DocuSign y COVID-19

DocuSign y COVID-19: cómo estamos ayudando al gobierno, al sector salud y las empresas a responder a las circunstancias

Carta de Dan Springer, CEO

Los productos de DocuSign permiten el trabajo remoto, por lo que estamos en condiciones de ayudar a las organizaciones de todo tipo a responder al COVID-19, la enfermedad causada por el nuevo coronavirus de 2019. Reconocemos que es un momento para dar un paso adelante, y lo estamos haciendo.

Nos hemos movilizado para acelerar los acuerdos críticos necesarios en el sector salud, los servicios gubernamentales de emergencia, la educación, los préstamos para pequeñas empresas, el trabajo desde casa y los negocios a distancia. Tenemos miles de DocuSigners que respaldan las necesidades de nuestros clientes frente al COVID-19 en todo el mundo: representantes de ventas que actúan para contestar nuevas solicitudes, profesionales de éxito de clientes que asesoran sobre implementaciones de casos de uso, profesionales de productos y operaciones que reconfiguran la infraestructura para manejar patrones de demanda únicos y un equipo de marketing recopilando y comunicando lo que todos están haciendo para compartir los aprendizajes.

En el espíritu de compartir nuestros aprendizajes, hemos desarrollado esta página acerca del COVID-19 actualizada regularmente como un recurso. A continuación, explicamos cómo apoyamos los clientes frente al COVID-19, organizando por industria y función comercial. Los ejemplos se basan en compromisos reales con los clientes y están destinados a ser ilustrativos: estamos haciendo mucho más de lo que se detalla aquí.

Entonces, ya sea un cliente o no, si ve algo a continuación que sugiere que podemos ayudar a su organización durante la crisis, póngase en contacto.

 

PS: Si es desarrollador, administrador o usuario avanzado, también tenemos recursos relativos a COVID-19 para desarrolladores de DocuSign. Incluimos enlaces a plantillas relevantes, documentos de soporte y otros recursos técnicos.

Nuestras actividades COVID-19

Los proveedores de atención médica son los defensores de la primera línea contra el COVID-19. Nos honra apoyarlos. Algunos ejemplos:

  • Distribución de fondos al sector. Estamos ayudando al Departamento de Salud y Servicios Humanos de los EEUU a distribuir un fondo de emergencia inicial de $30 mil millones a proveedores de atención médica que buscan asistencia bajo la Ley CARES, según las instrucciones del Departamento.
     
  • Distanciamiento físico del proceso de admisión del paciente. Estamos ayudando a hospitales, clínicas y otros proveedores a evitar la circulación física de papel y portapapeles entre pacientes y trabajadores de salud. Con DocuSign eSignature, los pacientes firman formularios de admisión y consentimientos de forma remota, con anticipación. Esto es especialmente relevante para las pruebas de COVID-19, donde es fundamental eliminar el papeleo. Por ejemplo, un laboratorio que evalúa casos del COVID-19 se redujo a poner plumas en el esterilizador después del uso de cada paciente; ahora el proceso de admisión ocurre sin contacto y más rápido. En uno de los principales centros de tratamiento de abuso de sustancias residenciales del mundo, cada empleado ahora tiene acceso a plantillas preconfiguradas para formularios digitales. Los formularios completados se almacenan automáticamente con los registros de los pacientes.
     
  • Autorización de habilitación de servicios de telemedicina.Los pacientes optan cada vez más por ver a un médico u otro profesional de salud de forma remota. Mediante una aplicación móvil o un sitio web, el paciente puede consultar con el médico mediante videoconferencia. Estamos apoyando a las organizaciones del sector salud en sus esfuerzos por ofrecer esta opción. Por ejemplo, una de las cadenas de clínicas de atención de urgencias más grandes de los Estados Unidos está utilizando un PowerForm de eSignature para permitir que los pacientes den su consentimiento para usar los servicios de telemedicina.
     
