• 98%

    Reducción del tiempo de respuesta del contrato
  • 100%

    De contratos respaldados por firmas
  • 30

    Países en que Kayak usa DocuSign

Kayak revolucionó por sí solo la industria de viajes cuando se lanzó en 2004. La compañía construyó con éxito un motor de metabúsqueda para compras de viajes antes que cualquier otro sitio de viajes. Ahora, la compañía rastrea cientos de sitios de aerolíneas, hoteles y alquileres a la vez, en busca de las mejores ofertas y paquetes para los clientes que están listos para embarcarse en su próxima aventura. 

El modelo de negocio de Kayak se basa en vender publicidad, mucha publicidad. Pero cada venta de anuncios implica un intrincado proceso de contrato publicitario. Y, antes de DocuSign, era una interacción compleja basada en papel llena de errores tanto para Kayak como para sus clientes. 

Aunque Kayak modernizó su gestión de contratos de anunciantes al adoptar Salesforce en 2009, el proceso manual en papel que Kayak utilizó para obtener firmas se mantuvo. Los representantes de ventas primero tenían que crear contratos en Salesforce en formato PDF para enviarlos por correo electrónico a los clientes. Luego, los clientes imprimían, firmaban, escaneaban y enviaban por correo electrónico los documentos a Kayak, donde los equipos de ventas tenían que obtener las firmas internas necesarias utilizando los mismos métodos manuales. El proceso culminaba con una ronda final de escaneo y envío de documentos por correo electrónico a los clientes. 

“El proceso era muy doloroso”, dijo Tony Leung, Director de Administración de Sistemas de Kayak. El proceso tomaba hasta dos semanas y era muy propenso a errores. Los contratos se quedaban atascados en las bandejas de entrada de las personas, se archivaban mal, estaban incompletos o simplemente se perdían. Cuando los auditores internos comprobaron cuántas de las campañas publicitarias de Kayak estaban respaldadas por un contrato firmado, descubrieron que solo era el 30%. "Simplemente teníamos que hacer algo", dijo Leung.

Confianza para los contratos de publicidad

Leung y su equipo comenzaron a evaluar las soluciones de firma electrónica y tomaron su decisión después de asistir a una conferencia de Salesforce. “Parecía que cada vez que surgía el tema de las firmas electrónicas, DocuSign era el estándar”, explicó. "Analizamos el producto y descubrimos que cubría completamente nuestras necesidades". 

Kayak eligió DocuSign no solo por su facilidad de uso, sino también por su soporte en varios idiomas, lo cual es fundamental para una empresa con clientes en 30 países. 

Queríamos adoptar el líder del mercado global y eso es lo que obtuvimos con DocuSign eSignature. Es reconocido y confiable en todo el mundo.
Tony Leung
Director de Administración de Sistemas
Kayak

Kayak agiliza un proceso de firma complejo

Kayak comenzó con DocuSign eSignature para Salesforce y lo personalizó para respaldar el complejo proceso de firma interno de la empresa. Estas tareas ahora son simples y directas debido al soporte que DocuSign ofrece para flujos de trabajo avanzados. 

"A todos les encantó DocuSign de inmediato", dijo Leung. “De hecho, cuando la noticia de nuestro cambio se propagó, los anunciantes empezaron a preguntar si podían documentar sus contratos. Lo usamos el 100% del tiempo". 

La presentación automática de contratos firmados en Salesforce ha reducido los errores de facturación y ha aliviado las preocupaciones sobre posibles problemas legales. En lugar de tener que lidiar con el engorroso papeleo del pasado, los empleados de Kayak pueden agilizar los acuerdos y realizar un seguimiento continuo del estado exacto de cada contrato. 

“La introducción de DocuSign ayudó a todos los aspectos de nuestro negocio: eficiencia, cumplimiento, medición, seguimiento, todo”, concluyó Leung. "Definitivamente hemos obtenido y seguimos obteniendo nuestro ROI de DocuSign todos los días".

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