Bandai comprueba cómo lograr procesos eficientes

Una buena comunicación entre departamentos es crítica para lograr procesos más eficientes. Parte de esta comunicación tiene que ver con una cuestión simple: ¿qué tan bueno son los flujos de trabajo?

La respuesta para esta pregunta la tiene Bandai, una fabricante japonesa de juguetes que tiene negocios en México desde 2010. La empresa identificó un problema de extravío de documentos así como un proceso lento y desgastante para la entrega de los mismos al departamento de Finanzas. Esto creaba problemas en múltiples transacciones de facturación. 

Según el Director de operaciones de Bandai en México, Carlos Aguirre, los documentos no se iban a las personas que les deberían recibir. Por esto, la firma de documentos tardaba días para concluir. 

La raíz del problema

Al analizar la situación de sus desafíos, lo que descubrió Bandai fue que le faltaba un proceso bien diseñado para la gestión de los documentos que se enviaban para facturar. 

El principal problema era la existencia física de los documentos, que a veces se traspapelaban. Así, el departamento de Finanzas no sabía el estado de documentos importantes, como de facturación de transacciones de importación. 

Cómo crear procesos más productivos

Bandai decidió migrar un 90% de sus documentos a una plataforma de firmas electrónicas de DocuSign. En su avaliación, Bandai identificó algunos factores como beneficios esenciales:

• Rastreabilidad: La gran ventaja es de poder saber quién envió un documento y quién está pendiente de firmarlo. Saber cada etapa del flujo fue un triunfo. 
• Agilidad: Bandai logró reducir el tiempo de muchos procesos. Y esto es lo que más les encanta a los equipos. 
• Gestión de documentos: Al poder almacenar todos los documentos en una única plataforma, se elimina un precioso tiempo de búsqueda. A Bandai le parecía más conveniente crear el documento desde cero.
• Reducción de papel: Según Giovanna Korder, Coordinadora de Compras, se eliminó un 80% de los costos de generación, impresión y envío de documentos.

Manteniendo negocios durante una crisis

Durante la pandemia del COVID-19, Bandai experimentó ventajas adicionales con las firmas electrónicas. Con todos los equipos trabajando remotamente, fue imprescindible transaccionar documentos desde la plataforma. 

Los factores de practicidad y de facilidad de uso de la plataforma fueron beneficios importantes durante este periodo.

“La gente aceptó muy bien. Les gustó la idea. Y con la situación actual se volvió una ventaja adicional este proceso de cambio. El proceso es bastante orgánico”, comenta Maha Mestassi, Coordinadora de Importaciones.

Así, además del departamento de Finanzas, también pasaron a utilizar la tecnología los departamentos de Logística, Marketing, Ventas y RRHH, aumentando la eficiencia de una manera más comprensiva.

“El sistema de DocuSign es muy sencillo, es muy amigable y muy entendible. Ha sido sencillo empezar a usarlo en todos los departamentos”, agrega Aguirre.

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