  • Capacitación remota de pacientes para el uso de dispositivos médicos. Estamos ayudando a una de las compañías de dispositivos médicos más grandes del mundo a convertir la capacitación presencial de pacientes en capacitación por videollamadas. Por razones normativas y de seguridad, los pacientes deben notificar la capacitación que han recibido para sus nuevos dispositivos, como el monitoreo de la coagulación de la sangre. Permitimos que el paciente firme para comprobar la ha finalizado la capacitación.
     
  • Reducir la necesidad de presencia física del equipo médico para la alta hospitalaria. Dentro de los hospitales, se requieren alta hospitalaria para muchas actividades, por ejemplo, asignaciones de camas y cambios de tratamiento. Vemos la demanda de hacer la transición de estas aprobaciones de los procesos en papel a los electrónicos, a menudo en dispositivos móviles.

Con los ejemplos anteriores, no sólo estamos trabajando para ayudar a los proveedores de atención médica a moverse rápidamente, sino también para respaldar su cumplimiento con regulaciones como HIPAA que protegen los datos de los pacientes.

Una de las ciudades más grandes del mundo necesitaba coordinar a los proveedores de seguridad industrial para distribuir equipos como máscaras para su uso en hospitales y centros de salud. Trabajamos con los profesionales de tecnología de la ciudad para implementar una solución. Ellos utilizan los Powerforms en eSignature para recopilar la información necesaria y autorizar la transacción. Como resultado, cientos de miles de artículos ya han sido redistribuidos.

Otro ejemplo es de otra gran ciudad, que tiene un programa de cuarentena para individuos infectados. La agencia de salud pública de la ciudad quería maximizar el cumplimiento exigiendo a las personas infectadas que firmen sus órdenes de cuarentena. Por razones obvias, la ciudad quería evitar la entrega de pedidos de cuarentena para la firma presencial. Ayudamos a la ciudad a implementar rápidamente una solución basada en firma electrónica.

Por supuesto, también existe el problema de proporcionar servicios gubernamentales normales de forma remota, como licencias profesionales. También estamos ayudando en esto respecto, al establecer o expandir la disponibilidad de firma electrónica en todas las funciones de la agencia.

 

 

En los Estados Unidos, la Administración de Pequeñas Empresas (SBA) del gobierno federal está proveyendo préstamos bancarios a pequeñas empresas a través de prestamistas aprobados. Antes, solicitar un préstamo de la SBA tradicionalmente implicaba una visita a un banco, pero ahora ayudamos a que los bancos, desde los más grandes y nacionales hasta las cooperativas de crédito locales, acepten solicitudes de préstamos de la SBA a través de Internet.

Los bancos utilizan DocuSign eSignature para firmar electrónicamente de la solicitud de préstamo, a menudo junto con DocuSign Identify para una autenticación adicional de la identidad del solicitante. Muchos bancos están utilizando las API de DocuSign para integrar la funcionalidad eSignature e Identify en portales de préstamos y flujos de trabajo.

Nos sentimos orgullosos de recibir este correo electrónico del CIO de un banco regional en el oeste de los Estados Unidos:

“Lo que [el banco] pudo construir en DocuSign en aproximadamente 4 días es absolutamente sorprendente y nos ha permitido modificar dinámicamente nuestra solución en el camino para cumplir con los requisitos en constante evolución del Programa de préstamos de protección de sueldo SBA de la Ley CARES. La solución de DocuSign que desarrollamos nos permite procesar miles de solicitudes de préstamos de la SBA y proporcionar fondos para que las pequeñas y medianas empresas retengan a sus empleados, paguen nóminas, paguen renta etc. Se trata de salvar compañías y salvar empleos. No podríamos haberlo hecho sin las increíbles capacidades de la plataforma DocuSign y el gran apoyo de [empleados específicos de DocuSign]".

