Cómo utilizar DocuSign para ServiceNow

En la era de los flujos de trabajo digitales y las empresas de gran alcance, garantizar acuerdos sin inconvenientes y firmas de formularios sencillas en los sistemas en los que trabajas es más importante que nunca. Si tu empresa utiliza ServiceNow para mejorar la colaboración entre departamentos, DocuSign eSignature puede simplificar el papeleo y conectar los procesos de contrato de tus equipos administrativos dentro de una plataforma.

Cuando las empresas integran el poder de ServiceNow y DocuSign, optimizan sus flujos de trabajo de TI, de los empleados y los clientes a través de la automatización inteligente del proceso de acuerdo — que ahorra tiempo, reduce los errores y deleita a todo el mundo, desde los empleados y los proveedores hasta los clientes.

Cómo optimiza los flujos de trabajo DocuSign para ServiceNow

En cualquier momento que un empleado realice la solicitud de una firma electrónica o consentimiento, ServiceNow puede conectar departamentos para enviar solicitudes de firma electrónica en forma automática y compartir datos en forma segura a través de la integración de DocuSign. Utiliza DocuSign para optimizar la productividad de tus flujos de trabajo de ServiceNow cuando:

• Firmar documentos legales como NDA y formularios de autorización
• Realizar el onboarding de nuevos empleados
• Generar acuerdos con los clientes 
• Aprobar solicitudes de excepción de la política de empleados
• Automatizar contratos de adquisición y acuerdos de órdenes de compra
• Proporcionar consentimiento para la verificación de referencias
• Completar formularios de salida y actualices planes de compensación
• Autorizar transferencias internas y eventos de ciclo de vida del empleado
• Validar documentos de desvinculación  

Reduce las complejidades de la incorporación y trabaja mejor en conjunto

DocuSign eSignature moderniza el proceso de acuerdo de modo que las empresas puedan gestionar las solicitudes de firma dentro de la plataforma de ServiceNow sin tener que intercambiar sistemas. Comparemos el proceso de obtener firmas antes y después de que las empresas integraran DocuSign eSignature en la plataforma de ServiceNow.

Antes de la integración de DocuSign, generar acuerdos era algo similar a esto: el iniciador de un acuerdo descargaba un contrato del tablero de contratos de ServiceNow y lo enviaba por correo electrónico a cada uno de los firmantes previstos. Cada destinatario de contrato tenía que imprimir el contrato, firmarlo y cargarlo en ServiceNow. Luego, una vez que se habían enviado y almacenado satisfactoriamente todas las firmas, todos los que habían descargado el contrato debían recordar que tenían que eliminar las copias locales de sus computadoras personales. Este era un proceso que generaba dolor de cabeza, y estaba lleno de oportunidades para el error humano. Lo que es más: cualquier error podía significar que el firmante debiera comenzar desde cero.

Una vez que las empresas implementaron la integración de DocuSign, todo cambió. Ahora, luego de que el iniciador de un acuerdo selecciona un contrato en ServiceNow, puede utilizar DocuSign para enviar el contrato automáticamente para su aprobación tanto a proveedores como a ejecutivos. En lugar de tener que imprimir el contrato, todos los destinatarios pueden firmar en forma digital desde cualquier dispositivo que utilice DocuSign eSignature, y DocuSign recopila la firma de cada uno cuando termina. Así, la plataforma de ServiceNow almacena todas las firmas de los contratos en un depósito basado en la nube, y permite que las personas con acceso autorizado puedan obtenerlas rápidamente sin la necesidad de buscarlas en documentos en papel.

Al automatizar y simplificar las aprobaciones de documentos, DocuSign permite a las empresas optimizar los flujos de trabajo de ServiceNow y promover las asociaciones interdepartamentales cuando, por ejemplo, se contrata a nuevos empleados. Desde la firma de documentos legales como acuerdos de propiedad intelectual y NDA hasta la adquisición de nuevos equipos de TI, DocuSign para ServiceNow les permite a los empleados enviar y completar solicitudes en un solo lugar.

En el caso de un nuevo empleado de la empresa, RR. HH. puede crear una lista de tareas de incorporación, que permite la intersección de los flujos de trabajo de diferentes departamentos. El departamento Legal puede agregar una plantilla de DocuSign a ServiceNow, y enviar solicitudes de firma electrónica a destinatarios en forma automática, y TI puede agregar una lista del equipo requerido a la plataforma. Desde allí, RR. HH. puede representar el documento y el equipo en la lista de tareas de incorporación para que se pueda completar fácilmente. Todo lo que debe hacer el nuevo empleado es proporcionar su consentimiento digital.

Logra los beneficios de integrar DocuSign con ServiceNow

Promueve el trabajo en equipo, ahorra tiempo, reduce los errores — la facilidad de obtener firmas electrónicas con DocuSign para ServiceNow tiene grandes beneficios para empresas de todos los tamaños. Maximiza el potencial de cada una de estas aplicaciones con una integración que te permite:

Facilita la colaboración departamental

DocuSign para ServiceNow abarca toda la empresa, y conecta departamentos y sistemas dispares que necesitan formularios firmados. Con su escalabilidad sencilla, los flujos de trabajo de DocuSign para ServiceNow pueden ampliarse dónde y cuándo lo necesites — en RR. HH., TI, el departamento Legal, Adquisiciones, Ventas y el cuerpo directivo — facilitando la colaboración y unificando a las partes interesadas.

Consolida los procesos y mejora del día a la noche

Visibilidad, seguridad y trazabilidad: DocuSign para ServiceNow mantiene las operaciones administrativas de la empresa dentro del ámbito del equipo de TI. Desde un solo tablero, el departamento de TI puede realizar el seguimiento de los procesos internos en ServiceNow y monitorear el registro de auditoría completo. Con un registro completo de nombres, correo electrónico, direcciones IP y ubicaciones asociadas con los casos legales, la integración también facilita la identificación y corrección de cualquier tipo de error.

