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Características de eSignature

Descubre todas las formas de hacer que tus acuerdos sean más potentes, eficaces y flexibles en toda tu organización.

Comienza tu prueba gratuita de 30 días
Primer plano de unas manos que sostienen una tablet y firman un documento

Las mejores funciones de eSignature te ayudarán a mantener tu negocio en marcha.

  • Carga el logotipo y realiza una vista previa de la personalización de la marca en la configuración.

    Personalización de la marca

    Refleja tu marca en los correos electrónicos y las páginas web que ven tus destinatarios al cumplimentar los documentos. Añade tu logotipo, cambia los colores y personaliza el texto y los enlaces del correo electrónico.

  • Ejemplos de plantillas en producto

    Plantillas

    Prepara los documentos para su envío rápido con plantillas reutilizables que guardan las etiquetas y la colocación de los campos, el enrutamiento del flujo de trabajo y otras configuraciones. Las plantillas estandarizan los procesos, reducen el tiempo de preparación y permiten la automatización integral de tu negocio.

  • Interfaz de usuario de los campos automáticos de PowerForm

    PowerForms

    Genera documentos de autoservicio bajo demanda para tu firma con poco o sin código. Los PowerForms reducen el tiempo de preparación de los documentos y permiten introducir fácilmente los datos recogidos en tus sistemas de gestión.

Características de eSignature

Creación del documento

Con más de mil millones de usuarios en todo el mundo, DocuSign procesa más de un millón de documentos al día. DocuSign ofrece funciones que hacen que nuestros documentos sean ampliamente compatibles y accesibles.

  • Ahorra tiempo en la preparación de acuerdos, al tiempo que mejoras la experiencia del firmante generando acuerdos personalizados y de aspecto profesional directamente dentro de eSignature.

    Inserta datos de manera dinámica para que luzcan originales del acuerdo. Muestra automáticamente los términos relevantes o genera tablas con el número correcto de filas en función de los datos insertados en lugar de adaptar manualmente cada acuerdo. Además, automatiza tus flujos de trabajo extrayendo datos de tus sistemas de registros y distribuyéndolos directamente en el acuerdo, lo que ahorra tiempo y reduce los errores humanos.

    Conoce más

  • DocuSign admite prácticamente cualquier tipo de archivo de documento de la mayor parte de las aplicaciones para garantizar que todos tus documentos importantes puedan enviarse para firma. DocuSign reconoce incluso los documentos PDF y etiqueta automáticamente los campos de los formularios para que los firmantes ingresen los datos. Los formatos de archivo que admite son .doc, .docx, .pdf, .xls, xlsx, .txt y muchos otros.

  • Ahorra tiempo en la preparación de documentos con la conversión de formularios PDF. Al cargar un PDF, DocuSign reconoce y convierte automáticamente los campos del PDF en campos del firmante.

  • Guía a tus clientes para que firmen y pongan sus iniciales en todos los lugares adecuados en cuestión de segundos. Utiliza las etiquetas estándar para recoger firmas, iniciales, nombres, títulos, nombres de empresas y otra información relevante; o modifícalas y guárdalas como etiquetas personalizadas para su uso futuro. Las etiquetas disponibles incluyen firmas, iniciales, nombres, títulos, nombres de empresas, texto, números, moneda, notas y más.

  • El campo Dibujo permite a los firmantes y a los remitentes cargar imágenes; y los firmantes pueden dejar marcas de forma libre directamente en esas imágenes.

  • Recupera documentos de los servicios de almacenamiento en la nube más utilizados, como Google Drive, Microsoft Office 365, Box, Dropbox, Evernote, Microsoft OneDrive, Egnyte y Citrix ShareFile.

  • Coloca etiquetas y campos a determinadas líneas de texto para que al soltarlas en un documento, aparezcan automáticamente en el lugar correcto. Aún cuando cambies el documento, AutoPlace (antes Anchor Tags) mueve las etiquetas con el texto.