Aunque muchas empresas estén evaluando el presente escenario, otras contratan y incorporan empleados para responder a la crisis. Aquí hay un ejemplo particularmente grande: para mantener a millones de domicilios abastecidos durante la crisis, uno de los minoristas más grandes del mundo ha contratado y incorporado a más de 100,000 trabajadores en tiendas y comercios en línea. El uso de DocuSign eSignature por parte del minorista ha permitido que casi todo el proceso de incorporación no tenga papel y se ejecute a través del dispositivo móvil del nuevo empleado.

Habilitamos un programa similar para el servicio nacional de salud de un país europeo, que necesitaba incorporar rápidamente a miles de enfermeras y asistentes de atención médica en respuesta a la crisis.

Además de respaldar programas especiales de contratación, estamos ayudando a las empresas a virtualizar su contratación e incorporación, para que se pueda hacer de forma remota. Hemos estado ayudando a los clientes a activar nuestras integraciones con sistemas HCM como Workday y SAP SuccessFactors, así como con sistemas de seguimiento de solicitantes como Greenhouse y Jobvite.

Finalmente, para ver ejemplos de organizaciones que utilizan las funciones de Envío en grupo y PowerForms de eSignature para admitir las necesidades impulsadas por el COVID-19, consulte Trabajar desde casa.


 

En respuesta a las necesidades de home office, hemos estado apoyando implementaciones más amplias de firma electrónica dentro de las organizaciones, permitiendo que más trabajadores realicen actividades que requieran la firma de documentos de manera remota.

Además, el trabajo desde casa ha traído la necesidad de corregir las políticas legales y de recursos humanos, por ejemplo, sobre cómo se usará el equipo, se rastreará el tiempo etc. Estas enmiendas pueden requerir que los empleados firmen una notificación de reconocimiento.

Para ayudar en estas situaciones, hemos estado capacitando a clientes de eSignature en el Envío en grupo, una función que muchos clientes ya tienen en sus planes. El envío masivo le permite cargar una lista de destinatarios que obtendrán una versión única y firmable de un documento. Por ejemplo, una de las firmas de reclutamiento más grandes del mundo está utilizando el envío masivo para actualizaciones de políticas de recursos humanos. Con un sólo clic, la empresa puede distribuir en masa una actualización a miles de empleados, cada uno de los cuales puede firmar electrónicamente desde cualquier lugar, con un seguimiento de auditoría.

Otro escenario es apoyar las solicitudes de los empleados relacionadas con el trabajo en casa. Por ejemplo, una agencia del gobierno local necesitaba una forma para que los empleados solicitaran y asumieran la responsabilidad del equipo. En respuesta, la agencia implementó un PowerForm en eSignature. Permite que un empleado complete un formulario, que genera el documento necesario. Así, el empleado puede firmar electrónicamente la solicitud. Todo el proceso es de autoservicio.

 

En los Estados Unidos, existe una necesidad particularmente urgente de que los educadores continúen apoyando a millones de estudiantes con discapacidades mientras cumplen con leyes como FERPA, COPPA, la Ley de Personas con Discapacidades de Aprendizaje y la Ley de Rehabilitación. Por ejemplo, estamos ayudando a los educadores de K-12 a permitir que se firmen remotamente los planes de IEP (Programa de Educación Individualizada) - por padres, funcionarios del distrito y especialistas externos como psiquiatras, psicólogos y patólogos del habla/lenguaje. 

Aquí hay otros ejemplos de cómo estamos ayudando a las instituciones educativas a responder al COVID-19:

  • Compromisos de los estudiantes para el estudio independiente;
  • Formularios para programas de almuerzos estudiantiles, donde las comidas se entregan a los domicilios dentro de refugios;
  • Habilitar el trabajo remoto de los departamentos de recursos humanos y operaciones comerciales

En el último caso, donde "el negocio de la escuela" debe llevarse a cabo de forma remota, estamos ayudando a establecer o ampliar la disponibilidad de firma electrónica para una variedad de empleados de la escuela.

