La validez jurídica de la firma electrónica en México
Publicado el 20 de septiembre de 2019. Actualizado el 29 de septiembre de 2022.
La firma electrónica ha pasado por un proceso de aceptación donde, desde las enmiendas de 2000 y 2003 al Código Civil y de Comercio, la prestación de consentimiento a través de medios electrónicos ahora es igualmente válida que las firmas manuscritas.
Muchas empresas desconocen esta posibilidad y cuestionan la validez jurídica de la firma electrónica en México. Sin embargo, los contratos entre ausentes son posibles y válidos en México desde el siglo XIX. Es decir, la firma electrónica es legal en México.
Un ejemplo es el Código de Comercio de 1889, que regulaba operaciones por telégrafo, o el Código Civil de 1928, que permitía realizar operaciones utilizando el teléfono. De manera similar, existen diversas disposiciones legales en México que reconocen y permiten el uso de las firmas electrónicas, como la NOM-151.
Debido a la gran importancia de este tema, hemos elaborado una guía completa donde explicaremos en detalle:
- ¿DocuSign es legal en México?
- Consentimiento expreso o tácito: ¡Esto es lo que dice la ley!
- ¿Qué es la firma electrónica?
- ¿Qué es la firma electrónica avanzada?
- Fundamentos legales a nivel mundial de la firma electrónica
- Fundamentos legales a nivel Federal
- Validez en los documentos en línea
- Legalidad de la firma electrónica en las empresas
- ¿Es segura la firma electrónica?
- Otros beneficios de la firma electrónica
¿DocuSign es legal en México?
Sí, la solución de firma electrónica de DocuSign (eSignature) cumple con todos los requisitos legales en México.
La plataforma brinda un servicio de tercero de confianza entre una o más partes, donde el objetivo es administrar la creación de evidencias digitales que certifican que un documento electrónico fue remitido y aceptado por todos los intervinientes.
Este sistema de comprobación y autenticación presenta las mismas garantías legales que una firma manuscrita y su funcionamiento está sujeto a un conjunto de ordenamientos jurídicos, incluyendo:
- Código Civil Federal.
- Código de Comercio.
- Ley de Firma Electrónica Avanzada.
- Ley Federal de Protección al Consumidor.
- Acuerdo General 21/2007 emitido por el Pleno del Consejo de la Judicatura Federal.
- Leyes procedimentales en lo penal y civil.
La solución permite que las empresas:
- Verifiquen las identidades de los firmantes con múltiples opciones de identificación
- Elijan el tipo de estándar de firma (AES, QES) para su caso de uso
- Confirmen la intención del firmante de firmar electrónicamente
- Vinculen las firmas a los firmantes y documentos
- Protejan los documentos con un sello a prueba de manipulaciones que utiliza una combinación de procesos de sistema seguros y certificados de forma independiente y tecnología PKI (Infraestructura de Clave Pública).
Para oficializar el concepto y aplicación de la "firma electrónica", en contraposición a una firma manuscrita en medios digitales; el artículo 89 del Código de Comercio establece que debe haber, primero, un consentimiento expreso y segundo, la existencia de un intercambio de claves y contraseñas.
Consentimiento expreso: DocuSign no da nada por entendido
DocuSign es una solución que cuenta con un software de comprobación y autenticación donde se determina efectivamente que la persona que realizó la firma es quien dice ser.
En pocas palabras, no se trata de una "simple intención de voluntad".
Incluso con su configuración más básica como firma electrónica simple, adquiere validez legal en la manifestación de voluntad del firmante y, por esta razón, es totalmente válida como un medio para el perfeccionamiento de acuerdos, al mismo nivel que una firma manuscrita.
¿Se puede prestar un consentimiento tácito? No, el firmante debe tener y prestar su validación expresa al momento de firmar electrónicamente.
Pero, ¿cómo podemos asegurarnos? Esto tiene que ver con las claves y los métodos de autenticación. Enseguida aclararemos este punto.
Claves y contraseñas: Otorgan amplia seguridad sobre la autenticidad del destinatario
DocuSign es legal en México debido a que el método de autenticación abarca tanto la firma electrónica simple, como la avanzada, en múltiples aspectos que resguardan la operación de principio a fin.