  • Genera documentos de autoservicio a petición para tu firma con poco código o sin código. Los PowerForms reducen el tiempo de preparación de los documentos e ingresan fácilmente los datos recopilados en sus sistemas backend.

  • Agiliza la recolección de datos y acelera el proceso de firma. Captura datos y completa el contenido de los acuerdos para tu firma de forma dinámica en una experiencia interactiva fácil de usar.

    Conoce más sobre Web Forms

  • Los remitentes pueden incluir información adicional, como revelación de información legal o términos y condiciones para el reconocimiento del firmante, como una parte distinta y diferenciada de un sobre. Los firmantes pueden ver y aceptar fácilmente los documentos complementarios, según lo requiera el remitente, en esta nueva experiencia de firma simplificada.

  • Diseña formularios a tu gusto con una funcionalidad completa que incluye casillas de verificación, botones de opción, etiquetas desplegables y campos de texto, numéricos y de divisas.

  • Vincula tus campos a datos de sistemas y servicios de terceros. eSignature extraerá automáticamente tus datos de sistemas de terceros a tu documento y viceversa, lo que eliminará el ingreso manual de datos.

  • Restringe el tipo de datos ingresados en cualquier campo elegido para eliminar los errores de ingreso de datos y el reenvío de documentos. Los valores de validación incluyen texto, correo electrónico, número de teléfono, fecha, código postal de cinco dígitos, código postal de nueve dígitos, número de la seguridad social y ocultamiento mediante expresiones regulares.

  • Automatiza la lógica de los documentos con las funciones avanzadas de validación de formularios y campos de DocuSign. Utiliza campos condicionales para ocultar o revelar datos que deben recopilarse en función de la respuesta del firmante a otros campos. Con los campos calculados, eSignature calcula dinámicamente valores basados en las entradas de otros campos. Los campos bloqueados protegen los datos que no deseas modificar, y los campos vinculados garantizan que todos los cambios se reflejen en todos los campos idénticos.

  • Permite a los firmantes posteriores editar determinados campos. DocuSign eSignature gestiona los cambios y solicita las iniciales de las otras partes antes de aceptar un cambio. El historial de transacciones realiza un seguimiento de todos los cambios finalizados.

Opciones de envío

DocuSign eSignature te permite especificar y ordenar cualquier número de firmantes. Asigna a los destinatarios diferentes funciones y accesos más allá de los permisos de firma: tendrás el control de cada paso del proceso.

  • Enruta documentos a múltiples usuarios en secuencias en serie, paralelas y mixtas para adaptarse a tu proceso ideal. Elige si deseas que los usuarios firmen uno por uno o si deseas que todos firmen al mismo tiempo.

  • Automatiza situaciones de enrutamiento complejas basándose en los datos del acuerdo.

  • Prepara los documentos para su envío rápido con plantillas reutilizables que guardan las etiquetas y la colocación de los campos, el enrutamiento del flujo de trabajo y otras configuraciones. Las plantillas estandarizan los procesos, reducen el tiempo de preparación y permiten la automatización integral de tu negocio.

  • Envía fácilmente el mismo documento a un gran número de destinatarios. Basta con importar una lista de firmantes y cada uno recibirá una copia única para firmar. Gestiona muchos sobres al mismo tiempo con acciones masivas como anular, corregir y reenviar.

  • Añade retrasos durante el proceso de enrutamiento entre destinatarios.

  • Permita conceder permisos a un usuario para enviar o gestionar sobres en nombre de otro usuario. Los usuarios asignados pueden redactar, enviar, anular, corregir o incluso organizar sobres.

  • Define las acciones de cada destinatario en tu flujo de trabajo. Elige quién puede firmar, editar o aprobar un documento y quién puede solicitar archivos adjuntos al firmante.

