Grupo Colorines acelera negocios inmobiliarios con DocuSign eSignature

Aumentar el patrimonio es el sueño de millones de personas. Y qué increíble si este patrimonio está rodeado de naturaleza y tiene servicios de calidad. Este es el objetivo de Grupo Colorines, una desarrolladora de tierra que se convirtió en hub inmobiliario en la península de Yucatán, México.

La empresa tiene más de 20 años y busca zonas con potencial urbanístico para desarrollar proyectos para dos tipos de compradores: familias que buscan bienes raíces para vivir de manera más confortable o para inversionistas de proyectos inmobiliarios. Hoy, más de 1500 asesores inmobiliarios forman parte de Grupo Colorines y comercializan proyectos en 14 países. 

Según Alejandro Granja, Cofundador de Grupo Colorines, los desarrollos “facilitan el sueño patrimonial de las familias a través de proyectos que enriquecen y respetan el medio ambiente”. 

Sueños retrasados por la burocracia

Sin embargo, con un equipo de asesores de ventas distribuidos en más de 14 países, y proyectos en México, Norteamérica, Centroamérica y Europa uno de los principales retos de Grupo Colorines era el cierre de los negocios. 

El proceso de venta solía ser muy largo. Inicialmente, los abogados usaban una plantilla de contratos, donde necesitaban añadir la información del cliente. Ahí, se comenzaba un largo proceso de preparación y envío del contrato. Grupo Colorines capturaba la información del cliente, agregaba en una hoja de registro, compartía con los abogados y ellos transcribian las informaciones en el contrato. 

Una vez listos, los contratos eran enviados por correo electrónico para revisión del cliente. Después de su aprobación, los contratos eran enviados físicamente por paquetería, para que se firmaran en papel. “Si todo iba bien, ese proceso nos podría tomar cerca de 30 días”, comenta Ricardo Vargas, Director Comercial de Grupo Colorines.

Sin embargo, muchos factores colaboraban para retrasar el proceso: errores en las informaciones, modificaciones en términos de los contratos, extravío de documentos. “No es normal, pero hemos contratos que han atrasado 7 meses para llegar a manos del cliente”, completa Vargas. 

Grupo Colorines había evaluado que este proceso, además de largo, les impedía generar cerrar más negocios. A pesar del interés de los prospectos por los nuevos proyectos, efectivamente se firmaban 10 contratos mensuales. 

Para eliminar los problemas, la solución fue invertir en tecnología para acelerar la firma de documentos. Inicialmente, desarrollaron una aplicación propia de CRM y ERP para recolectar informaciones y preparar los contratos. Los contratos todavía necesitaban ser firmados en físico, luego, el reto de tiempo de firma aún no estaba solucionado.

Entonces, decidieron integrar DocuSign eSignature a su plataforma para preparar, enviar y firmar las promesas de compraventa. A pesar de las múltiples opciones disponibles en el mercado, el Grupo eligió a DocuSign por su liderazgo global en tecnología de firmas electrónicas. “Colorines es una compañía que queremos estar con los líderes. DocuSign fue la opción natural en el mercado”, comenta Vargas.  

Construyendo beneficios con las firmas electrónicas 

Al usar las firmas electrónicas de DocuSign, Grupo Colorines ha logrado un resultado asombroso: firmaron 600 contratos en los primeros 2 meses de adopción, 60 veces más que el número promedio de contratos firmados mensualmente en papel. 

A pesar de eso, según Alejandro Granja, la experiencia con la plataforma es lo que más entusiasma al Grupo. “Tenemos 2 clases de clientes: por un lado, los que compran e invierten en tierra y, por otro, nuestros asesores. A ellos teníamos que darles este servicio, como plataforma. Un asesor no podría cobrar sus comisiones hasta el momento que el contrato estuviera firmado. Si un contrato tardaba 7 meses en llegar, el asesor tardaba 7 meses en cobrar. Era algo que verdaderamente afectaba la cartera de nuestros asesores. Y DocuSign lo solucionó. Es una herramienta que ha cambiado la calidad de vida de nuestros asesores”.  

Granja comenta esto porque, además de la preparación del documento, el proceso se les tomaba mucho tiempo a los asesores monitoreando sus contratos: en qué etapa estaba, donde estaba, si se extravió, si se recibió, si retornó. Como apoderado legal del Grupo, Granja también tomaba cerca de 6 horas semanales firmando hojas de papel. Actualmente este proceso se da en pocas horas.  

Debido a la experiencia sencilla en las transacciones de ventas, el Grupo Colorines está avanzando con el uso de la firma electrónica para contratar sus asesores en 14 países y firmar alianzas con organizaciones en EEUU y el resto del mundo. 

En tema de la experiencia del cliente, el Grupo Colorines se entusiasma de que el nuevo proceso sea tan simple. Un ejemplo muy raro es la historia de la primera cliente a firmar en electrónico: una señora de 71 años, que necesitaba negociar terrenos. Sin embargo, parte de la familia vivía en los EEUU y parte en México. El proceso de firmar en papel en dos países era complicado, con aprobaciones y transportes que retrasarían la formalización del negocio. 

Esta fue una de las primeras ventas cerrados por Grupo Colorines usando DocuSign eSignature. “Le enviamos el contrato por correo, hicimos una llamada con la señora, le guiamos paso a paso la revisión del documento y ella lo aprobó en pocos minutos. Cuando la señora le pudo firmar, pensamos ‘si ella pudo, cualquiera puede’”, comenta Neri. 

A pesar de haberse preparado para desarrollar un proyecto piloto para educar a sus asesores y clientes sobre el cambio, el camino fue más rápido de lo que pensaba el grupo Colorines. El departamento jurídico aprobó la utilización de la nueva tecnología y no ha habido ningún temor por la parte comercial. Hoy, todos los asesores quieren que los contratos sean digitales. “DocuSign nos ayudó a derrumbar mitos en cuanto a lo que podemos hacer”, finaliza Granja.