En lo que respecta a la firma electrónica simple, la autenticación se hace a través de correo electrónico, Salesforce o redes sociales como LinkedIn.
Por otro lado, en la avanzada, se suman otros métodos de autenticación de gran nivel:
- Método de autenticación por SMS: el usuario recibe un código en su móvil que tiene registrado que deberá colocar en la plataforma para poder acceder al documento.
- Audiometría: la persona recibe una llamada para corroborar datos confidenciales; para una mayor seguridad, la llamada es grabada.
- Código de acceso token.
6 métodos para verificar la identidad del firmante
Asimismo, la plataforma también dedica otras alternativas de autenticación, incluyendo:
- Certificados digitales acreditados por la Secretaría de Hacienda (PSC).
- Identificación social.
- Autenticación en persona.
- SSO.
- Cuenta de DocuSign.
- Sello de tiempo.
Ahondemos más en el tema, y veamos qué dice la ley sobre el consentimiento y por qué DocuSign es legal en México bajo una perspectiva meramente jurídica y basada en la norma.
Consentimiento expreso o tácito: ¡Esto es lo que dice la ley!
La firma autógrafa, es decir, manuscrita, es tradicionalmente aceptada como la forma legal de expresar el consentimiento en un contrato. Sin embargo, esto es solo una costumbre pues el Código Civil Federal, publicado en agosto 1928 y reformado en junio de 2019, establece que el consentimiento de un contrato puede ser expreso o tácito:
Artículo 1803.- El consentimiento puede ser expreso o tácito, para ello se estará a lo siguiente:
I - Será expreso cuando la voluntad se manifiesta verbalmente, por escrito, por medios electrónicos, ópticos o por cualquier otra tecnología, o por signos inequívocos.
II - El tácito resultará de hechos o de actos que lo presupongan o que autoricen a presumirlo, excepto en los casos en que por ley o por convenio la voluntad deba manifestarse expresamente.
Es decir, la adopción de soluciones tecnológicas para expresar el consentimiento ya era reconocida legalmente ¡hace 20 años!
Mediante las reformas más recientes al Código Civil, se refuerza y se reconoce, que los contratos celebrados con soluciones electrónicas son válidos y ejecutables. Dicho ordenamiento jurídico, incluye la obligatoriedad de la generación de pruebas de autenticidad en los firmantes, el garantizar la integridad de los documentos y la posibilidad de poder consultar el documento en el futuro. Todo esto, se describe con más detalle en los requerimientos que constan en la Ley de Firma Electrónica Avanzada.
Es necesario comprender que un contrato es un instrumento utilizado para documentar una negociación o un acuerdo de voluntades y es el documento por medio del cual las partes en el mismo, se obligan en los términos que ambas decidan. Por lo tanto, conceptualmente, las formas seleccionadas por las partes para dar validez al contrato, pueden ser variadas e incluir las firmas electrónicas.
Las firmas electrónicas modernas ofrecen mayor practicidad, ahorro y movilidad para distintos tipos de contratos:
- Contratos de prestación de servicios, de compra, de trabajo, de arrendamiento;
- Notificaciones comerciales, corporativas, clínicas;
- Aprobación de cotizaciones;
- Notificaciones de cambio de términos y condiciones de uso;
- Decisiones judiciales; y muchas otras.
De hecho, es interesante observar como las primeras pruebas con las firmas electrónicas modernas por los gobiernos locales y del gobierno Federal en México, hayan tenido exactamente los mismos objetivos: llevar servicios y trámites gubernamentales a lugares lejanos, buscando ahorros considerables en dichas operaciones.
Todos los países que permiten el uso de la firma electrónica reconocen las siguientes funciones (mismas que poseen validez legal):
- Identificar una persona;
- Confirmar que una persona sea participante de un contrato;
- Asociar el contenido de un contrato a su firmante;
- Probar el consentimiento de las reglas del contrato;
- Probar que el firmante estuvo en un lugar en particular en un tiempo determinado.
De hecho, en México las firmas electrónicas son aceptadas por diversos ordenamientos jurídicos a nivel federal y estatal. En particular, en las disposiciones de nuestra legislación, existen dos tipos de firmas que son reconocidas y que se describen a continuación:
¿Qué es la firma electrónica?