  • Mantén control total sobre quién ve cada documento. Cuando envíes varios documentos, restringe los firmantes que pueden ver y acceder a cada documento individual para proteger la información confidencial.

  • Haz cambios en un documento, aunque esté incompleto. Cambia la información del destinatario, añade, edita y elimina etiquetas, o añade y elimina documentos.

  • Configura recordatorios automatizados por correo electrónico para que tus firmantes completen el proceso de firma y añade notificaciones de vencimiento para que caduquen los documentos o transacciones sin tocar.

  • Obtén actualizaciones en tiempo real sobre el estado del documento y los datos del formulario a través de una API a medida que el documento avanza a través de las acciones hasta su finalización con Connect.

  • Envía documentos con las aplicaciones móviles de DocuSign incluso sin conexión. Elabora y pon en cola documentos, que luego se sincronizarán y enviarán una vez restablecida la conectividad.

  • Para determinadas transacciones, los destinatarios necesitan la opción de devolver un documento por fax. DocuSign eSignature puede ayudarte a gestionar firmas y transacciones a través de cualquier tipo de dispositivo, incluidos los faxes.

  • Recopila información de un documento y procésala a través de una plataforma de pago. Y con DocuSign Payments, puedes configurar documentos para que los clientes firmen, paguen y completen las transacciones comerciales en un solo paso.

Experiencia de firma

Envía documentos con DocuSign eSignature y haz que tus clientes firmen y devuelvan el documento en cuestión de minutos. Enviar y firmar es rápido, fácil de usar y entender.

  • DocuSign eSignature te permite firmar desde cualquier lugar y en cualquier dispositivo, ya sea desde tu oficina o sentado frente a la otra parte. Cada experiencia de firma es flexible y configurable.

  • Los firmantes en dispositivos móviles pueden acceder a una versión del documento que se adapta automáticamente al tamaño y orientación del dispositivo. Lleva la firma responsiva más allá definiendo secciones plegables, saltos de página y opciones de formato personalizadas para mejorar la experiencia del firmante móvil.

  • Si utilizas un dispositivo iPad, iPhone o Android, descarga una aplicación fácil de usar para elaborar, etiquetar, enviar y firmar documentos sobre la marcha. Incluso si no tienes instalada la aplicación móvil DocuSign, puedes firmar documentos fácilmente desde el navegador web de tu móvil.

    Descargue la aplicación

  • Acelera la firma al llegar a tus firmantes donde se encuentren. Envía notificaciones en tiempo real directamente a sus dispositivos móviles, a través de sus canales de comunicación preferidos. Permite que los firmantes abran y firmen rápidamente los documentos electrónicamente con envíos por SMS o WhatsApp.

    Más información sobre Multi-Channel Delivery

  • Firma documentos con las aplicaciones móviles de DocuSign incluso sin conexión. Firma, elabora y pon en cola documentos, que luego se sincronizarán y enviarán una vez restablecida la conectividad.

  • El soporte de accesibilidad de DocuSign permite a los firmantes con problemas de visión y audición firmar documentos con nuestro servicio.

  • Refleja tu marca en los correos electrónicos y las páginas web que ven tus destinatarios al cumplimentar los documentos. Añade tu logotipo, cambia los colores y personaliza el texto y los enlaces del correo electrónico.

  • Los comentarios permiten al remitente y a los destinatarios de un sobre intercambiar opiniones sobre un documento directamente dentro de las experiencias de firma web y móvil de DocuSign eSignature. La función ofrece a los usuarios notificaciones de comentarios en tiempo real y la posibilidad de rastrear y conservar el historial de conversaciones para las transacciones de eSignature.

Identificación y autenticación del firmante

Asegúrate de que los firmantes son los que dicen ser. DocuSign ofrece diversas formas de hacer que los firmantes demuestren su identidad antes de darles acceso a los documentos.

  • DocuSign eSignature incorpora autenticación de correo electrónico. Esto garantiza que solo firmen las personas a las que tú hayas invitado a hacerlo y que tengan acceso a la cuenta de correo electrónico indicada.

