor eficiencia.

Las empresas pueden usar un PPO típico para reemplazar o reabastecer artículos que esperan usar durante un período de tiempo. Estos artículos pueden necesitar re-abastecimiento a intervalos irregulares, lo que requiere fechas de entrega indefinidas.

Por ejemplo, en una oficina típica, podremos crear un PPO para cartuchos de impresora que se libera una vez que los suministros están bajos.

Orden de compra abierta (BPO)

A veces llamado "pedido permanente" entre los tipos de compras; se trata de un acuerdo con un proveedor para compras futuras en el que se desconoce la cantidad de artículos.

Los BPO incluyen los mismos detalles que un PPO, con la excepción de que la cantidad de productos permanece sin especificar, junto con los detalles de entrega.

Debido a que los BPO pueden poner al proveedor en una posición precaria en la que no pueden cumplir con el pedido cuando sea necesario, los pedidos de compra abiertos a menudo limitan la cantidad máxima que una empresa puede pedir a la vez.

Contrato de órdenes de compra (CPO)

El tipo de orden de compra con la menor cantidad de detalles, una orden de compra de contrato, solo especifica los términos y condiciones negociados entre una empresa y un proveedor.

Esto es básicamente un contrato que establece que habrá órdenes de compra en el futuro y brinda pautas para cuando ocurran.

Un CPO ayuda a configurar futuras órdenes de compra, aunque no se liberan de la misma manera.

Una PO colocada bajo un CPO establecido se “eleva” contra el contrato y debe cumplir con sus requisitos. Algunos CPO incluyen plazos acordados para futuros PO, pero no contienen información sobre la cantidad, la fecha o la lista de artículos que solicitará una empresa.

Nuevamente, en el negocio, un gerente de negocios y un proveedor de confianza pueden crear un CPO para garantizar un proceso de pedido sin problemas en el futuro. Al igual que los otros tipos de compras, las aprobaciones internas se benefician de la automatización del flujo de trabajo.

¿Cómo las firmas electrónicas agilizan el proceso de compras?

Para nadie es un secreto que los contratos son el pilar que soporta el área de compras.

Ya sea una solicitud de propuestas (RFP) o la aprobación de una nueva negociación, la mayoría de los trámites, procesos y órdenes de compra requieren que un contrato los regule.

En efecto, todos estos necesitan una manera para prestar consentimiento, para lo que durante muchos años la firma autógrafa fue la única solución.

No obstante, ya no son suficientes en las funciones de compras debido a que en la actualidad son mucho más veloces y son empleadas más soluciones tecnológicas.

Entonces, en un mundo donde los acuerdos son cerrados de manera mucho más ágil y sin importar el lugar, las firmas electrónicas se han posicionado como una herramienta digital crítica para solventar estas exigencias.

Servicios como DocuSign eSignature ha ayudado en esta transformación digital de los negocios.

Entre los puntos fuertes de esta innovación encontramos:

• automatización de procesos que pueden reducir el tiempo de formalización de contratos en un 80%;
• reducción de costes de hasta USD $36 por contrato, lo que puede llegar a significar ahorros acumulativos de hasta USD $70 por acuerdo;
• son de fácil uso y tienen una interfaz intuitiva;
• mejora la experiencia de compras;
• optimiza las operaciones globales de compra;
• brinda mayor seguridad y compliance.

Ya sabes más sobre los tipos de compras y las tecnologías asociadas para optimizar su funcionamiento. Ahora bien, ¡descarga nuestra guía de mejores prácticas para los equipos de esta área!