Todas las firmas generadas en medios electrónicos se pueden llamar firmas electrónicas. Incluso en este conjunto está la firma electrónica simple, la firma electrónica avanzada y hasta la firma digitalizada.
El Código de Comercio, publicado en octubre de 1889 y reformado en marzo de 2018, considera las firmas electrónicas como:
Artículo 89 - Los datos en forma electrónica consignados en un Mensaje de Datos, o adjuntados o lógicamente asociados al mismo por cualquier tecnología, que son utilizados para identificar al Firmante en relación con el Mensaje de Datos e indicar que el Firmante aprueba la información contenida en el Mensaje de Datos, y que produce los mismos efectos jurídicos que la firma autógrafa, siendo admisible como prueba en juicio.
Además, con respecto a la validez jurídica de los mensajes de datos, establece lo siguiente:
Artículo 89 bis.- No se negarán efectos jurídicos, validez o fuerza obligatoria a cualquier tipo de información por la sola razón de que esté contenida en un Mensaje de Datos. Por tanto, dichos mensajes podrán ser utilizados como medio probatorio en cualquier diligencia ante autoridad legalmente reconocida, y surtirán los mismos efectos jurídicos que la documentación impresa, siempre y cuando los mensajes de datos se ajusten a las disposiciones de este Código y a los lineamientos normativos correspondientes.
¿Qué podemos deducir de este artículo?
Si existen evidencias electrónicas probadas por una solución tecnológica, que permite identificar a las partes de un contrato y que ellos aceptan el contenido de un documento, entonces se puede asegurar la validez jurídica de la firma electrónica en México.
¿Qué es la firma electrónica avanzada?
Existe una distinción sencilla entre la firma electrónica simple y su forma avanzada. En México, se exige que la firma electrónica sea autenticada por un certificado digital. Sin embargo, este tipo de firma es utilizada principalmente en transacciones específicas requeridas por el gobierno federal, como por ejemplo la Secretaría de Hacienda y Crédito Público.
Por lo tanto, la mayoría de las transacciones comerciales y empresariales solo necesitan de un firmado electrónico simple para asegurar la validez jurídica de cualquier contrato.
La Ley de Firma Electrónica Avanzada que fue publicada en enero de 2012, fundamenta su uso y validez en México. Según dicha ley, cualquier documento generado electrónicamente o mensaje de datos, podrá utilizar este tipo de forma electrónica.
Artículo 7 - Los documentos electrónicos y los mensajes de datos que cuenten con firma electrónica avanzada producirán los mismos efectos que los presentados con firma autógrafa, en consecuencia, tendrán el mismo valor probatorio que las disposiciones aplicables les otorgan a éstos.
Estas son las 6 características que una firma electrónica debe tener por ley
De acuerdo con la Ley de Firma Electrónica Avanzada, las siguientes características son necesarias para las firmas electrónicas avanzadas:
- Funcionalidad: Efectivamente satisface el requisito de la firma autógrafa y dicha firma corresponde exclusivamente al firmante (igualmente aplicable a la firma electrónica simple).
- Autenticidad: Permite evidenciar que el firmante del documento electrónico es quien dice ser. Esto se puede garantizar, por ejemplo, con la confirmación de tokens, IPs, documentos de identificación etc.
- Integridad: Permite garantizar por medios tecnológicos que el contenido del documento no se ha alterado después de firmado.
- Neutralidad: La firma electrónica utiliza certificados digitales y no excluye o restringe autoridades certificadoras.
- No repudio: Asegura que el emisor del documento no puede negar la autoría del contenido firmado.
- Confidencialidad: Garantiza que solo el firmante es capaz de consultar el contenido de un documento.
Una de las exigencias más importantes de las firmas electrónicas avanzadas es la existencia de un certificado digital. Esta herramienta establece la posibilidad de una transacción entre una clave pública y una clave privada.
En otras palabras, el certificado es un mensaje de datos encriptados que solo se puede descifrar si tienes las dos claves. Una la tiene el firmante (clave privada) y otra la tiene el certificado (clave pública).