  • Este tipo de autenticación requiere que los firmantes proporcionen un código generado por el remitente para abrir y firmar sus documentos.

  • A través de mensajes de texto SMS, envía una contraseña de un solo uso que tus destinatarios deberán ingresar para acceder a los documentos.

  • DocuSign eSignature acepta y registra la autenticación de otros sistemas integrados con eSignature mediante protocolos estándar del sector. El inicio de sesión único (o Single Sign-On - SSO) puede detectar dominios de correo electrónico en el inicio de sesión y redirigir al proveedor de identidad de tu dominio para la autenticación.

  • Verifica la identidad de los firmantes mediante documentos de identidad expedidos por el gobierno. Nuestra tecnología verifica Documentos de identificación con fotografía analizando los elementos de seguridad del documento y cotejando el nombre del acuerdo con el del documento de identificación.

Informes

Los informes detallados del producto facilitan a los usuarios y administradores de cuentas de DocuSign la visibilidad de su cuenta. Obtén datos empresariales siempre que los necesites con un acceso en tiempo real combinado con informes programados ampliables.

  • DocuSign realiza un seguimiento de tus transacciones en tiempo real: cada firma, aprobación y acciones relacionadas del destinatario se registran y se pueden ver.

  • Convierte los datos en acciones con Signing Insights. Identifica patrones y profundiza para descubrir información valiosa con visualizaciones de datos potentes pero fáciles de usar. Con Signing Insights, puedes optimizar el recorrido del firmante para mejorar las tasas de finalización.

  • Personaliza, ejecuta, exporta e imprime fácilmente los informes de tu cuenta. DocuSign informa sobre los documentos, los destinatarios y la actividad general de la cuenta.

  • Comparte datos y estadísticas exportando los datos de los documentos a un archivo CSV. Exporta datos que van desde un único campo hasta datos de varios documentos y PowerForms.

Cumplimiento

Con DocuSign eSignature, tus firmas electrónicas son legalmente admisibles en los tribunales y ampliamente aceptadas en la mayor parte de las transacciones comerciales de todo el mundo. El potente registro de datos de transacciones ayuda a proteger tus contratos frente al repudio.

  • Todos los documentos se sellan digitalmente con la tecnología estándar del sector, la Infraestructura de Clave Pública (Public Key Infrastructure, PKI). Este sello de manipulación indica que la firma electrónica es válida y que el documento no ha sido manipulado después de descargarse de DocuSign eSignature.

  • Haz un seguimiento de tu documento en cada paso del proceso. DocuSign eSignature mantiene un historial completo y automatizado de cada actividad, incluida la visualización, impresión, envío, firma o rechazo de la firma de un documento.

  • Cada documento firmado con DocuSign eSignature incluye un certificado de finalización que proporciona una prueba del proceso de firma a todas las partes de la transacción. Este certificado incluye información de la pista de auditoría, que muestra quién firmó, las marcas de tiempo que detallan cuándo y dónde firmó cada persona, y el propio documento cumplimentado.

  • Configura y actualiza la divulgación de registros y firmas electrónicas (antes revelación al consumidor) para que cumpla la política de la empresa, y exige así a los firmantes que consientan o vuelvan a consentir el aviso de revelación de registros y firmas electrónicas.

  • Puedes configurar DocuSign eSignature para que sea compatible con normativas específicas del sector, como por ejemplo: NOM 151, HIPAA, y 21 CFR Part 11.

  • Personaliza la marca de agua para diferenciar los borradores de los documentos terminados. La marca de agua aparece en todas las páginas de todos los documentos hasta que finalizas el proceso de firma.

Archivo y conservación de documentos

El sistema de almacenamiento a prueba de manipulaciones de DocuSign mantiene los documentos firmados y los registros de auditoría, para proporcionar acceso fácil pero seguro.

