5 ventajas de la tecnología que las PYMES deberían conocer

Aunque existe la creencia de que solo las grandes empresas pueden aprovechar las ventajas de la tecnología, ¡nada está más lejos de la realidad! Hoy en día, existen diversas herramientas que se adaptan a las necesidades de las PYMES, permitiéndoles simplificar tareas, llegar a más clientes y ahorrar costos. 

Sin embargo, de acuerdo a una investigación de Deloitte, el 80 % de los pequeños negocios no están sacando provecho de las herramientas digitales, lo que les hace perder importantes oportunidades de crecimiento.

Si ese es el caso de tu PYME, ¡quédate a leer! Aquí conocerás cuáles son las principales ventajas de la tecnología para las PYMES y las mejores herramientas que puedes empezar a usar en tu negocio. 

5 ventajas de la tecnología para las PYMES

Las tecnologías empresariales permiten crear valor tanto para los empleados como para los clientes, ¿quieres saber cómo? Enseguida te contamos las principales ventajas de incorporar herramientas digitales en las PYMES:

1. Aumenta la productividad y la eficiencia

Según datos oficiales, en la actualidad el 60 % de las PYMES mexicanas no cuentan con ningún proceso de automatización. En este punto, el uso de tecnologías digitales ha demostrado ser muy valioso.

A partir de la digitalización de procesos, las herramientas digitales favorecen la automatización de tareas y la integración de datos en todas las áreas de la empresa.

Así, es posible reducir los errores humanos, ahorrar tiempo, y hacer que los empleados se enfoquen en tareas relevantes y no en aquellas labores repetitivas o rutinarias que pueden resolverse a través de la automatización.

En consecuencia, las tecnologías pueden ayudar a aumentar la productividad de las PYMES hasta un 84 %. 

2. Reduce costos

Del punto anterior se desprende otra de las ventajas de la tecnología: la posibilidad de ahorrar hasta un 90 % en costos operativos, como indica un informe de la consultora McKinsey & Company. 

Este dato no solo se explica por la mejora en los flujos de trabajo producto de la digitalización y la automatización. 

Además, debemos mencionar herramientas específicas que le permiten a las PYMES descubrir y reducir gastos innecesarios, como los software contables, las soluciones de firma electrónica y las plataformas CRM. 

3. Mejora la colaboración y la experiencia de los empleados

Si algo ha cambiado en los últimos años es la forma de contratar empleados y, una vez hecho el onboarding, la modalidad de trabajo. En ese aspecto, la tecnología tiene un papel fundamental, ya que posibilita la contratación a distancia, el trabajo remoto y la colaboración en espacios de trabajo digitales. 

En el informe “The Connected Workplace” de Deloitte, se descubrió que los empleados con acceso a tecnologías que flexibilizan el trabajo (por ejemplo, permitiéndoles trabajar desde su casa), son más propensos a estar satisfechos en su trabajo.

Además, las herramientas colaborativas logran acelerar el trabajo en un 15%, y 3 de cada 4 empleados afirman que esa colaboración les ayuda a mejorar la calidad de su trabajo. 

4. Permite alcanzar y retener a más clientes

Es imposible hablar de las ventajas de la tecnología para las PYMES sin tocar este punto. Y es que el uso de distintas herramientas como los CRM, las plataformas de email marketing y las firmas electrónicas posibilita:

• Conocer y segmentar mejor a los clientes;
• optimizar la comunicación con ellos;
• y mejorar su experiencia de compra.

En definitiva, al tener nuevos canales de comunicación con los clientes (email, blogs, redes sociales o sitios web), las empresas pueden contactarse de forma directa con su público y obtener más clientes por una menor inversión.

Esto es así porque el retorno de la inversión (ROI) de muchos canales de marketing digital es significativamente más elevado en comparación con los canales tradicionales. Sin ir más lejos, por cada dólar que las marcas invierten en email marketing, reciben entre 32 y 45 dólares, según el sector. 

5. Genera insights valiosos para el negocio

En un contexto en el que muchos negocios luchan por mantenerse competitivos, el análisis de datos es uno de los factores clave del crecimiento y éxito empresarial. 

En ese sentido, las tecnologías de recopilación y análisis de datos permiten obtener insights sobre los clientes, los competidores, e incluso los flujos de trabajo a nivel interno. 

