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Aviso de privacidad de postulantes y candidatos

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Fecha de la versión:   29 de marzo de 2022

Propósito

Su privacidad es importante para nosotros. Este documento tiene el propósito de establecer cómo DocuSign, Inc. y sus filiales (“nosotros” o “nuestro”) recaban, utilizan, almacenan o tratan de otras formas datos personales datos personales sobre postulantes o candidatos laborales (en su conjunto, “usted”), lo que incluye cuando usted accede o utiliza nuestros sitios web relacionados con carreras, p. ej., https://www.docusign.com/company/careers, con quién la compartimos y los derechos que se le conceden.

Este Aviso de privacidad (el “Aviso”) no cubre el uso que usted dé a los productos o servicios de DocuSign como consumidor (para obtener más información, lea nuestro Aviso de privacidad del sitio web https://www.docusign.mx/compania/politica-de-privacidad, o en cualquier sitio web o aplicación de terceros que pueda utilizar, incluidos aquellos que enlacemos en nuestros sitios web. Debe revisar los términos y las políticas de los sitios web y las aplicaciones de terceros antes de hacer clic en cualquier enlace.

Le recomendamos que lea este Aviso en su totalidad para asegurarse de que está plenamente informado sobre la forma en que recabamos, utilizamos, almacenamos o tratamos de otro modo sus datos personales, así como sus derechos de privacidad. Sin embargo, si desea pasar a una sección particular de este Aviso, consulte el índice que presentamos a continuación.

  1. Recolección de los datos personales

  2. Uso de los datos personales

  3. Divulgación de los datos personales

  4. Conservación de los datos personales

  5. Sus opciones

  6. Sus derechos

  7. Cómo protegemos sus datos personales

  8. Cambios en este Aviso de privacidad

  9. Cómo comunicarse con nosotros

  10. Divulgaciones complementarias sobre privacidad para postulantes o candidatos laborales en determinados países

1. Recolección de los datos personales

De acuerdo con la ley aplicable, tratamos sus datos personales para ocupar puestos laborales vacantes y seleccionar postulantes o candidatos.

Datos personales que recabamos de usted. De acuerdo con la ley aplicable, podemos recabar de usted las siguientes categorías de datos personales a través del proceso de solicitud y selección:

  • Identificadores y datos de contacto. Esto incluye su nombre, fecha de nacimiento, dirección de correo electrónico, dirección postal, número de teléfono, fotografía, referencias personales y laborales y sus datos de contacto, datos de contacto de beneficiarios y de emergencia así como otros datos de contacto similares.

  • Identificadores nacionales e información de elegibilidad laboral. Esto incluye su número de identificación nacional, número de seguridad social, número de seguro social, número de identificación gubernamental (p. ej., CPF, RG, CNH), país, región y ciudad de nacimiento, nacionalidad, estado de ciudadanía, estado de visado, estado de residencia y permiso de trabajo, e información de inmigración.

  • Datos demográficos. Esto incluye su edad, ingresos, estado civil o de unión civil, sexo y servicio militar.

  • Información sobre antecedentes laborales e información de verificación de antecedentes. Esto incluye su currículo, plan de estudios, historial laboral, antecedentes profesionales y, cuando proceda y lo permita la ley aplicable, la información relacionada con plataformas de redes sociales (p. ej., nombre que utiliza en cuentas de redes sociales) o sitios de redes profesionales (p. ej., perfil en LinkedIn), historial crediticio, antecedentes penales y otra información revelada durante las investigaciones de antecedentes.

  • Información educativa. Esto incluye su historial educativo, títulos académicos y cualificaciones, certificaciones y habilidades.

  • Datos personales sensibles. Esto incluye datos que requieren un tratamiento especial relacionado con el origen racial y étnico, creencias religiosas, afiliación sindical e información médica y de salud, incluido el estado de discapacidad, cuando hayamos obtenido su consentimiento o la recolección de dichos datos esté permitida por la ley aplicable.