Las organizaciones sin fines de lucro brindan servicios esenciales en comunidades de todas partes. Las poblaciones desatendidas corren un riesgo particular con el COVID-19, por lo que las organizaciones sin fines de lucro no pueden detener sus misiones. En respuesta, con DocuSign eSignature estamos ayudando a las organizaciones sin fines de lucro a operar virtualmente sin dejar de cumplir con los requisitos del financiador y las regulaciones gubernamentales. Aquí están algunos ejemplos:

  • Apoyo a refugiados. Apoyamos las iniciativas de una organización humanitaria mundial para luchar contra la propagación del COVID-19 entre los refugiados y los ciudadanos desplazados. Los inmigrantes que necesitan asistencia con vivienda, alimentos, documentación y apoyo familiar pueden firmar documentos oficiales para solicitar ayuda con la ayuda de trabajadores sociales. En muchos casos, podemos acomodar su idioma nativo.
  • Firma de arrendamiento sin contacto. En una de las ciudades más grandes del mundo, estamos ayudando a una organización que trabaja para para personas sin casa a permitir la firma de contratos de arrendamiento sin contacto para la transición de estas personas a viviendas permanentes.
  • Mentores juveniles remotos. Estamos manejando las exenciones de consentimiento para una nueva organización basada en Internet que relaciona a los mentores en edad universitaria con los jóvenes en riesgo para la tutoría remota durante el periodo del COVID-19.
  • Donaciones. Permitimos que las organizaciones sin fines de lucro soliciten subvenciones de emergencia en línea, lo que está acelerando el proceso de obtener ayuda para las comunidades necesitadas.

Además, estamos ayudando las organizaciones sin fines de lucro a adaptar sus operaciones internas al trabajo remoto, utilizando eSignature para contratos, formularios de empleo, acuerdos de subvención y una miríada de otros trámites diarios para los empleados y aquellos a quienes sirven.

Una de las aseguradoras más grandes del mundo aceleró la implementación de eSignature para apoyar a los agentes de campo, que ahora trabajan con clientes de forma remota. Trabajando con la oficina del Director Administrativo, ayudamos a crear nuevas plantillas para documentos comunes. También definimos las rutas de aprendizaje autoguiado de DocuSign University para capacitar a los agentes.

En términos más generales, las compañías de seguros necesitan apoyar el trabajo remoto en todas las funciones comerciales. En respuesta, estamos ayudando a ampliar la disponibilidad de firma electrónica y la capacitación dentro de las organizaciones.

 

En muchos países, ciertas actividades financieras tienen regulaciones especiales. Por ejemplo, pueden estar sujetos a las normas Conozca a su cliente y contra el lavado de dinero. O, por otras razones, pueden requerir autorización especial e identificación de las partes. En un mundo de bancos sin sucursales, DocuSign está ayudando a respaldar estas actividades financieras altamente reguladas.

Una solución clave es DocuSign Identify. Proporciona opciones para mejorar la identificación de las partes en una transacción, incluidos los documentos oficiales con foto, todo de forma remota.

Por ejemplo, en respuesta al COVID-19, estamos trabajando con uno de los bancos más grandes del mundo para digitalizar sus formularios de gestión de riqueza y banca privada en una gran cantidad de países. Estos formularios son sobre transferencias y designaciones de beneficiarios que pueden estar sujetos a una regulación adicional para identificar a las partes, con detalles que varían según el país.

 

Los tribunales de justicia a menudo se han basado en el papeleo ordenado por el tribunal y presentado en persona o por otros medios no electrónicos. Con el COVID-19, los tribunales buscan mejores formas. Por ejemplo, estamos ayudando a un Departamento de Servicios de Manutención Infantil (DCSS) del estado de EE.UU. a ejecutar un programa con los tribunales del condado. Pone a disposición en línea los formularios judiciales más comunes relacionados con el DCSS para completar y firmar electrónicamente a través de eSignature.