De esa forma, las PYMES pueden aprovechar estas herramientas para entender mejor a sus clientes, encontrar oportunidades de crecimiento y descubrir posibles áreas de mejora en los procesos internos. 

Retos de la tecnología para las PYMES

Ya vimos las principales ventajas de la tecnología, pero, ¿qué hay de sus inconvenientes? Para las PYMES, incorporar nuevas tecnologías supone enfrentarse a desafíos que las empresas grandes no tienen, debido a sus menores limitaciones de presupuesto, recursos o de tiempo.

La inversión en tecnología obliga a contemplar otros gastos como la capacitación del personal y la protección de los sistemas, sobre todo cuando se gestiona información sensible de los clientes.

En ese sentido, un incidente de ciberseguridad para el que la empresa no está preparada puede afectar el ROI, la imagen frente a los clientes e incluso la continuidad del negocio.

Por eso, es fundamental asesorarse correctamente y contratar proveedores de tecnología de confianza, que cuenten con protocolos de ciberseguridad adecuados. 

Por otro lado, la adaptación de los empleados que no están familiarizados con las nuevas herramientas puede llevar tiempo y, dependiendo el sector, algunas PYMES necesitarán incorporar nuevos talentos que conozcan de primera mano las tecnologías. 

Herramientas tecnológicas para PYMES

Ahora que conoces las ventajas de la tecnología, ¿te interesa saber cuáles son ideales para PYMES? ¡Veamos algunas de ellas!

Software CRM

Los software CRM (Customer Relationship Management) son plataformas en donde puedes centralizar toda la información de tus clientes, analizar y gestionar cada punto de contacto que tienes con ellos, desde un email hasta tu sitio web.

Entre sus ventajas, encontramos:

• Automatización de tareas de marketing y ventas
• Personalización de la comunicación externa
• Optimización de la tasa de retención del cliente
• Reducción de costos
• Informes en tiempo real

Herramientas de project management

Al usar este tipo de herramienta, contarás con una plataforma en donde podrás planificar proyectos, agendar actividades y deadlines, todo en una interfaz digital, lo que da lugar a:

• Mayor eficiencia;
• Trabajo colaborativo;
• Mejor comunicación entre equipos;
• Control sobre los proyectos.

Firma electrónica

Las soluciones de firma electrónica permiten gestionar todo tipo de acuerdos de forma más rápida y eficiente, desde cartas de oferta y permisos, hasta contratos de venta y documentos financieros.

Estas son algunas de las ventajas de usar la firma electrónica en tu negocio:

• Mayor seguridad y privacidad: permite asegurar la integridad de los documentos.
• Mejor experiencia de cliente: porque le permite a tus clientes o proveedores firmar desde cualquier lugar y dispositivo. 
• Ahorro de tiempo: porque evita el proceso engorroso de los acuerdos y contratos impresos, gracias al acceso multiplataforma y la automatización. 
• Reducción de gastos: puesto que elimina los gastos vinculados al papel, impresiones y envíos postales. 
• Menor huella ambiental: ya que favorece la eliminación del papel en el negocio y, así, el desarrollo de oficinas sustentables. 

¿Por qué vale la pena invertir en tecnología para tu PYME? 

A pesar de las ventajas de invertir en tecnología, muchas PYMES aún consideran la digitalización y la adopción de nuevas herramientas como un gasto que no pueden afrontar.

Entonces, ¿por qué deberías priorizar la inversión en tecnología? Fíjate en los siguientes datos: 

• Las soluciones en la nube reducen la carga de trabajo de las pequeñas empresas al menos en un 42%. 
• Las PYMES que aprovechan a pleno la tecnología obtienen el doble de ganancia por cada empleado y son más propensas a aumentar sus ganancias en el largo plazo. 
• Las empresas que invierten en Big Data y tecnologías en la nube pueden aumentar sus ingresos hasta un 53% más rápido que sus competidores. 

En suma, las herramientas digitales suponen una oportunidad de crecimiento que las PYMES no pueden dejar pasar, por su potencial para alcanzar nuevos mercados, aumentar las ventas y la productividad.

¿Estás listo para dar el paso y aprovechar las ventajas de la tecnología? Te invitamos a seguir leyendo nuestro blog y descubrir las mejores aplicaciones gratis para tu negocio.