Cómo acelerar las ventas remotas durante el brote de COVID-19
En todo el mundo, las organizaciones están cambiando la forma de hacer negocios para las ventas remotas, y sus equipos están trabajando desde casa. Pero, incluso con esos nuevos flujos de trabajo, los acuerdos continúan siendo la parte fundamental de cualquier proceso de ventas.
Desde la generación de una cotización o propuesta, pasando por la revisión y negociación de contratos, hasta el cierre mediante la firma, los equipos de ventas pueden pasar mucho tiempo con la documentación de los contratos.
Tras el brote de COVID-19, estamos observando que los esfuerzos en cada etapa se están intensificando. A pesar del rol primordial que cumplen estos documentos en las operaciones de negocios, muchas organizaciones todavía usan procesos contractuales manuales para las ventas. En un flujo de trabajo con una cantidad significativa de trabajadores remotos, ese método no resulta práctico; hasta puede ser imposible en términos de productividad. En nuestro informe Estado de la gestión de contratos, el 65% de los profesionales de negocios dijeron que su proceso contractual ha causado demoras en el cierre de acuerdos.
Pero no tiene que ser así. Las organizaciones de ventas de primera clase están utilizando tecnología como DocuSign Agreement Cloud con el objetivo de obtener una ventaja mediante la automatización de procesos que, de otro modo, consumen el tiempo de los representantes con documentación y rastreo de estados. Gracias a la eliminación de los aspectos manuales de los acuerdos, tu equipo puede crear un proceso de ventas de alta velocidad que aumente los ingresos y haga crecer tu empresa en medio de las alteraciones causadas por el coronavirus.
Un vistazo al proceso de ventas B2B
El personal de ventas tiene una de las funciones de mayor presión dentro de las empresas: generar ingresos. En cuanto descubren oportunidades de ventas, deben gestionar acuerdos de confidencialidad (NDA) y generar cotizaciones de precios. Una vez que captan al cliente, deben elaborar un contrato o una propuesta. A estos, a menudo, les siguen varias rondas de anotaciones y revisiones por parte del departamento jurídico. En muchos casos, los errores en el ingreso de datos o de otro tipo causan retrabajo y demoras. Toda esta actividad resta tiempo para las ventas y retrasa el ciclo del acuerdo.
Incluso una vez que el contrato está firmado y su estado es “cerrado” en el sistema de CRM, el proceso de ventas no termina ahí. Un acuerdo firmado solo desencadena otra serie de acciones que impactan directamente en los ingresos: pagos, órdenes de compra, renovaciones y enmiendas a los contratos, entre otras.
Después, el proceso del acuerdo avanza hacia facturación, autorizaciones de pago, acuerdos de financiación etc. El método de almacenamiento de los documentos tiene un impacto más adelante, cuando el cliente solicita una renovación o cuando se necesita el mantenimiento de la cuenta.
En las herramientas de ventas remotas y los procesos más exitosos, el equipo de ventas se enfoca en cerrar acuerdos e interactuar con los clientes, y no en completar documentación. Cuando los contratos quedan estancados en tareas manuales, el proceso de ventas no puede avanzar y el negocio se detiene. Elaborar, editar, enviar y gestionar contratos quita tiempo muy valioso que se puede usar para las ventas. Durante una pandemia, ese es un lujo que ninguna organización se puede dar.
Beneficios de un proceso digital para contratos de ventas
- Ciclos más cortos de ventas remotas
Acelerar el proceso de un contrato significa digitalizar cada una de las etapas, de principio a fin. Un sistema moderno automatiza todos los pasos del proceso contractual de ventas:
- Tiempo para la generación y preparación de los documentos;
- Negociación del contrato y revisión;
- Obtención de firmas (envío y recepción de acuerdos firmados);
- Recordatorios automáticos de los próximos pasos del flujo de trabajo una vez que los documentos están firmados (pagos, cumplimiento, etc.);
- Gestión y almacenamiento del acuerdo.
La automatización de tu proceso contractual acelera estos pasos, lo que permite las ventas remotas mientras acorta los ciclos de ventas y aumenta los ingresos. La integración del proceso contractual de ventas con los sistemas donde ya residen los datos de tus clientes (Salesforce, Google, Box) permite a los representantes completar de antemano campos del contrato con datos precisos y evitar la duplicación del trabajo. Esto puede ahorrar horas e incluso días de trabajo administrativo para los equipos de ventas, lo que les deja más tiempo disponible para trabajar en otros contratos.
