Ranman logra más seguridad con los contratos digitales

Ranman es una desarrolladora mexicana que se fundó en el año 2008 por el Lic. Vicente Rangel Mancilla (CEO) y está dedicada a la construcción de casas, departamentos, torres, plazas comerciales y edificios de uso mixto. Con más de 30 proyectos de gran escala, Ranman ha desarrollado obras alrededor de la República Mexicana en ciudades como San Luis Potosí, Querétaro, Guanajuato, Aguascalientes, Jalisco, Quintana Roo e, incluso, más allá de la frontera, con media docena de desarrollos en Houston, Texas. 

Debido a la naturaleza de su giro, la firma de contratos es una parte esencial en su operación y crecimiento del negocio. Como el resto de sus competidores, la empresa  concretaba sus acuerdos de forma tradicional: con tinta y papel en sus oficinas. Según Luis Fernando Michael Chávez Beltrán, coordinador de TI de la Desarrolladora, Ranman demoraba hasta una semana en tener todo el papeleo firmado, ya que se requería de la disponibilidad física de los involucrados.

Ante las dificultades que implicaba firmar de modo presencial, la compañía se volcó al mundo digital: el correo electrónico y los archivos PDF se convirtieron en el estándar para trabajar con contratos. Al principio, esta iniciativa se planteó como una solución, sin embargo estas herramientas no garantizaban protección de datos personales y la autenticidad de las firmas. Fue en ese punto donde DocuSign se volvió piedra angular para hacerlo realidad.

Haciendo negocios con seguridad

En 2015, frente a los retos de protección de datos de sus clientes, Ranman vio una oportunidad de optimizar la gestión de sus contratos al migrar de documentos sin valor legal para una plataforma de firma electrónica. La desarrolladora eligió la tecnología de DocuSign por sus múltiples beneficios, en especial la optimización de tiempos: con la firma electrónica de DocuSign, Ranman  pasó a completar acuerdos en tan solo minutos. 

Por otra parte, la firma electrónica significó la solución definitiva para las preocupaciones en seguridad. Para Luis Fernando, la confiabilidad de la herramienta es una de las características que más influyeron en la decisión de Ranman de digitalizarse.

Si bien existían múltiples opciones de firma electrónica en el mercado, la desarrolladora se inclinó por DocuSign al ser la única empresa que se ajustaba a sus necesidades sin deber pagar por servicios extra que no requería.

DocuSign es la forma correcta de firmar

Durante los primeros 5 años, Ranman utilizó la firma electrónica como una herramienta de apoyo a una escala reducida. Sin embargo, a medida que los éxitos de la empresa incrementaron, también lo hizo la necesidad de unificar la firma electrónica como única herramienta oficial para cerrar tratos. Así pasó de tener cuentas individuales para algunos directivos a contratar un plan empresarial de mayor alcance.

Según Luis Fernando, institucionalizar el uso de DocuSign le permitió a la desarrolladora mejorar el control de sus procesos en todo el territorio nacional. Para Ranman, la transición de pasar de lo tradicional a lo digital se dio muy natural, la resistencia al cambio fue mínima y aunque algunos empleados miraban con escepticismo el uso de esta herramienta, las dudas se disiparon una vez que interactuaron con ella.

Así el uso de firma electrónica que en un principio se pensaba para puestos directivos y gerenciales, evolucionó a ser parte de las actividades de la empresa también a nivel operativo.

“DocuSign se convirtió en el método institucional de la empresa para firmar cualquier cosa. Nos olvidamos del correo. Ahora todo lo hacemos a través de esta herramienta. Todos los directivos quieren que se firme de manera digital”, aseguró el coordinador.

A pesar de los años que la desarrolladora lleva en el entorno digital, Luis Fernando aún cree que puede sacarle más beneficios a las facilidades que ofrece DocuSign. En el futuro próximo prevé integrar la plataforma con Microsoft Dynamics y se mantiene expectante de las actualizaciones al producto que surjan. Ranman está convencida que la adopción de tecnología es el camino correcto para mantenerse como una empresa competitiva.