Creación de plantillas

El proceso de creación de una plantilla es muy similar al de inicio de un sobre. Puede agregar a la plantilla archivos, destinatarios, mensajes y campos de firma, además de cualquiera de los tipos de archivos estándar admitidos.

Acerca de las plantillas
Crear una plantilla
Copia de una plantilla

Nota: Su acceso a las plantillas está controlado por los permisos de usuario, tal y como los definiera su administrador de DocuSign. Si no puede crear o editar, ni tampoco usar plantillas, póngase en contacto con su administrador.

Acerca de las plantillas

La diferencia fundamental entre la creación de sobres y plantillas radica en que, el caso de las últimas, puede agregar funciones de marcador de posición a la lista de destinatarios. La función de marcador de posición representa a un destinatario en los sobres creados mediante la plantilla. Al iniciar posteriormente un sobre utilizando la plantilla, tendrá que rellenar la información de la persona con dicha función. Lo habitual es usar funciones de marcador de posición para los destinatarios en lugar de personas con su propio nombre, ya que seguramente enviará la plantilla a distintas personas cada vez que la utilice.

Puede crear una plantilla desde cero, o copiar una plantilla existente y modificarla. También puede utilizar la función Guardar como plantilla para crear una plantilla a partir de cualquiera de sus sobres actuales. Puede guardar una plantilla con tanta o tan poca información como desee. Puede guardarla únicamente con un título o un documento, o con cualquier otro dato más.

Creación de plantillas completas para maximizar la productividad

Si una plantilla está completa, puede ahorrar incluso más tiempo. Para que una plantilla esté completa, debe contener al menos uno de los siguientes elementos: documento, destinatario y campo de destinatario. Al utilizar una plantilla completa, puede rellenar los nombres de los destinatarios y revisar el mensaje de correo electrónico de forma sencilla. Si la cuenta utiliza campos personalizados del sobre, puede introducir los valores de campo.

Limitación de los cambios que pueden hacer los remitentes cuando utilizan su plantilla

Existen varias formas de restringir los cambios que se pueden realizar cuando se utiliza una plantilla para enviar un sobre. Estas restricciones resultan de utilidad si desea controlar cómo se utiliza la plantilla.

Pasos para crear una plantilla

Puede guardar una plantilla con tantos datos como desee. Este procedimiento se aplica a todos los elementos que puede agregar o establecer en su plantilla, pero todos los pasos son opcionales y puede elegir exactamente cómo desea configurar su plantilla.

  1. En la página Plantillas, haga clic en NUEVO -> Crear plantilla.
    La vista de preparación aparece en los lugares en los que puede agregar archivos, funciones del destinatario y mensajes.
  2. Especifique un nombre y una descripción para la plantilla.
  3. Cargue uno o varios archivos en la plantilla desde su equipo local o desde uno de los proveedores de almacenamiento en la nube autorizados. 
  4. Para agregar funciones de destinatario, realice lo siguiente:
    • Defina la función del destinatario en el campo Función. Gracias a las funciones, al utilizar una plantilla para enviar un documento, los usuarios saben a quién deben especificar como destinatario (por ejemplo, Solicitante).
      Nota: Especifique una función única que represente a cada persona que deba firmar el documento. Ejemplo: Solicitante 1; Solicitante 2. Puede usar la opción de orden de la firma si necesita remitir el sobre a la misma función más de una vez.
    • Seleccione la acción de firma de la función del marcador de posición. Ejemplo: Requiere firma
    • Para agregar más funciones de destinatario, haga clic en AGREGAR DESTINATARIO y repita los pasos a-b.
  5. Para agregar destinatarios identificados, realice lo siguiente:
    • Introduzca el nombre y la dirección de correo electrónico de la persona.
    • Seleccione la acción de firma del destinatario.
    • (Opcional) Especifique una función para el destinatario. Indicar una función es opcional, aunque resulta útil para definir por qué la persona está firmando el documento. Ejemplo: Aprobación de ventas.
    • Para agregar más destinatarios con nombre, haga clic en AGREGAR DESTINATARIO y repita los pasos a-c.
  6. (Opcional) Establezca un orden de firma para el documento en el caso de que el sobre tenga más de un destinatario. Para exigir que un destinatario proporcione información adicional para identificarse durante el proceso de firma, agregue un método de autenticación.
  7. Defina un mensaje estándar para la plantilla o agregue mensajes privados para destinatarios concretos.
  8. Para establecer opciones avanzadas (por ejemplo, programaciones de caducidad o recordatorios) o agregar una contraseña para que no se modifique su plantilla, haga clic en el enlace Editar, situado junto a los datos de Opciones avanzadas.
  9. Para guardar la plantilla sin agregar cambios, haga clic en Otras acciones y seleccione GUARDAR Y CERRAR.
  10. Si desea establecer los campos de firma para el documento, haga clic en SIGUIENTE.
  11. Si desea agregar campos de firma para cada uno de los destinatarios de la plantilla, siga el procedimiento habitual descrito en Adición de campos a los documentos.
  12. Para terminar la plantilla, haga clic en GUARDAR Y CERRAR.
    Su plantilla se ha guardado y está lista para usarse.

Pasos para copiar una plantilla

  1. Vaya a la página Plantillas.
    Aparecerá la lista de plantillas con las plantillas guardadas.
  2. Busque la plantilla que desea copiar mediante una búsqueda, filtrado o revisión de la lista de plantillas.
  3. Haga clic en el menú de acciones de la plantilla y seleccione Crear una copia.
    La nueva copia de la plantilla se abre para que pueda cambiar cualquier aspecto, como el nombre de la plantilla y los archivos, destinatarios y campos de destinatario.
  4. Cuando haya terminado de efectuar los cambios, haga clic en GUARDAR Y CERRAR.