Método Kanban: ¿Qué es y cómo beneficia a las PYMES?

¿Sientes que te falta comprender mejor tus procesos? ¿No tienes un esquema bien definido sobre los flujos de trabajo de tu empresa? Entonces, el método Kanban es lo que necesitas para mejorar la productividad en tu PYME.

En este artículo descubrirás en qué consiste, cuáles son sus principios y cómo puedes aplicarlo en tu empresa.

¡No te lo pierdas, quédate con nosotros! 

Un poco de la historia del método Kanban 

Los inicios del Kanban fueron desarrollados por Taiichi Ohno, un ingeniero industrial japonés, para Toyota en el país nipón.

Fue creado como un sistema de planificación simple, cuya finalidad buscaba optimizar el control y gestión de todos los flujos laborales el inventario en cada etapa de la producción.

Uno de los aspectos clave para la creación del método Kanban fue la inadecuada rentabilidad y eficiencia de Toyota en comparación con sus rivales automotrices estadounidenses. 

Un programa Kanban controla principalmente toda la cadena de valor que va del proveedor hasta el consumidor final. De esta forma, contribuye a evitar la paralización de suministro y el exceso de productos en existencias en todas las etapas del proceso de manufactura; por lo que requiere un seguimiento continuo. 

Método Kanban: ¿qué es? 

Taiichi Ohno introdujo este concepto la industria manufacturera y, por otro lado, en 2004 David J. Anderson lo adaptó a las Tecnologías de la Información —TI, desarrollo de software y trabajo de conocimiento; por lo que este fue su comienzo en la era digital.

Utilizando como base el trabajo de Ohno, junto con otros ilustres, definieron el método Kanban y otros conceptos como sistemas de extracción, teorías de las colas y flujos laborales. 

Entonces, ¿qué es el método Kanban? Muy simple, es un proceso para mejorar gradualmente cualquier circunstancia o actividad, ya sea el desarrollo de programas, operaciones, TI, personal, contratación, ventas, marketing o compras.

¡Y lo mejor! Es aplicable a cualquier organización, sin importar su tamaño, por lo que representa una excelente alternativa para las PYMES e incluso, para aquellas que tengan comercios electrónicos.

Principios del método Kanban

El método Kanban sigue un conjunto de principios para gestionar y mejorar el flujo de trabajo. 

Se trata de una propuesta evolutiva y no disruptiva que promueve mejoras escalables en los procesos de una empresa. 

Al seguir los principios y prácticas de esta estrategia, podrás utilizar el Kanban con éxito para maximizar los beneficios del proceso comercial: reducir el tiempo de ciclo, mejorar el flujo laboral, optimizar la experiencia del cliente, mayor previsibilidad; elementos cruciales para cualquier negocio en la actualidad. 

Visualizar el flujo de trabajo 

Este es el primer paso fundamental para adoptar e implementar el método Kanban.  

Es indispensable visualizar, ya sea en un tablero físico o digital, los pasos del proceso que utilizamos actualmente para culminar el trabajo o los servicios. 

Dependiendo de la complejidad de su proceso y combinación de labores —son los distintos tipos de elementos de trabajo en los que se produce y entrega, el tablero Kanban puede ser muy simple o muy elaborado. 

Una vez que verifiquemos íntegramente el proceso productivo, tendremos el detalle sobre el trabajo actual que cada operador está haciendo. 

Limitar el trabajo en proceso 

Limitar el trabajo en proceso o “Work in Progress” —WIP, es fundamental para este modelo. 

Al limitar el WIP, estaremos alentando a nuestro equipo a completar el trabajo presente antes de iniciar con un nuevo proyecto. Por lo tanto, el trabajo actualmente en progreso debe culminarse y marcarse como finalizado. 

Administrar el flujo laboral 

Administrar y mejorar el flujo laboral es el punto más importante luego de haber implementado las dos primeras prácticas. 

Un sistema Kanban nos ayuda a administrar el flujo al resaltar las distintas etapas del proceso laboral y el estado en cada una. 

Dependiendo de qué tan bien se defina el flujo de trabajo y se establezcan los límites del WIP, observaremos un flujo uniforme dentro de los límites del WIP o el trabajo se acumulará a medida que algo se detiene y comenzamos a mantener la capacidad. 

Todo esto afecta la rapidez con la que el trabajo atraviesa desde el inicio hasta el final, ayudando al equipo de trabajo a analizar el sistema y realizar ajustes para mejorar el flujo a fin de reducir el tiempo que lleva completar cada trabajo. 

Haz explícitas las políticas del proceso 

Como parte de la visualización del proceso productivo, tiene sentido definir y pormenorizar las políticas —reglas o directrices internas- sobre cómo se debe hacer cada tarea. 

Al formular pautas claras, concisas y explícitas, estamos creando una base común para que todos los participantes comprendan cómo hacer cualquier tipo de trabajo en el sistema. 

En consecuencia, todos tendrán una visión amplia sobre los aspectos más relevantes del proceso, cómo se hace y estarán más capacitados para hacer múltiples labores efectivamente. 

¿Cómo funciona el método Kanban? 

El concepto Kanban es un sistema de gestión de cambios que se mantienen en constante desarrollo. Esto significa que es escalable: una mejora continua, paso a paso. 

Al aplicar muchos cambios menores —en lugar de uno grande, estamos reduciendo el riesgo para el sistema en general, lo que genera poca o ninguna resistencia en el equipo y las partes interesadas involucradas. 

El primer paso en la introducción de este sistema es la visualización del flujo de trabajo en forma de tablero, ya sea una pizarra común con notas adhesivas o tarjetas e incluso, con un esquema elaborado electrónicamente donde cada carta del tablero representa una tarea. 

En un modelo clásico, hay 3 columnas: 

• Tareas: acá se enumeran las tareas que aún no se han comenzado, también se le conoce como acumulación de trabajos pendientes.
• “Doing”: consta de las labores que están en curso.
• Terminado: son todas las tareas que están completadas. 

Esta simple visualización por sí sola conduce a una gran transparencia sobre la distribución del trabajo, así como los cuellos de botella existentes, si los hubiera. 

Por supuesto, los tableros del método Kanban pueden mostrar flujos de trabajo elaborados según la complejidad y la necesidad de visualizar y examinar partes específicas que buscan eliminar los cuellos de botella.

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