Además, estamos trabajando con los tribunales federales de los EE.UU. Para permitir las aprobaciones electrónicas en asuntos judiciales internos, por ejemplo, los documentos de ruta de los empleados para las firmas de los jueces.

 

Para las muchas organizaciones de ventas que ya usaban DocuSign eSignature, la transición a la venta remota tuvo un obstáculo menos. Para otras, el COVID-19 trajo nuevos desafíos que hemos podido ayudar. Como ejemplo, los concesionarios de automóviles ahora están entregando autos nuevos en domicilio. Permitimos que el representante de ventas recopile la firma de manera electrónica, remota y anticipada, en lugar de hacerlo antes de la entrega con presencia del cliente. Esto permite que la entrega sea simple, ya sea desde un camión que transporta un automóvil o por un conductor, siguiendo las reglas de no contaminación.

Muchas de las organizaciones que usan eSignature para ventas remotas lo hacen a través de nuestra integración con Salesforce. Por ejemplo, una compañía de seguros tiene más de mil agentes que usan Salesforce. Normalmente hacen negocios localmente, en persona con los clientes. Pero con el COVID-19, la compañía de seguros ha habilitado a sus agentes a usar la combinación de Salesforce y DocuSign eSignature, lo que les permite cerrar negocios y ayudar a sus clientes de forma remota.

Los grupos legales corporativos a menudo están involucrados en procesos de uso de DocuSign con otras unidades de negocios, como cuando el área legal necesita aprobar cambios a un contrato de ventas a través de flujos de trabajo en DocuSign Negotiate o DocuSign CLM. Con el COVID-19, las organizaciones legales están adoptando cada vez más estas herramientas y la firma electrónica para su propio trabajo. Por ejemplo, el equipo legal de una de las compañías tecnológicas más grandes del mundo amplió la autorización para usar eSignature en 50 países adicionales.

Además, tenemos clientes que utilizan nuestra herramienta de análisis de contratos Intelligent Insights para identificar riesgos legales relacionados con el COVID-19. La herramienta utiliza IA para "comprender" los conceptos legales. Por ejemplo, tiene modelos de aprendizaje automático para muchas variantes de "fuerza mayor", lo que significa circunstancias imprevistas que podrían impedir que una parte cumpla con sus obligaciones contractuales. En respuesta al COVID-19, ayudamos a una empresa líder de telecomunicaciones a analizar miles de contratos de proveedores, no sólo por fuerza mayor, sino también por variantes que se referían específicamente a pandemias, enfermedades y similares.

 

Un importante centro de investigación necesitaba inscribir a pacientes con COVID-19 en un ensayo clínico y minimizar el riesgo de contaminación del paciente al personal. Ayudamos a habilitar una solución en la que los pacientes usan sus propios teléfonos para discutir el estudio con el coordinador del estudio. Aún desde sus teléfonos, los pacientes usan eSignature para firmar los formularios de consentimiento e inscripción.

También hemos ayudado a un importante centro de sangre de EE.UU. a iniciar un programa que usa plasma de pacientes que han se recuperado del COVID-19 para extraer los anticuerpos para uso de investigadores de vacunas.

Además, actualmente estamos trabajando con varias compañías para acelerar el cumplimiento de los procesos internos y regulatorios, en el contexto del distanciamiento social. Por ejemplo, estamos ayudando a una de las compañías de biotecnología líderes en el mundo a reducir drásticamente el tiempo necesario para validar el cumplimiento de las regulaciones 21 CFR Parte 11 de la Administración de Alimentos y Medicamentos de EE.UU.

Incluso, las compañías farmacéuticas y biotecnológicas necesitan apoyar el trabajo remoto en todas las funciones comerciales. En respuesta, estamos ayudando a ampliar la disponibilidad de firma electrónica y la capacitación dentro de las organizaciones. Por ejemplo, para apoyar la continuidad del negocio en medio de los requisitos de trabajo remoto, una de las compañías farmacéuticas más grandes del mundo ha acelerado la implementación global de eSignature y CLM.

 

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