  • Control local. También supervisamos nuestras oficinas y otras instalaciones del lugar de trabajo mediante videovigilancia (p. ej., televisión de circuito cerrado ,“CCTV”) y escaneos de gafetes por motivos de seguridad, sujeto a los requisitos de la ley local y la política interna. El CCTV, que captura imágenes y videos, se utiliza principalmente para supervisar los puntos de entrada/salida de oficinas, los vestíbulos de los ascensores, las salas que contienen equipos valiosos (p. ej., las salas de servidores) y otras áreas selectas que contienen activos altamente sensibles o que se relacionan con un alto riesgo de robo.

  • Otros datos. Cualquier otro dato que nos envíe voluntariamente en relación con su solicitud de empleo (p. ej., historial de remuneraciones), incluida la que nos proporcione a través del formulario web, durante una entrevista o como parte de otras formas de evaluación.

Su principal opción para este tipo de datos personales es simplemente no proporcionarlos, por ejemplo, no enviar una solicitud laboral a DocuSign. Si desea conocer otras opciones, consulte la sección 5 (Sus opciones) de este Aviso.

Datos personales que recabamos de otras fuentes. De acuerdo con la ley aplicable, podemos recabar datos personales sobre usted de otras fuentes, tales como: 

  • Fuentes de terceros. Entre los ejemplos de fuentes de terceros se incluyen agencias de investigación de empleos, agencias que realizan averiguación de antecedentes, agencias de selección de personal, prestadores de servicios, antiguos empleadores o escuelas e instituciones educativas, información disponible al público en sitios web o redes sociales (por ejemplo, cuando se hace una solicitud mediante LinkedIn, cuando sea relevante para los propósitos de la selección y cuando sea permitido por la ley aplicable) y otros que tienen permiso legal para compartir sus datos personales con nosotros. Por ejemplo, si se registra para que lo contacten posibles empleadores en otro sitio web, el sitio web podrá brindarnos sus datos personales.

  • Personas que lo recomiendan. Otras personas pueden proporcionarnos sus datos personales. Por ejemplo, si un conocido considera que usted podría estar interesado en un puesto laboral en DocuSign, puede proporcionarnos sus datos de contacto y currículo.

  • Combinación de datos personales de diferentes fuentes. Podemos combinar los datos personales que recibimos de varias fuentes con los datos personales que recabamos sobre usted y usarlos como se describe en este Aviso.

2. Uso de los datos personales

En general, y de acuerdo con la ley aplicable, podemos utilizar sus datos personales para propósitos operativos a fin de:

  • Procesar su solicitud laboral para conseguir un empleo.

  • Gestionar la relación que tiene con nosotros (p. ej., al facilitar reuniones, comunicarnos con usted y proporcionarle la información solicitada).

  • Monitorear una solicitud a través del proceso de selección.

  • Contactarlo (incluso por correo electrónico) o contactar a otros en su nombre respecto de oportunidades laborales adecuadas que podrían surgir.

  • Comunicarnos con las referencias con su autorización.

  • Realizar verificaciones de antecedentes con su autorización.

  • Evaluarlo en el proceso de selección y contratación, incluyendo evaluar su elegibilidad para puestos que estén disponibles en DocuSign.

  • Evaluarlo con respecto a las oportunidades laborales actuales y futuras, lo que incluye la adecuación de sus habilidades e intereses con los requisitos laborales aplicables.

  • Llevar a cabo análisis internos para comprender a los postulantes o candidatos laborarles que solicitan empleo y para mejorar nuestro proceso de selección, incluidos nuestros esfuerzos de diversidad e igualdad de oportunidades laborales.

  • Cumplir con las obligaciones legales (p. ej., leyes de salud y seguridad y leyes contra la discriminación).

  • Analizar las tendencias del ciclo de vida de los postulantes o candidatos laborales, lo que incluye generar informes en un formato agregado y desidentificado o sometido a disociación.

Otros usos. Podemos combinar los datos que recabamos (“agregada”) o eliminar partes de los datos (“disociación”) para limitar o impedir la identificación de una persona en particular, para colaborar con objetivos tales como la investigación y selección de personal. Una vez que dicha información se haya agregado y sometido a disociación de tal manera que ya no se consideren datos personales según la ley de protección de datos aplicable, este Aviso no se aplicará.

