Instituto Oriente reduce en un 80% el tiempo de matrículas con DocuSign

El Instituto Oriente es uno de los colegios más tradicionales en México y el más antiguo de Puebla, fundado en 1870. Ofrece educación para más de 3000 alumnos, con una formación integral basada en la pedagogía jesuita que alberga más de 500 años de experiencia internacional. La enseñanza es desde Preescolar hasta Bachillerato.

Para cada ciclo escolar, que empieza en junio, la administración del Instituto necesita hacer una frente de trabajo de matrícula, para actualizar los contratos con las familias de los alumnos. Este proceso se ocurría integralmente en el campus, con un gran volumen de papeleo. Las familias enfrentan un gran tiempo en filas para hablar con el personal. Después, llevaban los documentos a sus casas, los revisaban, firmaban y los retornaban para el colegio. 

Sin embargo, este proceso era muy lento y costoso. Para cada sección escolar, llevaba dos semanas para que el colegio recibiera todos los documentos firmados. Aun así, un 15% de las familias no los regresaban. Además del desafío de tiempo, el costo del papeleo era de más de 750 mil pesos. En promedio, 250 mil hojas de papel eran enviadas a las familias.

Gestionar todos los documentos en papel generaba también un costo indirecto muy relevante. Por cada alumno, el colegio genera: manual de convivencia, reglamento de colegiatura, seguros de orfandad, hojas de facturación, agenda escolar y otros documentos para firma o anuencia de las familias. Además de revisar 3000 veces estos documentos, el equipo administrativo tenía el reto de almacenarlos correctamente. 

Con este volumen de papeleo, el proceso de matrículas en papel era muy ineficiente. Primero, porque el equipo necesitaba reservar casi una semana para cada sección - Preescolar, Primaria, Secundaria y Bachillerato. Según, porque reducía mucho la productividad del personal, debido al almacenamiento y búsqueda. 

La solución oportuna para enfrentar las ineficiencias y la pandemia 

Para enfrentar estos obstáculos, el Instituto Oriente decidió buscar una solución que les ayudara a ser eficientes en las matriculas y al mismo tiempo tener control de los datos. 

Sin embargo, en cuanto buscaban a proveedores para digitalizar y acelerar su proceso, se declaró la pandemia. Así, un nuevo reto se presentó al colegio. ¿Cómo hacer las matrículas del nuevo ciclo, con el acceso a los documentos restringido?, no se podría recibir a los padres para matrículas. Este fue uno de los factores que aceleraron la adopción de las firmas electrónicas de DocuSign.  

“Para iniciar el ciclo escolar 20/21, se tomó la decisión de digitalizar toda la documentación”, comenta José Antonio Ravizé, Coordinador de Sistemas del Instituto Oriente. “Sin embargo, necesitábamos que las firmas fueran legales para no tener ningún problema. Y por esto elegimos a DocuSign”. 

El Instituto Oriente tuve el apoyo de Oficina Ágil para implementar la tecnología de DocuSign en sus procesos. “Ha sido un honor apoyar al Instituto Oriente con la transformación de sus procesos y así servir de mejor forma a las familias que conforman la comunidad educativa de la institución, entregando una mejor experiencia, reduciendo costos y asegurando un mínimo impacto ambiental con las nuevas plataformas digitales de DocuSign", dijo Sergio Mendez, Consultor de Oficina Ágil México.

Con DocuSign eSignature, el colegio pasó a generar un sobre digital, incluyendo todos los documentos. Así, durante la pandemia, las familias no necesitaban ir al campus. 

Según Ravizé, el cambio facilitó dos factores esenciales. El primer factor es poder digitalizar el expediente, que era muy extenuante. Con esto el Instituto redujo de 2 semanas a solo 5 minutos el tiempo de matrícula en el ciclo actual. El segundo factor es controlar mejor la información, además de confiar que todos los datos son seguros y jurídicamente vinculantes. 

“Al tener un historial de cuáles familias no firmaron, cuáles han rechazado el documento es más sencillo controlar la información, sobre todo teniendo matrículas de 3000 alumnos”, completa Ravizé.

Un cambio cultural 

La mayoría de las familias notó que el proceso se quedó más simple y ágil. Algunos padres firmaban los documentos en menos de 5 minutos. Sin embargo, ni todas las familias son iguales y migrar a lo digital es un cambio muy expresivo. Por lo tanto, muchos padres ya estaban acostumbrados con el papeleo.

Así que, con el cambio, las primeras dudas surgieron: “¿Cómo van a cuidar de mi información ?”, “¿Es seguro?”, “¿Dónde puedo ver que es seguro?”. 

“Efectivamente, la herramienta es muy sencilla. Pero la cuestión de promover entre los papás un poco más de cultura digital sí nos costó un poco de trabajo. Producimos un video tutorial sobre las firmas electrónicas para aclarar todas las dudas”, comentó Ravizé. 

Hoy, un 95% de los documentos de matrículas del Instituto Oriente son firmados electrónicamente. “La verdad es que DocuSign solucionó muchos de nuestros problemas administrativos con un expediente digital”, finaliza Ravizé.