minu logra expandir su negocio con DocuSign CLM

Fundada en 2019, minu es una startup de compensación y beneficios que ofrece a las empresas y sus empleados paquetes integrales de beneficios a través de una aplicación. La compañía es pionera y líder en el mercado de salario on-demand en México, una solución que permite al empleado recibir la parte proporcional de su sueldo cuando quiera.

A pesar de ser una compañía nativa digital, resulta curioso que todos sus procesos administrativos y laborales se llevaban a cabo con un enfoque tradicional: uso de papel, firmas con tinta y trabajo presencial, por mencionar algunos. No fue hasta 2020, que la organización se vio obligada a cambiar radicalmente su operación debido a la pandemia por COVID-19.

Un cambio inesperado con grandes oportunidades

Con el distanciamiento social y confinamiento a mediados de 2020, minu, que ya colaboraba con cientos de organizaciones, enfrentaba el reto de lograr la firma de contratos para generar nuevos negocios; una de las actividades más importantes para su crecimiento. 

Los representantes legales no podían trasladarse a las oficinas y los servicios de mensajería para enviar documentos se ralentizaron. En palabras de Santiago Abascal Díaz, analista legal senior y privacy leader, resolver este problema se volvió urgente: “por todo lo que vivimos en esas fechas, era muy difícil conseguir firmas, no solo de contratos sino de cualquier documento, necesitábamos una solución para cumplir con todos los procesos”.

Ante este panorama, DocuSign se volvió una aliada para la compañía, innovando la manera en la que funcionaban y haciendo evidente que existe una forma más fácil de hacer negocios. La plataforma de Gestión del Ciclo de vida de Contratos (CLM en inglés) de DocuSign, le permitió a minu cerrar tratos que no avanzaban debido a la contingencia e hizo posible que sus cerca de cien empleados migraran del trabajo presencial al híbrido.

Resultados positivos desde el comienzo

Aunque inicialmente la startup recurrió al uso de la tecnología CLM para mantener a flote su operación, en tan sólo unos meses experimentaron otros beneficios como mayor velocidad y eficiencia en los procesos.

La empresa pasó de demorar hasta un mes en papeleo para formalizar una colaboración a ¡una hora!, lo cual además de acelerar su captación de clientes, ayudó a mejorar la experiencia y satisfacción de estos.

Antes de utilizar DocuSign, era difícil entender por qué era tan tardado que se firmaran  contratos que ya se habían negociado. Y es que además de las dificultades ocasionadas por la crisis sanitaria, los errores humanos eran parte del problema: desde fallas en la redacción, pérdida de documentos durante el envío o el almacenamiento, hasta cambios de opinión. Ahora, con la digitalización, estas situaciones no suceden y la solución es más rápida.

Santiago recuerda una situación reciente, en la cual varias empresas querían contratar la plataforma: "fue a cierre de mes, todos querían firmar ¡fue una locura! y aun así cerramos con más de 10 clientes. Muchos fueron prospectos que se negociaron ese día, mandábamos a firmar y en menos de una hora ya teníamos todo”, describió.

Asimismo, minu encuentra ventajas desde el lado económico. El cerrar tratos con unos clics promueve ahorros en el uso de insumos y gastos de mensajería e incentiva el fortalecimiento de la organización, que en 2022 creció un 20% mensual y brindó sus servicios a más de 500 clientes en el país. En este sentido, conforme el virus perdió protagonismo y se reanudaron actividades como ir a oficinas o cerrar acuerdos presencialmente, para minu la digitalización sigue siendo la respuesta.

Colaboradores también experimentan ventajas

Sumado a los beneficios de DocuSign para el negocio, también hay buenas noticias para los empleados. De acuerdo con Santiago, mientras que gestionar documentos de manera tradicional es tardado, cansado y tedioso, trabajar con CLM agiliza su día a día al dedicar menos tiempo a las labores operativas y enfocarse en tareas más productivas y que él disfruta más.

Gracias a la tecnología, que permite que las personas firmen desde cualquier lugar del mundo, los colaboradores de minu ahorran tiempo en traslados y gastos personales - como gasolina - cuando no van a la oficina, favoreciendo el balance y satisfacción del personal al momento de combinar el trabajo presencial. 

Luego de tres años en los que la pandemia obligó a todos a transformarse, no le sorprende que exista un aumento considerable en la cantidad de personas que se han familiarizado con DocuSign. En la actualidad la mayoría de los clientes conocen sus herramientas y aquellos que no, generalmente firman sin problemas después de una breve explicación.

Entre todas las características de DocuSign CLM, Santiago destaca la facilidad con la que se pueden crear plantillas para diversos documentos y la rapidez con que se envían los mismos, sin embargo, reconoce que todavía hay varias funciones que no explora, a las cuales espera sacarles provecho.

La sencillez con la que minu completa sus procesos ha hecho posible expandir el negocio a cualquier punto del país, al tiempo que la agilidad con la que reúne firmas de inversionistas y proveedores de Estados Unidos, favorece que la organización vea a DocuSign como un must cuando quiera expandir sus servicios en el extranjero.

Como parte de su ADN, minu tiene clara la importancia de las innovaciones tecnológicas y su impacto positivo en la sociedad. Por esta razón, colaboradores como Santiago reconocen que sin importar su giro, las compañías deben de adoptar herramientas electrónicas para prosperar.