Base legal para tratar sus datos personales. Si la ley aplicable requiere una finalidad legítima para su tratamiento, nuestra finalidad legítima para recabar y utilizar los datos personales que se describe en este Aviso dependerá del tipo de datos personales en cuestión y del contexto específico en el que recopilemos o usemos dicha información. Dependiendo de la jurisdicción en la que viva, puede haber otras bases legales aplicables para tratar sus datos personales que no se enumeran aquí.

Normalmente recabamos o utilizamos sus datos personales o de otras personas cuando el tratamiento corresponde a nuestro interés legítimo y no sea anulado por sus intereses de protección de datos ni por sus derechos y libertades fundamentales (p. ej., para comunicarnos con usted, evaluar su solicitud, gestionar nuestros procesos de selección de forma eficiente y justa), o según proceda, cuando hayamos obtenido su consentimiento para tratar dichos datos para una finalidad específica. En determinadas situaciones, podemos tener la obligación legal de recabar o conservar datos personales (p. ej., para cumplir con las leyes y normativas en materia laboral y del consejo de trabajadores) o cuando necesitemos los datos personales para proteger sus intereses fundamentales o los de otra persona.

Al tratar los datos personales sensible referente a usted, nos aseguraremos de que se aplique una o más de las bases legales para el tratamiento de datos personales sensibles, como se ha mencionado anteriormente. Por ejemplo, esto incluye el tratamiento necesario con el fin de satisfacer nuestras obligaciones en relación con la ley laboral, el tratamiento relacionado con sus datos que ha hecho públicos usted mismo (p. ej., si nos informa que está enfermo) y el tratamiento necesario con el fin de establecer, realizar o defender reclamaciones legales.

Si tiene preguntas o necesita más información sobre las bases legales conforme a las cuales recabamos, utilizamos, almacenamos o tratamosde otro modo sus datos personales, comuníquese con nosotros utilizando los datos de contacto proporcionados en la Sección 9 de este Aviso.

3. Divulgación de los datos personales

De acuerdo con la ley aplicable, incluido el consentimiento (según sea necesario), podemos compartir datos personales en las siguientes circunstancias (según proceda):

  • Internamente. Sus datos personales pueden divulgarse al personal involucrado en los procesos de selección y contratación, al área de Recursos Humanos o administradores externos para la selección u otros fines empresariales legítimos.

  • Proveedores de servicios. Podemos compartir sus datos personales con proveedores de servicios en relación con la prestación de servicios, incluidos, entre otros, los siguientes: selección, adquisición de talentos y administración, servicios de tecnología, verificaciones de antecedentes, cuando lo permita la ley aplicable, y verificaciones de historial laboral. Tenemos contratos con nuestros proveedores de servicios que abordan la protección y el uso adecuado de sus datos personales.

  • Filiales. Podemos compartir sus datos personales con filiales que sean propiedad de DocuSign, Inc. o que estén bajo su control, con fines de selección o evaluación de postulantes o candidatos laborales, planificación de recursos, y adquisición talentos y selección, así como para otros fines empresariales legítimos, como administración de Recursos Humanos y gestión y operaciones generales de la empresa.

  • Agencias de selección de personal. Podremos compartir sus datos personales con agencias de selección de personal a las que le proporcionó sus datos personales o deja sus datos personales disponibles públicamente a las agencias de selección de personal.

  • Su empleador u organización o verificaciones de referencias. Cuando solicita un puesto laboral en DocuSign, es posible que tengamos que compartir sus datos personales cuando nos comuniquemos con su empleador anterior o actual para verificar su historial laboral o sus referencias.

  • Autoridades públicas o gubernamentales. Podemos compartir sus datos personales para cumplir con nuestras obligaciones legales o normativas o contratos, o para responder a una orden judicial, trámite administrativo o judicial, como una citación, auditoría gubernamental u orden de cateo cuando tengamos la obligación legal de hacerlo. También podremos compartir sus datos cuando haya amenazas a la seguridad física de una persona, violaciones de las políticas de DocuSign u otros acuerdos, o para proteger los derechos legales de terceros, incluidos nuestros empleados, usuarios o el público.

  • Transacciones corporativas. Sus datos personales pueden ser divulgados o transferirse a terceros pertinentes en el supuesto de una diligencia debida o como parte de esta referente a cualquier reorganización, venta, fusión, consolidación, empresa conjunta, cesión, transferencia u otro tipo de enajenación propuesta o real de la totalidad o una parte de nuestra empresa, activos o acciones (incluido en relación con cualquier procedimiento de quiebra o similar). Si se produce una transacción corporativa, le notificaremos cualquier cambio en el control de su información, así como las opciones que pueda tener.

