Cómo elegir un software de gestión del ciclo de vida de contratos
En la actualidad, los negocios deben lidiar con gran cantidad de documentos en el medio online. Y, para mantener una buena organización, es vital saber cómo elegir un software de gestión del ciclo de vida de contratos, que permita almacenarlos adecuadamente y gestionarlos en pro del cumplimiento.
Los contratos son documentos extremadamente importantes en el ámbito corporativo, pues formalizan la aceptación de acuerdos, el cierre de tratos y ventas, generando un vínculo fidedigno entre las partes signatarias.
Bajo una dinámica manual, esto genera cierta morosidad, una vez que supone dejar de prestar atención en determinadas tareas para atender otras, más burocráticas y sin una contribución efectiva.
Como resultado, la empresa retrasa el envío de sus documentos, formularios y otros archivos repercutiendo así, tanto en la caja como en la imagen de la empresa ante los órganos regulatorios.
¿Buscas un contenido completo sobre cómo elegir un software de gestión del ciclo de vida de contratos?
En este artículo, además de descubrir para qué sirve este programa, encontrarás mucha información sobre cómo elegir un software de gestión del ciclo de vida de contratos y, en la última sección, accederás a las principales ventajas de una de las alternativas más prometedoras del mercado.
¿Qué es un software de gestión del ciclo de vida de contratos?
Un programa de gestión de contratos consiste en una herramienta que posibilita administrar, organizar, almacenar y analizar esta clase de documentos, automatizando una serie de tareas y asegurando que las partes involucradas presten atención a los puntos especificados en el escrito.
En la actualidad, existen dos tipos de programas:
- los que demandan instalación y licencia;
- los que se almacenan en la nube.
Para utilizar los primeros, la empresa debe adquirirlo e instalarlo en las máquinas de los profesionales que lidian a diario con la gestión de contratos.
Asimismo, necesita comprar una licencia de uso y tener un equipo de TI a disposición para actualizarlo, subsanar dudas y proporcionar soporte en el caso de inconsistencias y fallas.
Por otro lado, los software almacenados en la nube, también conocidos SaaS, son soluciones modernas y extremadamente eficientes por varios motivos.
En primer lugar, los programas alojados en el entorno online posibilitan centralizar la información y acceder a los datos en el momento que el profesional necesite, dondequiera que se encuentre.
Otras características relevantes de los software de gestión de ciclo de contratos como servicio son:
- Escalabilidad: Un sistema de este tipo permite incluir nuevas funciones a medida que la empresa se desarrolla y crece.
- Control de estado de los acuerdos: Como los datos se actualizan en tiempo real, la empresa puede comprobar si un determinado escrito ha sido firmado o si aún se encuentra pendiente.
- Integración: Por lo general, este tipo de software permite integrarse con otras herramientas que se usen en el negocio.
- Adaptabilidad: El proveedor puede adaptar la dinámica del sistema de acuerdo con las necesidades del cliente.
- Seguridad: Cuando incorporamos una solución SaaS, podemos almacenar los datos corporativos en servidores con altos niveles de seguridad de la información minimizando así, la incidencia de robos o raptos de los datos.
Estamos hablando de un programa que te ayuda a gestionar los contratos automatizando diversas actividades repetitivas y exhaustivas como es el caso de la inclusión de datos al sistema.
Además, este tipo de tecnología favorece el cierre de negocios mucho más atractivos y rentables, tan pronto como se presentan, dado que sincroniza e integra datos apoyando así, una toma de decisiones más eficiente y acorde con los propósitos organizacionales.
¿Para qué sirve y cómo se usa este tipo de software?
En lo que se refiere a la gestión de contratos, un sistema puede acelerar no solo la elaboración, sino también el análisis, firma y revisión. Esto incrementa la calidad de todas las etapas del ciclo de vida, centrando la información en un solo lugar.
Como es una solución completa, permite administrar contratos con diferentes públicos involucrando a todos los profesionales que participan del proceso contractual.
Además de este punto positivo, el uso adecuado de este recurso ayuda a las empresas a iniciar la digitalización de sus contratos, atendiendo a las normativas y la legislación vigente. Optimizando así, la gestión de los documentos involucrados en la producción, administración y negociación de contratos.