Sin embargo, conceptualmente, la utilización de las claves son una exigencia de la tecnología del cifrado. Aún que no utilicen un certificado digital, las firmas electrónicas simples igualmente deben respetar las características antes mencionadas para que puedan ser utilizadas en un juicio. Incluido el uso de la criptografía.
En resumen, tanto las firmas electrónicas simples como las firmas electrónicas avanzadas, brindan mayor seguridad para cualquier transacción con documentos firmados electrónicamente.
De hecho, los documentos firmados en papel se pueden perder, extraviar o en el peor escenario, pueden ser falsificados.
La ventaja del firmado electrónico, ya sea simple o avanzado, es que tanto el emisor como el firmante, están involucrados en una transacción segura, que genera registros electrónicos y que garantizan el valor del documento ante un juez.
Marco legal de la firma electrónica en México
Actualmente, las soluciones tecnológicas son esenciales para ejecutar diversas transacciones.
Es innegable que consumidores y negocios están cada día más conectados y quieren disfrutar de las comodidades brindadas por las tecnologías digitales.
Por ejemplo, la Ley Federal de Protección al Consumidor, publicada en diciembre de 1992 y reformada en abril de 2019, reconoce el uso de soluciones tecnológicas para asegurar el derecho del consumidor de aprobar por vía electrónica cualquier transacción.
Artículo 10 - Los proveedores no podrán […] prestar servicios adicionales a los originalmente contratados que no hubieren sido solicitados o aceptados expresamente, por escrito o por vía electrónica, por el consumidor, ni podrán aplicar cargos sin previo consentimiento del consumidor o que no se deriven del contrato correspondiente.
Artículo 86 BIS - El proveedor sólo podrá prestar un servicio adicional o conexo no previsto en el contrato original si cuenta con el consentimiento expreso del consumidor, ya sea por escrito o por vía electrónica.
Las ventajas que otorgan una mayor agilidad, seguridad, y ahorro son esenciales en el escenario actual, incluso para los servicios prestados por los gobiernos locales y federales. Es por esto que, en las últimas décadas, diversos reglamentos locales y federales han apuntado en este sentido para reconocer la validez de las firmas electrónicas.
De hecho, diversos estados de la República Mexicana, han emitido disposiciones relativas al uso y validez de las firmas electrónicas avanzadas:
- Baja California: Ley de Firma Electrónica para el Estado de Baja California - 6 de noviembre de 2009;
- Chiapas: Ley de Firma Electrónica Avanzada para el Estado de Chiapas - 21 de octubre de 2009;
- Colima: Ley sobre el Uso de Medios Electrónicos y Firmas Electrónicas para el Estado de Colima - 30 de mayo de 2009;
- Ciudad de México: Ley de Firma Electrónica del Distrito Federal - 4 de noviembre de 2009;
- Durango: Ley de Firma Electrónica Avanzada para el Estado de Durango - 26 de mayo de 2010;
- Estado de México: Ley para el Uso de Medios Electrónicos del Estado de México - 3 de septiembre de 2010;
- Guanajuato: Ley sobre el Uso de Medios Electrónicos y Firma Electrónica para el Estado de Guanajuato y sus Municipios – 1 de noviembre de 2004;
- Guerrero: Ley número 874 que regula el uso de la firma electrónica certificada del estado de Guerrero - 30 de diciembre de 2008;
- Hidalgo: Ley sobre el Uso de Medios Electrónicos y Firma Electrónica Avanzada para el Estado de Hidalgo - 10 de marzo de 2008;
- Jalisco: Ley de Firma Electrónica Certificada para el Estado de Jalisco y sus Municipios - enero de 2007;
- Morelos: Ley de Firma Electrónica del Estado Libre y Soberano de Morelos - 26 de octubre de 2010;
- Quintana Roo: Ley sobre el Uso de Medios Electrónicos, Mensajes de Datos y Firma Electrónica Avanzada para el Estado de Quintana Roo – 22 de junio de 2010;
- Sonora: Ley sobre el Uso de Firma Electrónica Avanzada para el Estado de Sonora - 6 de julio de 2006;
- Yucatán: Ley sobre el Uso de Medios Electrónicos y Firma Electrónica del Estado de Yucatán – 13 de abril de 2009.