  • Consentimiento. Podemos compartir sus datos personales de otras maneras si nos lo ha solicitado o si ha dado su consentimiento.

4. Conservación de los datos personales

Mantenemos sus datos personales durante no más tiempo que el necesario para cumplir los fines para los que se procesa. El periodo de tiempo durante el cual conservamos los datos personales dependiendo de los fines para los que los recabamos y utilizamos, o según sea necesario para cumplir con las leyes aplicables según se establece en nuestros registros, política de conservación y/o norma de manejo de datos. Por lo general, esto significa que conservamos sus datos personales para cumplir con cualquier límite de conservación o límite legal. Por ejemplo, si se le ofrece y acepta un puesto laboral en DocuSign, conservamos cierta información en su archivo personal. Si no se le ofrece o no acepta el puesto laboral para el que se ha postulado, eliminaremos sus datos después de 6 meses en determinados países, a menos que nos autorice a conservar su información durante un periodo mayor con respecto a posibles oportunidades laborales futuras. Cuando existen limitaciones técnicas que impiden la eliminación o la disociación, protegemos los datos personales y limitamos el uso activo de ella.

5. Sus opciones

En esta sección se describen muchas de las acciones que puede realizar para cambiar o limitar la recolección, el uso, el almacenamiento u otro tratamiento de sus datos personales.

  • Solicitud. Puede acceder y revisar su solicitud de trabajo. Si alguna parte de los datos personales son inexactos o están incompletos, puede hacer los cambios enviando un correo electrónico a hr@docusign.com. Si no se le ofrece o no acepta el puesto laboral para el que se ha postulado, conservaremos sus datos en archivo en caso de que surja cualquier otra oportunidad adecuada. Si desea cancelar el tratamiento de sus datos personales, comuníquese con nosotros a través del Portal de solicitud de privacidad de DocuSign.

  • Mensajes de selección. Puede cancelar su suscripción para no recibir los mensajes de selección por correo electrónico (que no sean transaccionales) que le enviamos haciendo clic en el enlace de exclusión del mensaje de correo electrónico. Tenga en cuenta que es posible que le enviemos un mensaje para confirmar su decisión de cancelar.

  • Quejas. Nos comprometemos a resolver quejas válidas sobre su privacidad y nuestra recolección, uso, almacenamiento u otro tratamiento de sus datos personales. Si tiene preguntas o quejas con respecto a nuestras prácticas de uso de datos o con respecto a este Aviso, , comuníquese a través del Portal de solicitud de privacidad

6. Sus derechos

De acuerdo con las leyes aplicables, usted puede tener ciertos derechos relacionados con sus datos personales según se describe de forma más detallada a continuación. Para ejercer cualquiera de estos derechos, comuníquese con nosotros a través del Portal de solicitud de privacidad de DocuSign.

  • Puede acceder a los datos personales que almacenamos sobre usted, incluidos los detalles referentes a por qué la estamos procesando.

  • Tiene derecho a rectificar los datos personales sobre usted que sean inexactos, incompletos o sean obsoletos.

  • En determinadas situaciones, puede solicitar que cancelemos sus datos personales, oponerse o limitar el uso de sus datos personales, o transferir sus datos personales a otro responsable del tratamiento.

  • Cuando dependamos de su consentimiento para tratar sus datos personales, usted tiene el derecho a retirar el consentimiento en cualquier momento. Esto no afectará la legalidad del tratamiento antes de retirar su consentimiento. En cualquier momento, puede solicitar que dejemos de utilizar sus datos personales para realizar la selección. Consulte la sección 5 (Sus opciones) de este Aviso para recibir más información sobre sus opciones.

  • Si no está satisfecho con nuestra respuesta a su queja, tiene derecho a plantear preguntas o quejas con su autoridad local de protección de datos en cualquier momento.