A continuación, presentamos otras utilidades del software en cuestión:
- Permite la gestión de contratos de PYMES y otras empresas;
- Evita el almacenamiento de documentos impresos;
- Minimiza la necesidad de espacio;
- Fomenta la seguridad y la privacidad de los contratos asignando permisos específicos solo a los profesionales involucrados en el proceso;
- Habilita la modificación de los términos, así como de las cláusulas;
- Viabiliza la renegociación y las correcciones en el acuerdo;
- Posibilita firmar acuerdos en el medio online, independientemente de la localización geográfica de las partes.
¿Cómo elegir un software de gestión del ciclo de vida de contratos con éxito?
Una efectiva gestión de contratos puede modificar profundamente la realidad de la empresa. No solo por permitir cerrar negocios más rentables, sino también por mejorar la imagen y reputación de la empresa ante sus públicos.
Esto ocurre porque administrar con éxito estos documentos permite elevar el nivel de cumplimiento, así como generar una percepción positiva acerca de su compromiso.
Ahora que conoces a detalle qué es, para qué sirve y la utilidad de una herramienta de este tipo, es hora de presentarte las mejores prácticas para seleccionar un programa de gestión de excelente calidad.
¡Sigue nuestros 7 consejos para contratar la alternativa más eficiente ante tus necesidades!
1. Opta por un software alojado en la nube
En la primera sección de nuestro contenido, hemos incluido algunos de los diferenciales de los SaaS bajo diferentes perspectivas.
Con un software de gestión de ciclo de contratos alojado en el espacio cloud no solo aseguras el acceso a la información en el momento que los usuarios del sistema necesitan, sino que también promueves una eficiencia operativa y productiva nunca antes vista.
Como los gerentes, ejecutivos y profesionales del área pueden consultar los documentos desde cualquier dispositivo, lugar y momento, podemos aceptar tratos y cerrar acuerdos de forma mucho más rápida.
2. Verifica la usabilidad del sistema
Al seleccionar un software, asegúrate de adoptar una herramienta intuitiva, sencilla y muy fácil de usar.
Por lo general, este tipo de herramienta posibilita crear documentos en pocos minutos y no demanda un gran conocimiento técnico en TI por lo que, usuarios regulares de otras aplicaciones y sistemas pueden usarlo de forma muy práctica.
Ten en mente que este recurso debe acelerar la ejecución de tareas y no enlentecerla, acarrear errores o inconsistencias.
Así pues, para eficientar el uso del tiempo, trata de seleccionar una alternativa de primera generación simple y que pueda manipularse por cualquiera (habilitado) que así lo desee.
3. Adopta una opción que posibilite crear contratos
La primera etapa del ciclo de vida de un contrato consiste en su elaboración. ¡De ahí la necesidad de contar con un recurso que permita crear documentos!
Para ejecutar esta fase con maestría y crear escritos fidedignos, debemos introducir una herramienta que permita automatizar tareas repetitivas como incluir automáticamente datos ya integrados al sistema.
Además, es imprescindible prestar atención en las funciones relacionadas con esta etapa del ciclo. En este sentido, antes de lanzarte a contratar una solución, vale la pena verificar las diferentes opciones de recursos destinados a la generación de documentos y compararlos con las funciones relevantes para la empresa.
4. Presta atención en la sincronización automática
La automatización de procesos es imprescindible para mejorar la agilidad de las tareas vinculadas a la gestión del ciclo de vida de los contratos.
Cuando contamos con una solución de tecnología que actualiza los datos de acuerdo con su flujo en el sistema, no solo ahorramos tiempo, sino también dinero pues dejamos de gastarlo poniendo en práctica medidas manuales de introducción de datos.
¡Esto conlleva a una reducción expresiva en las inconsistencias informativas y errores en cálculos, plazos y otros que puedan afectar las diferentes áreas corporativas!
5. Verifica si el sistema atiende a la legislación
No basta con cerciorarte acerca de las funciones, características y beneficios de un software de gestión de contratos. Es indispensable incorporar una herramienta que te apoyará en el reto de cumplir con las exigencias y normativas establecidas por los órganos reguladores.
De esta manera, se evitan problemas legales y judiciales, al paso que se potencializa la seguridad de la información.
