AstraZeneca ofrece tratamientos que salvan vidas más rápido con DocuSign eSignature

Una de las tres prioridades estratégicas de AstraZeneca es “acelerar la ciencia innovadora”. Para la compañía biofarmacéutica de 26.000 millones de dólares y sus 57.000 empleados, eso significa un desarrollo más rápido de medicamentos recetados que pueden cambiar la vida. Según Dave Smoley, director de información de AstraZeneca, llevar un producto al mercado más rápido no solo equivale a decenas de millones de dólares en mayores ingresos, sino que también brinda a los pacientes los tratamientos críticos que necesitan antes. Una parte clave para acelerar la innovación, según AstraZeneca, es utilizar la tecnología digital para "permitir nuevos conocimientos, procesos acelerados y una experiencia mejorada del paciente".

Entonces, en 2014, AstraZeneca se embarcó en una iniciativa de transformación, identificando procesos obsoletos dentro del negocio que necesitaban un cambio digital. Sin embargo, para lograr la aceptación y la adopción en toda la organización, AstraZeneca decidió comenzar poco a poco y usar DocuSign eSignature para digitalizar un proceso de adquisición único y crítico: obtener firmas en los formularios de solicitud de proveedores. El éxito de este primer caso de uso llevó a la creación de un Centro de excelencia de DocuSign que impulsó la vasta expansión global de DocuSign eSignature en AstraZeneca a los departamentos de recursos humanos, adquisiciones y ventas.

Desarrollo de un enfoque más moderno para los acuerdos

Antes de adoptar a DocuSign, AstraZeneca necesitaba evaluar no solo cómo eSignature podría mejorar su flujo de trabajo y generar ROI, sino también si satisfaría los estrictos requisitos regulatorios de la industria de la salud. Con ese fin, AstraZeneca contó con la ayuda del programa DocuSign Customer Success Architect (CSA), así como los servicios de validación para la Part 11 (un requisito reglamentario de la FDA) de USDM Life Sciences, un socio de DocuSign. 

Después de confirmar que DocuSign cumplía con su conjunto de requisitos de seguridad, privacidad y cumplimiento, con apoyo de CSA, AstraZeneca definió un conjunto de casos de uso que brindarían los mejores resultados, comenzando con la digitalización de formularios de proveedores para su departamento de compras.

Rápidamente, la empresa comenzó a ver resultados. Al digitalizar los acuerdos con los proveedores y confiar en firmas electrónicas en lugar de documentos físicos, AstraZeneca redujo significativamente la cantidad de tiempo necesario para completar los contratos. Con eSignature, el 85% de sus acuerdos ahora se firman en menos de un día, un proceso que antes tomaba días o semanas. 

"Estamos muy orientados a la velocidad y DocuSign eSignature es un producto que nos da velocidad", dijo Smoley. 

Debido a que los acuerdos se firman más rápido y de una manera más simple, la experiencia del cliente mejoró: la empresa experimentó un aumento del 16% en la satisfacción del cliente. “AstraZeneca ha simplificado las operaciones clínicas, disminuido los costes de desarrollo y reducido riesgos en la seguridad y el cumplimiento para traer tratamientos al mercado más rápido y más eficiente”, según Smoley.

la expansión de la firma electrónica de uso y asegurar el éxito a largo plazo tras la integración exitosa de AstraZeneca de DocuSign firma electrónica en su departamento de adquisiciones, la empresa vio la oportunidad de expandir el uso en toda la organización. 

Para acelerar la adopción internamente, AstraZeneca estableció un Centro de excelencia de DocuSign, una estructura central de gobernanza que administraría el uso de DocuSign, capacitaría y brindaría acceso a los empleados, entregaría soporte para el desarrollo de nuevos casos de uso y seguimiento del ROI del proyecto.

AstraZeneca también creó dos nuevos roles: un gerente de proyecto y gerente de servicio. El gerente de proyecto pasó por la capacitación de DocuSign para obtener la certificación CSA y convertirse en un experto interno en firmas electrónicas, capaz de identificar casos de uso prometedores y ayudar a los nuevos usuarios a comenzar. Mientras tanto, el gerente de servicio se convirtió en un administrador de flujo de trabajo certificado, con la tarea de capacitar a otros en la organización para brindar soporte a DocuSign. 

Como resultado de su esfuerzo por hacer que DocuSign eSignature sea accesible y valioso para su vasto equipo, AstraZeneca ha implementado con éxito eSignature en sus equipos de RRHH y ventas, además de compras, y continúa obteniendo resultados prometedores. Con el sólido ecosistema de socios de DocuSign y las API flexibles, AstraZeneca puede integrar DocuSign eSignature con inversiones en tecnología existentes, lo que permite a la empresa mejorar la experiencia de las partes interesadas internas y externas.