De manera similar, el Pleno del Consejo de la Judicatura Federal emitió el Acuerdo General 21/2007, mediante el cual se establece el procedimiento de asignación, certificación y uso de la Firma Electrónica para el Seguimiento de Expedientes (FESE).
Fundamentos legales a nivel mundial de la firma electrónica
Las leyes y reformas que sirvieron de base para la creación de las firmas electrónicas surgieron a partir de la publicación de una "ley modelo" por parte de la Comisión de las Naciones Unidas para el Derecho Mercantil Internacional, la cual, tiene el objeto de posibilitar y facilitar la utilización de firmas electrónicas, estableciendo criterios de fiabilidad técnico-jurídicos.
Fundamentos legales a nivel federal
Estos fundamentos se encuentran en distintas áreas jurídicas, regulados por nuestro marco legal nacional:
- Código Civil Federal: la regulación se encuentra presente en los artículos 1794, 1796, 1803, 1811, 1834 y 1834 bis;
- Código de Comercio: se encuentra reglamentado en los artículos 89, 89 bis, 93, 97 y 1205;
- Ley de Firma Electrónica avanzada, como ya hemos conversado anteriormente, sabemos que los artículos reguladores son el 2 y 7;
- Código Federal de Procedimientos Civiles: en esta ley se valorará la fuerza probatoria generada o comunicada que conste en medios electrónicos, ópticos o de cualquier otra tecnología, en su artículo 210-A;
- Código Nacional de Procedimientos Penales: acá establece que los medios electrónicos pueden utilizarse durante todo el proceso penal en su artículo 51.
Teniendo en cuenta el marco normativo regulador en distintas materias jurídicas, a continuación comentamos cómo son válidas las transacciones online en México.
Validez en los documentos en línea
Se trata de un proceso de enrutamiento automatizado que verifica la identidad de cada firmante con una previa captura de su firma jurídicamente aceptada. De esta forma, podrás agilizar tareas, reducir tiempos de gestión y asegurar la transacción en cuestión.
En cuanto a su validez legal, según el artículo 89 bis del Código de Comercio, no pueden negarse los efectos jurídicos, validez o fuerza obligatoria, aunque este sea representado en un mensaje de datos. En otras palabras, más allá de presentarse en formato digital, su validez es absoluta.
Pero, ¿cuál es el proceso para firmar documentos en línea válidamente según la norma y que DocuSign sigue al pie de la letra? A continuación, te lo explicaremos:
- El remitente hará llegar un correo electrónico con la solicitud de firma.
- Se aceptan condiciones y se expresa el consentimiento para el uso de los registros y las firmas electrónicas.
- Iniciamos el proceso de aceptación de firma.
- Verificamos que los datos sean correctos.
- Se acepta la firma electrónica.
- Se adopta la firma y guarda la información.
- Confirmación.
¡Listo! Estos son los elementos clave de validación a seguir y por lo que DocuSign es legal en México y tiene validez en medios online, no tardarás más de 5 minutos.
Legalidad de la firma electrónica en las empresas
Esta es una herramienta que no solo es aplicada por personas naturales, sino también jurídicas. De esta forma podrán agilizar sus procesos, eliminar tiempos muertos y lograr que altos cargos o accionistas no deban movilizarse para firmar un documento que requiera su expreso consentimiento.
¿Qué mejor manera de firmar un documento que en tu propia oficina? ¡Ninguna!
Ahora bien, te enseñaremos cómo implementar esta tecnología para brindarle a tu empresa la ventaja competitiva necesaria para aumentar su cuota de mercado y por supuesto, mantener la legalidad de sus acciones:
- Estudiar leyes inherentes a la materia dentro del Código Civil Federal y Código de Comercio.
- Incorpora el tipo de firma electrónica que se adapte a tus necesidades.
- Crea un manual de las mejores prácticas.
Dentro de la compresión de las leyes relativas a la firma electrónica, es importante tener en cuenta las tecnologías y dispositivos que se incorporarán a los procesos de la empresa. Esto se debe a que las mismas deben cumplir con las legislaciones vigentes.
Esta legislación también ayuda a las empresas de todo el mundo a comerciar y comunicarse entre ellas de una forma ágil y sencilla. De esta manera, cualquier empresa que desee comerciar, tendrá la posibilidad de elegir la manera en la que desea hacerlo.
