Uber ha transformado el transporte en todo el mundo, proporcionando una opción alternativa a los taxis y el transporte público. Los viajes compartidos son parte del mundo moderno de hoy. De hecho, desde el lanzamiento de la principal aplicación de viajes compartidos de la compañía en 2009, Uber ha completado más de 5 mil millones de viajes y tiene más de 3 millones de conductores. El número de empleados de la empresa también se ha multiplicado, de menos de 100 a más de 26,000 empleados en la actualidad. 

Gran parte del crecimiento de Uber también provino de la adición de nuevas e innovadoras ofertas de transporte como Uber for Business, que organiza y administra viajes, comidas y entregas locales para empresas, y Uber Freight, una aplicación que relaciona a los transportistas con los remitentes. Naturalmente, estas partes de rápido crecimiento del negocio de Uber trajeron más empleados y oportunidades comerciales y, por lo tanto, más contratos. A medida que aumentaban las demandas de gestión de contratos de Uber, la empresa se dio cuenta rápidamente de que su infraestructura existente tendría que ser más eficiente. 

Para continuar escalando a un ritmo rápido, Uber necesitaba una forma de gestionar los contratos a la velocidad de sus operaciones y crecimiento. Con DocuSign CLM, Uber pudo optimizar el ciclo de vida de los contratos en varios departamentos, incluidos el legal y el de ventas. DocuSign CLM empoderó a Uber con plantillas predefinidas, flujos de trabajo automatizados y un repositorio central para almacenar contratos, todo lo cual permitió procesos de contratos más rápidos, menos errores y una mejor colaboración entre departamentos. Esta solución también brindó a Uber la eficiencia operativa que necesitaba para continuar expandiendo sus equipos y ofertas de productos en todo el mundo. 

Una nueva gestión de contratos con procesos automatizados 

Antes de DocuSign CLM, Uber gestionaba contratos manualmente usando una combinación de Google Docs y correo electrónico. Estos procesos eran propensos a errores y ralentizaban la creación de contratos para toda la empresa. Los contratos se perderían en el camino hacia y desde los departamentos de ventas o legales, lo que obligaría al personal de ventas de Uber a hacer un seguimiento de los contratos legales hasta cinco veces durante cada ciclo de vida. Como resultado, era común que los clientes recibieran y firmaran contratos incorrectos.  

Según un gerente de aplicaciones y sistemas comerciales de Uber, “los empleados iban a una página para generar un contrato y luego lo enviaban por correo electrónico a este agujero negro. Entonces simplemente esperarían. No tenían visibilidad". 

Uber necesitaba una solución digital que pudiera agilizar estos flujos de trabajo y fuera fácil de usar para todos los empleados y creara una mejor experiencia para el cliente. 

“No todas las personas con las que trabajamos son técnicas, por lo que queremos brindarles algo que sea fácil de usar”, explicó Jodi Curtis, gerente de programas técnicos senior de Uber. 

DocuSign CLM hace que las operaciones de Uber sean tan escalables como sus ofertas

Uber vio de inmediato una mejora en su eficiencia operativa con DocuSign CLM. Digitalizó los flujos de trabajo del proceso de acuerdos en cada departamento y configuró cada uno para eliminar los obstáculos y automatizar las transferencias manuales. Y con las plantillas predefinidas de DocuSign CLM, Uber ahora puede crear fácilmente nuevos flujos de trabajo de contratos para automatizar otros pasos en el ciclo de vida del contrato, desde las aprobaciones y las líneas rojas hasta el enrutamiento. Incluido en la integración de DocuSign CLM de Uber está DocuSign eSignature, que ha ayudado a la empresa a automatizar el proceso de firma para todos sus contratos. Con DocuSign eSignature, Uber puede estar seguro de que todos sus departamentos obtienen firmas rápidamente y de las partes correctas. 

No todas las personas con las que trabajamos son técnicas, por lo que queremos ofrecerles algo que realmente vayan a usar y que sea fácil de usar.
Jodi Curtis
Gerente de programas técnicos senior
Uber

DocuSign CLM, también creó un repositorio centralizado para todos los contratos de Uber. En este archivo seguro y con capacidad de búsqueda, los empleados de Uber ahora almacenan, etiquetan y organizan todos sus contratos. Esta mayor supervisión en todos los departamentos resultó en menos errores de contrato. También redujo el tiempo que antes se dedicaba a rastrear y buscar contratos; ahora, los departamentos de ventas, legal y otros pueden ser más productivos y concentrarse en el trabajo estratégico en lugar de las tareas manuales. 

Debido a que la primera fase de la implementación escalonada de DocuSign CLM de Uber fue tan exitosa, la compañía planea continuar implementándola en nuevos equipos. Otros cuatro departamentos están programados para comenzar a utilizar DocuSign CLM siguiente, la cual será seguida por una implementación en toda la empresa.