Bandai logra procesos más eficientes con las firmas electrónicas de DocuSign

Bandai es una fabricante y licenciataria internacional de juguetes infantiles y entretenimiento interactivo, con presencia en México desde 2010. La empresa utiliza distintos tipos de aprobaciones, incluidas facturas y pagos para proveedores de servicios nacionales e internacionales. 

Antes de cambiar a la firma electrónica, los equipos de Bandai México tenían un largo proceso para tramitar sus documentos: imprimían archivos en papel, los revisaban internamente, buscaban a los firmantes y, finalmente, almacenaban los archivos en cabinas. 

Además de ser un proceso ineficiente y sujeto a errores frecuentes, conseguir todas las firmas necesarias se volvía complicado, en especial en casos de urgencia. En promedio, se tardaba hasta 72 horas para firmar un documento.

Sin embargo, existía un desafío aún más grande. Los documentos se traspapelaban y no se iban a las personas que les deberían recibir. Según Carlos Aguirre, Director de operaciones de Bandai en México, esto generaba un problema crítico para el departamento de Finanzas. 

“Se extraviaban documentos. Entonces nos encontrábamos en la situación en la cual un área decía que había enviado la factura al área de Finanzas. En contra, esta no había realmente recibido y, por lo tanto, no podría aprobar el pago”, comenta Aguirre.

No existía una manera de rastrear los documentos, por ejemplo, una factura. Así no podían tener una programación de pagos eficiente. 

Gestión más eficiente de contratos 

Para enfrentar estos desafíos, Bandai decidió adoptar la plataforma de firmas electrónicas de DocuSign, debido a dos características críticas que han facilitado los procesos e interacciones entre equipos desde entonces.

La primera es la posibilidad de centralizar la gestión de todos los documentos y enviarlos desde una misma plataforma. La segunda, es el tener la rastreabilidad de todos los documentos. 

Según Bandai, otro de los beneficios de DocuSign es que todos los documentos tienen validez legal ante las leyes mexicanas. Por esto, las firmas electrónicas ya sustituyen un 90% de los documentos utilizados internamente. Solamente algunas secciones en trámites legales con autoridades aún requieren la firma autógrafa. 

Resultados más rápidos con la crisis

La pandemia del Covid-19 ha acelerado la adopción de las firmas electrónicas, por distintos equipos de Bandai. Con todos los departamentos trabajando desde casa, los documentos se tuvieran que subir a la plataforma de DocuSign para su firma. 

“Como en todos los lugares, cuando se presentó un cambio algunas áreas se adaptaron más rápido que otras. Pero, la gente aceptó muy bien. Les gustó la idea. Y con la situación actual se volvió una ventaja adicional este proceso de cambio. El proceso es bastante orgánico”, comenta Maha Mestassi, Coordinadora de Importaciones. 

Las áreas que más sacan provecho Logística y Finanzas, con el procesamiento de facturas de proveedores nacionales e internacionales, para compras de mercancías e importaciones. Pero desde el contexto de homeoffice se usan las firmas electrónicas en los departamentos de Marketing y Ventas y RRHH.  

“Desde la adopción de DocuSign, reducimos en un 80% los costos relativos a la generación, impresión y envío de los documentos”, añade Giovanna Korder, Coordinadora de Compras. Pero, la agilidad de los procesos es lo que más les encanta a los equipos. El tiempo de preparación de documentos se redujo a menos de 24 horas. 

Otro gran problema que se ha solucionado es el tiempo de búsqueda de documentos ya firmados. “A veces, se tardaba hasta 1 semana para encontrar una factura aprobada. Casi siempre se prefería imprimirlo y obtener la firma nuevamente. Ahora lo encontramos en 5 minutos”, finaliza Aguirre.