Si presenta una solicitud para ejercer los derechos antes mencionados, necesitaremos que proporcione cierta información con fines de verificación de identidad. Usted puede autorizar a un agente a hacernos una solicitud en su nombre y verificaremos la identidad de su agente o representante legal autorizado, ya sea al buscar su confirmación o documentos que establezcan la autorización del agente para actuar en su nombre.

Si desea ejercer cualquiera de estos derechos, comuníquese con nosotros a través del Portal de solicitud de privacidad de DocuSign.

Transferencias a los EE. UU. y países terceros. De acuerdo con la ley aplicable, podemos transferir sus datos personales fuera de su jurisdicción, lo que incluye su transferencia para su posterior tratamiento. DocuSign ha adoptado Normas corporativas vinculantes para facilitar la transferencia de datos personales desde el Espacio Económico Europeo o el Reino Unido (“EEE”) a DocuSign fuera del EEE. Las transferencias fuera del grupo DocuSign solo se realizan a organizaciones que aceptan obligarse conforme a los estándares de nuestras Normas corporativas vinculantes o utilizan otro mecanismo de transferencia de datos válido en virtud de la ley de protección de datos aplicable. Puede consultar nuestras Normas corporativas vinculantes en el sitio https://www.docusign.com/trust/privacy/bcrc-csb-code.

7. Cómo protegemos sus datos personales

Hemos implementado medidas técnicas, físicas y organizativas adecuadas para proteger sus datos personales contra el uso indebido o la destrucción, pérdida, alteración, divulgación, adquisición o acceso accidental, ilegal o no autorizado, así como contra cualquier otra forma de tratamiento ilegal. Para lograrlo, hemos desarrollado e implementado un Sistema de gestión de seguridad de la información y otras subpolíticas y directrices relacionadas con la protección de sus datos personales. Por ejemplo, nuestro personal puede acceder a los datos personales de los postulantes o candidatos laborales solo en la medida necesaria para cumplir con los fines empresariales aplicables y para realizar su trabajo, sujeto a las obligaciones de confidencialidad.

8. Cambios en este Aviso de privacidad

Este Aviso no formará parte de su posible contrato laboral y podemos modificarlo periódicamente. Publicaremos los cambios a este Aviso en esta página. Cada versión de este Aviso se identifica en la parte superior de la página por su fecha de la versión.

9. Cómo comunicarse con nosotros

Si tiene preguntas o quejas con respecto al uso que hacemos de sus datos personales o este Aviso, comuníquese con nosotros en privacy@docusign.com o por correo postal a DocuSign, Inc., Atención: Equipo de privacidad, 221 Main Street, Suite 1550, San Francisco, CA 94105.

Para los postulantes o candidatos laborales ubicados en el EEE, la entidad de DocuSign a la que solicitó empleo es el responsable del tratamiento de sus datos personales, pero las preguntas o quejas aún pueden dirigirse a privacy@docusign.com.

10. Divulgaciones complementarias sobre privacidad para postulantes o candidatos laborales en determinados países

Si reside en uno de los siguientes países, el siguiente Aviso de privacidad también se aplica al tratamiento de sus datos personales. En la medida en que exista un conflicto entre el texto para un país en específico que se presenta a continuación y las disposiciones anteriores, las disposiciones a continuación prevalecerán sobre dicho conflicto. 

Tenga en cuenta que en caso de ser aprobado durante el proceso de selección, el tratamiento de sus datos personales será regulado por completo por la Política de privacidad del empleado de DocuSign. En caso de conflicto entre este documento y la Política de privacidad del empleado, prevalecerá esta última. 

Australia

  • Transferencias y divulgaciones a los EE. UU. y países terceros. Podemos transferir o divulgar sus datos personales a destinatarios en los siguientes países: Australia, Brasil, Canadá, Alemania, Estados Unidos, Francia, Reino Unido, México, Singapur, Irlanda, Egipto, Israel, India, Japón, Costa Rica, Noruega, Filipinas, Suecia, España, Uruguay y Georgia.

  • Cómo protegemos sus datos personales. Es probable que sus datos personales sean almacenados en una infraestructura de TI ubicada en Australia, los Estados Unidos, la Unión Europea o Canadá.

  • Cómo comunicarse con nosotros. Para presentar una queja sobre nuestro cumplimiento de la ley australiana, comuníquese con nosotros en una de las direcciones mencionadas anteriormente. Tomaremos las medidas razonables para investigar la queja y responderle en un plazo de tiempo razonable.

