Renovación de contratos: 4 problemas que previene la tecnología
Ante el contexto de mercado actual, las negociaciones extremadamente resistentes al cambio son cada vez más difíciles de encontrarse, una vez que las nuevas relaciones comerciales son marcadas por transacciones flexibles, actualizables, dinámicas y abiertas a la renovación de contratos.
Independientemente del vínculo positivo con un proveedor, a menudo, es necesario evaluar si los acuerdos son beneficiosos y duraderos para ambas partes ya sea para detectar si la calidad y el cumplimiento está acorde con lo especificado en el contrato o para identificar dificultades operacionales.
De hecho, frente a la optimización de la entrega justo a tiempo o “just-in-time”, la gestión de la calidad total a precios competitivos y las condiciones de mercado que cambian rápidamente, las renovaciones cumplen un papel vital en el ciclo de vida de los contratos digitales y tradicionales.
Para negociar los contratos firmados con mucha más agilidad, seguridad y eficiencia y considerando las flamantes tendencias del mercado, las organizaciones han necesitado implementar tecnologías como softwares de gestión y firmas electrónicas. ¿Quieres aprender más sobre el tema?
Lee las siguientes líneas hasta el final y descubre todo lo que necesitas saber sobre cómo la tecnología puede ayudarte a evitar los 4 principales problemas en el proceso de renovación de contratos.
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Etapa de renovación de contratos: ¿Qué papel juega en su ciclo de vida?
Todas las empresas deben tener en cuenta que la negociación es un proceso continuo, no un evento único que termina con la firma de un acuerdo.
Así, los gerentes de negocio exitosos que se adaptan a las tendencias de transformación digital actuales, tratan las negociaciones en su totalidad, desde la planificación hasta la implementación completa de un contrato vía digital, utilizando las firmas electrónicas para optimizar el proceso y mejorar la experiencia del cliente, proveedor e incluso, acelerar la aceptación de los contratos de trabajo.
Frente a esta perspectiva, si el contrato entre el cliente y el proveedor se cumple a rajatabla y resulta rentable, la renovación del contrato consiste en una sabia decisión de ambas partes. Pero, ¿cuándo es necesario renegociar?
La renovación de contratos puede realizarse durante:
Intra-acuerdo
Este tipo de renegociación tiene lugar durante la vigencia del acuerdo, ya sea por el incumplimiento de obligaciones de alguna de las partes, por modificaciones o mejoras en las condiciones.
La renovación de contratos es más fluida si el acuerdo inicial contiene una cláusula que las permita revisar y estructurar un nuevo documento a tenor de la coyuntura actual. La aceptación desde el principio abre la posibilidad de renegociar cláusulas específicas debido a eventos imprevistos y contribuye en gran medida a reducir las tensiones y las inconsistencias.
Revisiones programadas
La oportunidad de renegociar también puede surgir cuando son establecidas fechas o plazos específicos para revisar un acuerdo.
Por ejemplo, cuando se realiza un contrato a largo plazo, cualquiera de los interesados puede decidir reunirse con regularidad y evaluar las cláusulas del documento.
Después que el contrato expire
La renovación de contratos también puede tener lugar luego de caducar el acuerdo. Incluso, ocasionalmente alguna de las partes puede decidir esperar a que expire antes de volver a iniciar nuevas negociaciones.
Este caso puede reflejar un cambio en las estrategias comerciales existentes o puede indicar que una de las partes ya no está convencida de los beneficios de continuar la relación contractual.
En cualquiera de estos tres tipos, las comunicaciones abiertas y el monitoreo continuo y a tiempo son fundamentales para el éxito.
Entonces, ¿cómo lograr que esto se realice satisfactoriamente? En efecto, es imprescindible adoptar recursos de tecnología; sobre esto conversaremos a continuación.
La tecnología previene 4 tipos de problemas comunes en la renovación de contratos
La renovación de contratos se trata de un proceso delicado que debe hacerse en tiempo y forma para que surta efecto, por lo que utilizar herramientas digitales se ha posicionado como una necesidad básica para la optimización de sus actividades.
¿Qué potenciales problemas la tecnología logra prevenir en la renovación de contratos? Descúbrelo en seguida:
1. Olvido o confusión en las fechas
Este representa uno de los errores más usuales al momento de gestionar los contratos, puesto que, si no se utilizan programas especializados, terminan archivándose bajo el formato impreso, prescindiendo así de un análisis detallado de sus fechas, términos e hitos clave.
Por esta razón, es necesario contar con un software que pueda registrar fechas y permita configurarse para que emitir alertas a los colaboradores autorizados.
2. Pérdida del poder de negociación y costos fuera del presupuesto
Al presentarse el inconveniente anterior, es común que ocurran dos consecuencias nada favorables.
En primer lugar, el hecho de que una fecha relevante no sea tomada en cuenta, puede generar costos adicionales por incumplimientos en las cláusulas del contrato; esto seguramente será anunciado por la contraparte y, para ese momento, el caso ya estará perdido.
Por otra parte, en lo que respecta a los contratos de tracto sucesivo, el único momento para renegociar sus condiciones suele ser cerca del día de la renovación de contratos.
Por esta razón, consta de una fecha no solo relevante, sino también decisiva, puesto que los tratos bajo este modelo no pueden renovarse automáticamente.
Así pues, no prestar atención en el plazo puede hacer que se pierda la oportunidad de renegociar mejores condiciones comerciales para la empresa y, en consecuencia, limitar la efectividad de la relación comercial con un proveedor o distribuidor, por ejemplo.
3. Omisión de cláusulas o desactualizadas
Como hemos señalado supra, la renovación de contratos representa la instancia idónea para incluir, cambiar o actualizar algunas de sus cláusulas garantizando así, que el vínculo con la otra parte continúe siendo valioso para el negocio a punto de enfrentar los cambios constantes en el mercado.
En este sentido, es importante aclarar que los problemas surgen cuando no se cuenta con un proceso previamente establecido. En este caso, no contamos con las habilidades técnicas para definir con base en datos valiosos qué es lo que necesita la organización; así es como se pueden mantener cláusulas obsoletas.
4. Costes por almacenamiento físico
La etapa de renovación de contratos implica generar un nuevo documento, hecho que abarca:
- Compra de todos los materiales para su impresión;
- Movilidad de las partes para su firma;
- Personal especializado para la búsqueda, reescritura y aprobación de estos documentos;
- ¡Y varias otras acciones relacionadas con el proceso!
Al contar con soluciones como la firma electrónica y otras herramientas digitales como aplicaciones móviles y programas orientados al sector comercial, fomentas un ecosistema paperless, donde lograrás no solo reducir los costos inherentes a la impresión y compra de materiales de oficina, sino que también contribuyes al desarrollo sostenible.
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