Dirige flujos de trabajo más eficientes 

Ahorra miles de horas de tiempo administrativo y minimiza el error humano al automatizar los procesos de acuerdo manuales y al reducir los pasos requeridos para completar los flujos de trabajo. Por ejemplo, echa un vistazo a cómo podría ahorrar tiempo el equipo Legal y de RR. HH. al utilizar DocuSign para ServiceNow. Como oficina de cumplimiento primaria, el departamento Legal maneja muchas solicitudes de aprobaciones y de cumplimiento de los empleados como solicitudes para unirse a juntas externas y solicitudes de excepciones a la política. Utilizar firmas electrónicas para automatizar el direccionamiento y las aprobaciones crea un proceso de autoservicio para los empleados y reduce el papeleo y las tareas administrativas para los equipos de RR. HH. y Legal. 

Mejora la productividad de los empleados 

Haz que sea más fácil para los empleados firmar el nuevo papeleo registrando eventos del ciclo de vida como mudarse a otro estado u obtener una promoción. DocuSign para ServiceNow permite a los empleados recortar las tareas manuales al autocompletar los formularios en plantilla y etiquetar automáticamente a los departamentos. Con este sistema de tickets de uso sencillo, el inicio y aprobación de los documentos se desarrolla dentro de la aplicación móvil o la interfaz de usuario web de ServiceNow.

Confía en la seguridad de tus documentos

DocuSign aporta varios métodos de autenticación como llamada por teléfono y SMS a la plataforma de ServiceNow, manteniendo tus contratos digitales seguros y conformes según las regulaciones de seguridad. Esto resulta especialmente útil para las empresas que operan en industrias o países con requisitos de seguridad amplios como la autenticación de dos factores.

En las industrias altamente reguladas, las empresas pueden estar sujetas a obligaciones relacionadas con la protección de los datos como 21 CFR parte 11 en HLS y el Programa Federal de Administración de Autorizaciones y Riesgos, o FedRAMP, para los acuerdos gubernamentales en los Estados Unidos. DocuSign garantiza que los acuerdo digitales que pasen por ServiceNow contengan los pasos de autenticación adicionales necesarios para cumplir con las regulaciones industriales específicas. eSignature ratifica el Estándar de Seguridad de Datos PCI, el nivel de impacto moderado de FedRAMP y el Nivel de Impacto 4 del Departamento de Defensa (IL4).

En países con diferentes requisitos legislativos como Polonia, Francia, India y China, las empresas deben adoptar la verificación de identidad amplia. Una empresa que desee incorporar a un empleado en Francia descubriría que, sin una firma electrónica calificada para los formularios, la solución de RR. HH. de ServiceNow requeriría firmas y procesos manuales para la incorporación de los empleados. Esto dañaría la experiencia digital que la mayoría de los empleados espera de sus empleadores hoy en día. DocuSign proporciona las medidas de seguridad que ayudan a las empresas a cumplir con las leyes sobre contratos digitales internacionales y crea una experiencia global para todos los empleados. DocuSign cuenta con certificaciones de seguridad internacionales como ISO 27001, y se compromete con los estándares de privacidad internacionales incluido el Reglamento General de Protección de Datos de la Unión Europea y el Sistema PRP de Cooperación Económica de Asia-Pacífico.

Trabaja sin esfuerzo con proveedores externos

DocuSign extiende los flujos de trabajo fuera del entorno de ServiceNow. En lugar de tener que invitar a las partes fuera de la organización hacia ServiceNow, DocuSign les permite a las empresas capturar fácilmente el consentimiento y obtener e-signatures de proveedores y contratistas independientes que no se encuentran en la plataforma de ServiceNow.

Los NDA solo son uno de los ejemplos más comunes de esta funcionalidad. Al utilizar DocuSign para ServiceNow, el Departamento legal simplemente puede agregar una firma electrónica como un paso en su flujo de trabajo, y DocuSign automáticamente envía una solicitud de firma al socio sin pedirle que ingrese a ServiceNow. Una vez que el socio firma, DocuSign almacena el NDA nuevamente en la plataforma de ServiceNow.

Integra flexibilidad

Si una organización utiliza varias soluciones de software empresarial, DocuSign puede ser el elemento integrador que las conecta a todas en el tablero de ServiceNow. Ya sea que utilices Microsoft Office, Microsoft Teams, Microsoft Dynamics, Workday, SAP, Salesforce u Oracle, las integraciones listas para usar de DocuSign te brindan la facilidad de moverte sin esfuerzo entre las aplicaciones. Empresas en un sinnúmero de industrias están descubriendo que la transformación del flujo de trabajo se vuelve incluso más poderosa cuando armonizas todas las herramientas tecnológicas que están a tu disposición.l

Aprovecha al máximo la integración de ServiceNow con DocuSign eSignature

Con 6900 clientes empresariales y en crecimiento, ServiceNow ayuda a las organizaciones a reinventar la manera en que colaboran. Cuando aprovechas esta plataforma de tickets con las capacidades de habilitación de consentimiento de DocuSign, tienes una herramienta poderosa para el flujo de trabajo que gestiona la administración y elimina los silos departamentales.

Y con la implementación sencilla y la compatibilidad móvil, no tienes que esperar para implementar esta integración. Las empresas pueden aprovechar los beneficios de DocuSign para ServiceNow prácticamente en cualquier dispositivo móvil en solo unos días. Explora el potencial de DocuSign para ServiceNow para lograr que tu flujo de trabajo sea más eficiente y seguro, y aprovecha al máximo tu inversión en ServiceNow.

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