Bajo esta óptica, es importante recalcar que el marco legal que regula las actividades de diversos rubros, sufre modificaciones regulares principalmente a raíz de las nuevas tendencias y necesidades del mercado. Por lo cual, dominar la legislación suele ser un reto bastante complejo.
Para facilitar esta misión, es crucial recurrir a un sistema que se mantenga actualizado, pues de esta manera será posible configurarse de manera que apoye la creación de flujos que respecten las nuevas normativas.
Así que, es recomendable que escojas la solución de un proveedor reconocido en el mercado, tanto por la calidad del software que comercializa como por su grado de compromiso con los clientes.
6. Consulta su grado de privacidad y seguridad
Otro aspecto que debes observar es que el software que pretendes introducir cuente con medidas de ciberseguridad alineadas con las nuevas necesidades y tendencias del mercado, especialmente, en cuanto a amenazas.
Dicho de otra forma, antes de contratar un servicio en la nube que posibilite gestionar las diferentes etapas del ciclo de vida de los contratos, verifica si el proveedor ofrece mecanismos de protección contra las amenazas más populares y sofisticadas.
Sin duda, es altamente recomendable que elijas la herramienta que presente excelentes estándares de seguridad y privacidad.
7. Selecciona la alternativa que ofrece firma electrónica
En la actualidad, además de gestionar contratos, un sistema de primera generación necesita disponer de la función de firma electrónica.
Con un sistema que integre este recurso, las organizaciones pueden aprovechar oportunidades de negocio rentables, pues agilizan los trámites derivados de la aceptación de tratos y cierre de ventas.
Como la firma electrónica cuenta con validez jurídica, podrás enviar, recibir y almacenar documentos obedeciendo a los marcos regulatorios y respetando plazos.
Esto es sumamente útil en el entorno gubernamental. Durante su actividad en el mercado, una empresa debe presentar una serie de documentos ante los entes públicos.
¿Cuáles son las ventajas de DocuSign?
En el apartado anterior, señalamos la importancia de utilizar un sistema que complemente la gestión de contratos con la función de firma electrónica. ¡Este es el caso de DocuSign CLM!
Esta no es únicamente una herramienta que te ayudará a agilizar el envío, recepción y firma de documentos. ¡Con DocuSign podrás llevar la productividad de tus equipos y la rentabilidad del negocio al siguiente nivel!
Fíjate en las ventajas más notables de nuestra tecnología y compruébalo:
- Cierre de contratos más rápido;
- Visibilidad abarcativa e integral del estado de un contrato;
- Posibilidad de mantener todos tus contratos en un solo lugar;
- Colaboración entre equipos: podrás gestionar tareas, comentarios, notificaciones en tiempo real y comparar versiones.
- Elaboración de contratos personalizados rápidamente: podrás generar contratos con un clic, mediante plantillas aprobadas por el departamento jurídico.
- Integración con Salesforce;
- Configuración rápida, experiencia de usuario intuitiva y costo total de propiedad bajo.
Con DocuSign, eliminas una gran cantidad de situaciones que pueden poner en riesgo la seguridad de los documentos y de la información, por ende, promueves una nueva era en tu negocio, mucho más moderna, innovadora y segura.
¡Esto ha sido todo por hoy!
Entender desde los aspectos básicos hasta cómo elegir un software de gestión del ciclo de vida de contratos te ayudará a seleccionar una herramienta que atienda a las demandas internas y que proporcione una excelente experiencia a los públicos que forman parte del círculo corporativo.
En este sentido, DocuSign puede favorecer la celeridad y la eficiencia de todos los procedimientos relacionados con contratos, incluso, la dinámica de firmas electrónicas.
Con nuestra herramienta, puedes optimizar la percepción de los clientes, proveedores, entes públicos y otros stakeholders. Ya que logras poner en primer plan el cumplimiento y la responsabilidad ante los plazos y condiciones acordados al inicio de una negociación.
Ahora que conoces más sobre la utilidad de este tipo de herramienta y tienes presente el valor del software de DocuSign, habla con un de nuestros expertos y ¡solicita una demostración de DocuSign CLM! ¡Anímate a comprobar su eficiencia de manera práctica!