  • Para sectores muy regulados, como los servicios financieros, puedes mantener un registro claro de todas las transacciones enviando una copia de cada interacción por correo electrónico entre tu organización y los firmantes a una dirección de correo electrónico segura que haya sido archivada.

  • Controla la vida de tus documentos y aplica la política de la empresa relativa a la conservación de documentos. Purga automáticamente los documentos después de un periodo de tiempo especificado y notifica a los usuarios con antelación de la purga.

  • Descarga sobres, documentos y datos de DocuSign para utilizarlos con sistemas externos. DocuSign Retrieve se ejecuta en tu sistema como solicitud única o de forma recurrente. Configura DocuSign Retrieve para especificar el tipo de archivo y la ubicación de almacenamiento.

  • Automatiza tus tareas habituales posteriores a la firma con medidas de acuerdo. Configura reglas para archivar automáticamente los acuerdos completados en tu proveedor de almacenamiento en la nube (SharePoint, Google DriveTM y más), exporta datos a Google SheetsTM o Excel en línea, inicia flujos de trabajo en DocuSign CLM y configura flujos de trabajo que, al completar un acuerdo inicial, activen automáticamente un segundo acuerdo.

Características de la plataforma

Disponibilidad

Sabemos lo importante que es que un servicio esté siempre disponible. Por este motivo, DocuSign se compromete a garantizar el tiempo de actividad del servicio y una transparencia total sobre el estado de nuestro sistema.

DocuSign eSignature ofrece un tiempo de actividad del 99.99% sin tiempos de inactividad por mantenimiento.

  • DocuSign publica y actualiza el estado de disponibilidad en el Centro de confianza en tiempo real para que sepa que el servicio de DocuSign está disponible cuando lo necesites.


    Más información

  • Las estadísticas de tiempo de actividad de DocuSign son actualizado mensualmente para reflejar la estabilidad del servidor y mantener el estado de DocuSign transparente para el público.

  • El Centro de Confianza DocuSign proporciona actualizaciones y alertas de mantenimiento del sistema y otras notificaciones.

Seguridad

DocuSign protege tu información altamente confidencial cifrando tus documentos y haciendo que cada documento sea inviolable. Las opciones de autenticación le ofrecen la seguridad de que los firmantes son los que dicen ser en el momento de la firma, lo que contribuye a garantizar que tus documentos no sean impugnados ante un tribunal. Con DocuSign, la seguridad de tus documentos, la autenticación de la firma electrónica y la seguridad del sistema son las máximas prioridades.

  • El Centro de Confianza DocuSign proporciona información sobre cómo protegemos tus datos, nuestros certificados y pruebas, y actualizaciones y alertas.

  • DocuSign utiliza el cifrado AES-256 bits para garantizar que los documentos en el sistema estén encriptados en todo momento. Cualquier cambio no autorizado en el documento subyacente será detectado e identificado como prueba de manipulación.

  • DocuSign puede reasignar automáticamente tu documento a un usuario diferente después de que un documento haya sido firmado, y darle a ese usuario la propiedad y eliminar el acceso del remitente original.

  • DocuSign cuenta con la certificación ISO27001, SSAE 16, SOC 1 Tipo 2, SOC 2 Tipo 2 y PCI DSS.

  • Protégete y protege a tus firmantes de estafadores y remitentes de correo no deseado. DocuSign garantiza que los usuarios puedan validar los correos electrónicos y las notificaciones utilizando un código de acceso para acceder a los documentos directamente desde el sitio web de DocuSign.

Presencia internacional

DocuSign goza de reconocimiento mundial y se utiliza internacionalmente. Usuarios de más de 180 países y territorios han utilizado DocuSign eSignature para completar sus transacciones digitales.

  • Permite a los clientes firmar en su lengua materna, con soporte para experiencias de firma en 44 idiomas y la posibilidad de solicitar firmas en 14 idiomas.