Un moderno system of agreement conecta los eventos de los contratos (principalmente la elaboración) con los procesos de negocios subsiguientes. Puedes almacenar automáticamente un acuerdo firmado con el registro del cliente adecuado en tu sistema de CRM. Es posible notificar automáticamente al sistema de facturación, incluidos los pagos verificados como parte del proceso de elaboración. Lo más importante, los representantes no tienen que dedicar tiempo a ejecutar o supervisar estas tareas; pueden dedicarse a vender. Incluso la revisión de los acuerdos y las modificaciones se pueden hacer rápidamente desde cualquier dispositivo, lo que reduce las idas y vueltas y acelera el proceso.
- Seguridad y visibilidad de los documentos
A medida que las organizaciones se vuelcan hacia el trabajo remoto, la atención está puesta en mantener los estándares de seguridad y control. El almacenamiento y la gestión de documentos no son la excepción. Debido a que el almacenamiento ocurre al final del flujo de trabajo, puede quedar fácilmente fuera de la vista y atención. Sin embargo, facilitar la navegación y el acceso a los contratos almacenados es esencial, especialmente para propósitos de facturación y renovación.
Un moderno system of agreement ofrece almacenamiento centralizado, visibilidad y búsqueda inteligente de todos los acuerdos desde cualquier lugar. Del mismo modo que Google da a los usuarios una sola interfaz para buscar en Internet, debería haber una sola interfaz para realizar búsquedas inteligentes en los acuerdos de una organización por palabras o frases clave.
También se pueden utilizar capacidades de búsqueda robustas para analizar datos dentro del contrato. Este proceso crea una infraestructura administrativa que permite a tu empresa ahorrar dinero y recursos. Mitiga el riesgo de contratos perdidos o mal ejecutados mediante la implementación de la tecnología de acuerdos adecuada.
Muchas empresas no cuentan con un sistema de almacenamiento establecido para acuerdos importantes. Guardar los contratos en muchas ubicaciones diferentes presenta problemas de seguridad y cumplimiento. El almacenamiento inadecuado también produce una falta de informes precisos y visibilidad de las etapas de las ventas que retrasan los negocios. En general, el almacenamiento adecuado de documentos elimina las confusiones y permite aumentar la productividad de las organizaciones de ventas.
- Reducción de costos
Los procesos ineficientes no solo consumen tiempo y son poco prácticos, sino que también añaden costos. Obtener las firmas mediante procesos en papel puede costar a las organizaciones USD 36 por documento en promedio. Obtener firmas electrónicas ahorra días o semanas, y evita la disminución de los ingresos debido a demoras en el proceso de recolección de firmas.
El tiempo que se gasta en la entrega de los acuerdos interfiere en otros acuerdos en los que se podría haber avanzado durante este período fiscal. El costo de USD 36 por acuerdo se factoriza en tiempo administrativo y recursos utilizados en la gestión de documentación impresa. Ese costo también representa el precio de los acuerdos físicos, que incluyen impresión, envío por correo, seguimiento y almacenamiento.
- Experiencia de compra sin fricciones
La lealtad de los clientes es un tema importante para las empresas hoy en día, especialmente para aquellas que tienen un modelo de ingresos recurrentes mensuales. Es menos costoso mantener los clientes existentes que adquirir nuevos. Entonces, el objetivo es que los clientes hagan negocios contigo de la manera más fácil posible. Contar con un proceso de acuerdo digital crea una experiencia simple y agradable para los clientes, lo que asegura la repetición de los negocios.
Con frecuencia, a esta experiencia de compra fluida se le llama “venta sin fricciones”, una expresión de moda que circula actualmente en la comunidad de ventas, donde los líderes de ventas apuntan a eliminar los obstáculos y las frustraciones que se presentan en el proceso de ventas. El proceso de ventas sin fricciones ocurre tanto internamente como externamente. Un proceso de acuerdos que incluya tecnología elimina los pasos manuales como encontrar el documento correcto, imprimirlo y enviarlo en formato impreso. Tanto el remitente como el destinatario se benefician con un proceso automatizado.
Para acelerar las ventas remotas, los equipos de ventas están modernizando sus system of agreements. Mediante la implementación de una solución completa para la documentación, tu organización puede gestionar el ciclo de vida de los contratos de principio a fin, todo en un solo lugar. La automatización de la preparación de los documentos, la recuperación de firmas y el flujo de trabajo subsiguiente libera al personal de ventas de las tareas manuales, por lo que pueden centrarse en interactuar con el cliente y cerrar acuerdos. Mientras más tiempo y recursos se ahorren gracias a un proceso de acuerdos digital, más se podrá reinvertir en actividades de ventas rentables.