• <4

    Semanas para implementar DocuSign CLM
  • 20-40

    Horas ahorradas por semana por el equipo de RRHH
  • 200k+

    Documentos digitalizados

 

El crecimiento de Facebook ha sido extraordinario: entre 2012 y 2020, los usuarios activos mensuales de la plataforma social han crecido de mil millones a más de 2,7 mil millones. Durante este período de crecimiento, el equipo de RRHH de Facebook mantuvo períodos de intensa contratación e incorporación, con un promedio de 50 empleados que se unen a la empresa por semana a través de contrataciones y adquisiciones tradicionales. A medida que Facebook continuaba expandiéndose a su tamaño actual de 50,000 empleados, el equipo de RRHH sabía que transformar su proceso de incorporación con una solución de gestión de documentos digitales aumentaría su eficiencia y los convertiría en una parte mucho más estratégica del crecimiento de la empresa.

Facebook tenía tres objetivos principales cuando buscaba una solución de gestión de documentos: primero, el equipo de recursos humanos necesitaba reducir el tiempo que dedicaba a la incorporación. Dedicaron tres de cada cinco días a la incorporación por semana, lo que redujo en gran medida la atención prestada a los empleados veteranos y otras responsabilidades de recursos humanos. Luego, querían una mejor experiencia para los nuevos empleados y socios con un proceso de incorporación optimizado y automatizado desde la carta de oferta hasta su primer día de trabajo. Por último, como una de las empresas de tecnología más grandes e importantes del mundo, Facebook sabía que era hora de volverse digital y sin papel. Para ayudar a agilizar esta transición y mejorar su proceso de incorporación, Facebook seleccionó DocuSign CLM. 

Incorporación de empleados más rápida con documentos en la nube

Antes de DocuSign CLM, el departamento de recursos humanos procesaba el papeleo manualmente, lo que alargaba el proceso de incorporación para todos. Estos flujos de trabajo ineficientes significaron menos tiempo para que los nuevos empleados aprendieran sobre la empresa y sus nuevos trabajos y menos horas que los empleados de recursos humanos actuales podrían dedicar a otras responsabilidades. 

Con DocuSign CLM, los empleados de RRHH recuperaron horas porque el proceso de incorporación estaba completamente automatizado. Facebook implementó DocuSign CLM en los EEUU. En menos de cuatro semanas, lo que incluyó la digitalización de más de 200,000 archivos y documentos en papel. En la primera semana de activación, el equipo de RRHH de Facebook pudo ahorrar 20 horas de gestión de archivos en papel, lo que equivale a un ROI del 100%.

Integración, precisión y cumplimiento con DocuSign CLM

Antes de implementar DocuSign CLM, los empleados de RRHH de Facebook tenían que entregar personalmente las cartas de oferta y los formularios de impuestos al departamento de nómina. Este paso manual adicional ralentizaba el proceso de contratación y generaba problemas de auditoría y cumplimiento. El departamento de recursos humanos a menudo enfrentaba problemas relativos a errores en el papeleo, como campos faltantes e inconsistencias en las regiones del mundo. 

Al integrar completamente los flujos de trabajo automatizados de DocuSign CLM con Salesforce, Workday y ADP, los documentos de contratación de Facebook ahora se envían entre los nuevos empleados y su representante de recursos humanos, eliminando el antiguo sistema de papel. Los formularios DocuSign CLM ahora se utilizan para automatizar el depósito directo, los impuestos y otros trámites de recursos humanos. Los documentos de contratación y las cartas de oferta se generan inmediatamente desde Workday y se pueden firmar mediante firma electrónica. Una vez que se reciben las cartas de oferta firmadas, a los nuevos empleados se les envía un enlace al portal de recursos humanos donde pueden iniciar sesión y completar toda la documentación requerida digitalmente, que luego se envía directamente al departamento correcto. 

Después del éxito de implementación de CLM en EEUU, Facebook siguió implementando la solución en Europa y otras regiones del mundo y el tiempo que ahorró el equipo de recursos humanos aumentó rápidamente a más de 40 horas por semana. Con DocuSign CLM, el equipo de RRHH puede centrarse en otro trabajo estratégico, las nuevas contrataciones se incorporan más fácilmente y Facebook puede continuar ampliando de manera eficiente su fuerza laboral global.