  • El servicio DocuSign está disponible en todos los husos horarios. Cualquier transacción se marca con un código de tiempo universal que se convierte a la zona horaria local que especifiques.

  • DocuSign eSignature garantiza que todas las acciones se marquen con la hora exacta mediante un reloj con servidor sincronizado con el reloj atómico del Instituto Nacional de Normas y Tecnología (National Institute of Standards & Technology, NIST), lo que te ayuda a mantener tus registros y tu pista de auditoría lo más precisos posible.

Gestión y control

Gestiona tu implantación de DocuSign con amplias funciones de administración central. Ayuda a tus empleados a cumplir las políticas de la empresa, establece políticas de custodia y conservación de documentos, gestiona cómo firman o adoptan firmas los firmantes, especifica la autenticación de usuarios y mucho más.

  • Añade usuarios y grupos, y configura fácilmente diferentes permisos y privilegios para ellos.

  • La administración delegada permite al departamento de TI, a los analistas empresariales y a otras personas administrar funciones específicas dentro de las cuentas y mantener al mismo tiempo la máxima flexibilidad y control.

  • Controla la configuración de toda la cuenta de todos los usuarios para garantizar la compatibilidad con las políticas de tu empresa.

  • Asegúrate de que todos tus usuarios dispongan de contraseñas seguras para proteger la información privada de tu empresa. Establece los requisitos de seguridad de la contraseña para los usuarios, incluido el número de días antes de la caducidad, el formato y mucho más.

  • La gestión del acceso con Inicio de sesión único (single sign-on, SSO) ayuda a los administradores a asegurar el acceso a sus cuentas controladas por la organización. Con el proveedor de identidad de terceros de su elección, los administradores pueden ayudar al cumplimiento de las normas de seguridad y de la empresa, y aprovisionar automáticamente a los usuarios.

  • La gestión de organizaciones ayuda a los administradores a gestionar de forma centralizada DocuSign eSignature en toda la empresa; incluso en cuentas, dominios y centros de datos de todo el mundo. Te permite comparar la configuración de varias cuentas, modificar la configuración de cuentas en bloque y añadir, actualizar o cerrar de forma eficaz un gran número de cuentas de usuario a la vez.

API abiertas e integraciones

Brinda experiencias digitales creativas con nuestras potentes APIs. Nuestras APIs están diseñadas para ser abiertas, transparentes y fáciles de integrar.

  • DocuSign eSignature publica sus API REST y SOAP. Son fácilmente accesibles para los desarrolladores que deseen integrarlas. Explora la amplia API de DocuSign con nuestros IODocs interactivos.

    Más información

  • DocuSign eSignature admite un sistema de tokening basado en OAuth2 como opción adicional de autorización de API para empresas que requieren una mayor capa de seguridad para integraciones personalizadas.

  • Con el inicio de sesión único (“SSO”), puedes aprovisionar nuevos usuarios y aplicar una gestión de acceso segura en todas tus aplicaciones corporativas. Garantiza el cumplimiento de las políticas de la empresa, de seguridad y reglamentarias.

  • DocuSign eSignature proporciona un entorno sandbox completo que facilita el desarrollo rápido, prueba e implantación de aplicaciones que utilicen o integren la tecnología de eSignature.

  • La compatibilidad de DocuSign eSignature con la firma incorporada te permite brindar experiencias de firma perfectas para tus usuarios directamente dentro de sitios web y aplicaciones. Personaliza la interfaz de usuario de tus acuerdos, mediante el uso de diversas alternativas para mostrar los acuerdos para que se adapten mejor al aspecto y estilo de tu sitio web o aplicación móvil.

  • Integra y conecta eSignature con los sistemas y herramientas que ya utilizas, por ejemplo, Salesforce, Box, Slack and cientos más.

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Prueba DocuSign eSignature gratis por 30 días. No se requiere tarjeta de crédito.

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