¿Cómo firmo un documento en DocuSign usando
un certificado digital del SAT en México?

El Servicio de Administración Tributaria de México (SAT) emite certificados de e.firma (antes conocidos como Firma electrónica o FIEL) para que tanto personas físicas como empresas puedan firmar documentos de forma segura al tiempo que comprueban su identidad de forma más avanzada. 

¿Qué es un Certificado Digital?

Un certificado de sello digital es un documento electrónico mediante el cual una autoridad de certificación (como el SAT) garantiza la vinculación entre la identidad de un sujeto o entidad y su clave pública.

Su certificado digital es único, es un archivo seguro y cifrado, que tiene la validez de una firma autógrafa.

¿Para qué sirve el Certificado Digital?

Los certificados de sello digital son expedidos por el SAT, y para un propósito específico: firmar digitalmente documentos de forma segura, y garantizar la identificación de la persona que firma.

Por medio de sus certificados digitales, las personas pueden firmar documentos electrónicamente; garantizando así el origen, la unicidad y las demás características que se heredan de los certificados de firma electrónica avanzada (integridad, no repudio y autenticidad).

¿Por qué tengo que usar mi certificado del SAT para firmar en DocuSign?

A veces, el que envía un documento para su firma requiere que ésta se lleve a cabo mediante el uso de un certificado digital, para así comprobar la identidad del firmante de forma fehaciente. Si este es el caso, cuando esté firmando un documento en DocuSign, aparecerá un mensaje pidiéndole que localice su certificado de firma digital del SAT en su computadora. 

Actuando de esta forma, el remitente del documento estará seguro de que el destinatario que abrió y está firmando el documento es la persona correcta e identificada por el certificado.

Visite el sitio web del SAT si necesita obtener ayuda con su certificado de firma digital. 

¿Qué debo hacer para firmar en DocuSign con mi certificado del SAT?

Para poder usar su certificado del SAT para firmar documentos en DocuSign, es necesario seguir los siguientes pasos:

  1. Convierta el certificado del SAT en un certificado PFX

    El SAT emite sus certificados en dos archivos digitales: un certificado (archivo de formato .cer) y una clave privada (archivo de formato .key), tal como se ve en el siguiente ejemplo:


     

    En DocuSign, únicamente se pueden usar certificados que estén compuestos de un único archivo. Por esta razón, es necesario llevar a cabo una simple conversión de su certificado del SAT usando la herramienta a seguir:

     

    Una vez que haya convertido sus certificados del SAT en un archivo de formato .pfx, y lo haya guardado en su computadora (usualmente lo encontrará en la carpeta de “descargas”, o puede buscar el archivo “certificado.pfx” en su computadora), puede pasar al siguiente paso para instalarlo.

  2. Instale el certificado PFX en su computadora
     

    1.

    Vaya a la carpeta donde se haya guardado el archivo “certificado.pfx”

    2.

    Haga doble clic en el archivo para abrirlo

     

    2.1.

    En una Windows, el “asistente para importar certificados” se abrirá automáticamente y le guiará durante todo el proceso hasta que finalmente el certificado quede registrado en el sistema.

     

    2.1.1.

    Elija la ubicación del almacén para el “Usuario actual”

    2.1.2.

    Introduzca la contraseña de la clave privada que introdujo anteriormente, durante el proceso de conversión del certificado del SAT.

    2.1.3.

    Siga las instrucciones del asistente de Windows, como aparece en las pantallas a seguir:

     

    2.2.

    En una computadora Mac, el proceso es muy similar, aunque hay un paso adicional:

     

    2.2.1.

    Una vez que haya hecho doble clic en el archivo “certificado.pfx”, éste será añadido al “Acceso a Llaveros” en la computadora. En el siguiente ejemplo, es el certificado a nombre (ficticio) de Fernando Castillo Ñabarro:

    2.2.2

    Así es como se ve en un principio - note que hay un aviso indicando que el certificado no es confiable (not trusted)

    2.2.3

    Para hacer que el certificado sea confiable, y así poder usarlo para firmar documentos con DocuSign,, haga clic en el mismo con el botón derecho, y seleccione la opción “Get Info” (“Ver información”):

    2.2.4

    En la ventana que aparece a seguir, en la Sección “Trust”, seleccione la opción “Always Trust” (“Confiar siempre”):

    2.2.5

    Como resultado, verá que ahora el certificado muestra una nota diciendo que está marcado como “confiable” para su cuenta:

     
  3. Use el certificado para firmar documentos en DocuSign

    Cuando reciba un correo electrónico de DocuSign informándole de que le han enviado un documento para firmar, siga los pasos que verá en el sitio de DocuSign.

    Durante el proceso de firma del documento, es posible que se le pida usar un certificado digital. En ese caso, aparecerá en pantalla una opción para elegir el certificado que desea usar: seleccione el certificado que guardó en el paso anterior y siga las instrucciones. También es posible que la firma se lleve a cabo sin necesidad de usar su certificado; todo dependerá de lo que haya decidido la persona o empresa que le ha enviado el documento para su firma.

    Si se encuentra con alguna dificultad a la hora de usar el certificado para firmar, por favor entre en contacto con la persona que le envió el pedido de firma - ella podrá colaborar con el equipo de DocuSign para resolver el problema.

Notas importantes

1) Una vez que haya convertido su certificado, podrá firmar documentos en DocuSign todas las veces que desee con el mismo certificado. O sea, únicamente debe convertir e instalar su certificado una vez.

2) Solamente instale sus certificados en su propia computadora, o en la que su empresa le haya dado para su uso personal. Nunca los instale en computadoras a las que otras personas tengan acceso (por ejemplo, en cibercafés, bibliotecas u otros espacios públicos).