Brasil

  • Propósito. Para los efectos de los postulantes o candidatos laborales ubicados en Brasil, el responsable del tratamiento es DocuSign Brasil Participações Ltda, con domicilio en Rua Gomes de Carvalho, 1306 6º andar, Cj. 61 Vila Olímpia, São Paulo – SP, CEP: 04547-005 Brasil, Núm. de registro 35.228.557.541.

  • Uso de los datos personales. Al tratar sus datos personales sensibles, nos aseguraremos de que se aplique una o más de las bases legales para el tratamiento de datos personales sensibles. Por ejemplo, estas incluyen el tratamiento que es necesario para el propósito de ejercer nuestros derechos, incluido un contrato, así como en procedimientos judiciales, administrativos y de arbitraje.

  • Sus derechos. Además de los derechos enumerados anteriormente, los postulantes o candidatos laborales ubicados en Brasil tienen derecho a:

    • Confirmar la existencia del tratamiento;

    • Rectificar los datos que sean inexactod o incompletos o no estén actualizados;

    • En determinadas situaciones, oponerse al uso de sus datos personales que requieran la disociación, el bloqueo o la cancelación de sus datos o la transferencia de sus datos personales a otro responsable del tratamiento; y

    • Obtener información sobre las entidades con las que compartimos sus datos personales.

Francia

  • Propósito. Para los postulantes o candidatos laborales ubicados en Francia, el responsable del tratamiento es DocuSign France SAS, con domicilio en Immeuble Central Park, 9-15 rue Maurice Mallet, 92130 Issy-les-Moulineaux, Francia.

  • Sus derechos

    • Tiene derecho a oponerse, por motivos legítimos, al tratamiento de sus datos personales, excepto cuando tengamos la obligación de tratar dichos datos personales en cumplimiento de nuestras obligaciones legales o cuando no podamos satisfacer esta solicitud, en función de una prohibición de una disposición legal.

    • Bajo condiciones específicas, usted tiene derecho a dar instrucciones sobre cómo desea que almacenemos, cancelemos o divulguemos sus datos personales tras su fallecimiento. Comuníquese con nosotros para obtener más información al respecto.

    • Si no está satisfecho con nuestra respuesta a una queja, tiene derecho a plantear preguntas o quejas ante la autoridad supervisora francesa (Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés, "CNIL") en cualquier momento. Puede comunicarse con esta autoridad enviando una carta a la CNIL al domicilio 3 Place de Fontenoy, 75007 París, Francia, o por teléfono al +33 1 53 73 22 22.

    • Si presenta una solicitud para ejercer los derechos mencionados anteriormente, tomaremos las medidas razonables para verificar su identidad. Puede autorizar a un agente para que presente una solicitud en su nombre. Para hacerlo, verificaremos la identidad de su agente o representante legal autorizado y solicitaremos pruebas de su identidad. Solo podemos satisfacer dicha solicitud si los documentos que establecen la autorización del agente para actuar en su nombre mencionan la duración precisa y el propósito de dicha autorización, así como la confirmación con respecto a si su agente tiene derecho a ser el destinatario de la información que enviaremos.

Israel

  • Recolección de los datos personales. No tiene la obligación legal de proporcionarnos los datos personales descritos en la Sección 1.

  • Transferencias a los EE. UU. y países terceros. Podemos transferir sus datos personales fuera de su jurisdicción para su posterior tratamiento. Si reside en una jurisdicción en la que la transferencia de datos personales relacionados con usted a otra jurisdicción requiere su consentimiento, nos proporciona su consentimiento expreso e inequívoco para dicha transferencia al enviar una solicitud para un puesto laboral a DocuSign.

Filipinas

  • Cómo comunicarse con nosotros. Si tiene preguntas o quejas con respecto al procesamiento que damos a sus datos personales o este Aviso, puede comunicarse con Doug Luftman (Director de Privacidad) enviando un correo electrónico a privacy@docusign.com, por teléfono al +1 877 720 2040, o enviando una carta a DocuSign, Inc., Atención: Director de Privacidad, Legal Department, 221 Main Street, Suite 1550, San Francisco, CA 94105.