Con la llegada de la revolución digital, la firma electrónica pasó de ser un lujo, a una necesidad en las organizaciones. ¡Ve un paso adelante de tu competencia!
¿Es segura la firma electrónica?
Esta es una pregunta que muchas personas se hacen a la hora de analizar la adopción de una solución de firma electrónica. Lo cierto es que la firma autógrafa presenta más riesgos e inconvenientes de ser adulterada o falsificada.
En cambio, la firma electrónica involucra distintos mecanismos de seguridad, por lo que tiene que cumplir con una serie de requisitos que van más allá de la admisión en un marco jurídico.
Además de contar con una prueba de transacción admisible en juicio, la firma electrónica posee varias capas de seguridad y autenticación en su composición.
Uno de esos círculos de seguridad es un registro electrónico que funciona como una pista de auditoría. Así, es posible encontrar detalles de los contratos digitales como cuándo se abrió, se firmó o se envió.
En algunos casos, si el proveedor accede a brindar su ubicación, se puede acceder hasta el lugar donde se firmó.
De esa forma, si existiera algún reclamo por cualquiera de las partes, esta pista de auditoría es accesible para cualquiera de los involucrados. Además, posee otras evidencias que la hacen jurídicamente vinculante, tales como:
Certificado de finalización
Esto incluye la información completa de todo lo concerniente al registro. Aquí encontraremos:
- los datos de los firmantes, incluida la divulgación del consumidor que indica que el firmante acordó usar la firma electrónica;
- la imagen de la firma;
- las marcas de tiempo del evento clave;
- y la dirección IP del firmante.
Sello de seguridad
Una vez finalizado el proceso de firmas, se procede al sellado de seguridad que se realiza mediante infraestructura de clave pública (PKI). Esta tecnología es un estándar de la industria que indica que la firma es válida y que el documento no ha sido manipulado desde que se firmó.
Factores de autenticación
Son elementos para verificar la identidad del firmante. Además de la dirección de correo electrónico existen factores como los códigos de acceso únicos que se reciben por llamada o SMS, y la validación de documentos oficiales.
Otros beneficios de la firma electrónica
Los contratos y firmas electrónicas en México —legalmente reconocidos y correctamente aplicados— tienen el mismo valor que la firma manuscrita respecto a los datos consignados digitalmente. Es decir, si haces las cosas bien, este proceso te puede ayudar a agilizar trámites tanto en organismos estatales como en la firma de contratos.
Además, también te puede dar beneficios como:
- No tendrás que desplazarte ni estar dentro de las largas colas de las personas involucradas en los procesos de firma;
- Los documentos se archivarán en formato digital, lo cual, es una solución que ahorra recursos y contribuye a la sustentabilidad del planeta y tu operación;
- Es una tecnología segura que minimiza la posibilidad de fraude en las transacciones;
- Los contratos podrán ser firmados por todas las partes intervinientes de una manera más ágil, eficaz y eficiente.
El uso de la firma electrónica te permitirá ahorrar en costos y tendrás un mejor aprovechamiento de tu tiempo. Si aún eres de los que firman manualmente, ¡debes utilizar este método!
Tanto como para su uso en contratos como documentos en general DocuSign es legal en México y es la solución ideal para agilizar y optimizar procesos empresariales de todo tipo.
¡Cambia ya!
No existe una prohibición o algún aspecto que impida la amplia adopción de las firmas electrónicas en el país. Hay múltiples fundamentos legales que reconocen la validez jurídica de la firma electrónica en México.
De hecho, los riesgos con la firma autógrafa son críticos, mientras que las ventajas con las firmas electrónicas son múltiples.
Las leyes Mexicanas, reconocen la validez de las transacciones u operaciones digitales, por lo que las empresas tienen varios argumentos en favor de adoptar un cambio.
Es necesario superar la desconfianza y cambiar a un sistema para documentar el consentimiento más moderno y mediante la utilización de soluciones digitales que le permitan ampliar su productividad, su agilidad y aumentar sus resultados.
Ahora que conoces que DocuSign es legal en México, te invitamos a leer las mejores prácticas para el uso de esta herramienta. ¿Qué estás esperando para llevar tu empresa a otro nivel?