Delpa Group reduce un 50% el gasto en insumos con la firma electrónica

Delpa Group nació en Chile y cuenta con 28 años de trayectoria en el mercado de transporte y logística de cargas. La compañía ofrece un amplio abanico de servicios para importación  y exportación a nivel local e internacional a sus más de 3 mil clientes. 

Hoy tiene alianzas estratégicas a nivel mundial y oficinas propias en Chile, Estados Unidos, España, México, Colombia, Perú, Bolivia, Argentina, Brasil, Ecuador, Paraguay, Uruguay, Costa Rica, República Dominicana, Panamá y El Salvador. Su oferta abarca transportes terrestres, marítimos y aéreos que van desde pick up hasta la distribución de última milla, alcanzando un promedio de más de 15 mil operaciones mensuales.

Motivado por una de las misiones del grupo, de otorgar valor a los clientes mediante el uso eficiente de los recursos, el equipo de desarrollo de Delpa, había iniciado un proceso de implementación de sistemas y digitalización a mediados del 2019. 

Pero no fue hasta 2022 que la compañía se dio cuenta de que necesitaba mejorar su gestión de contratos y gestión administrativa para tener control de todos los documentos generados y almacenarlos en un repositorio al que pudieran acceder sus colaboradores. Así, eligió a DocuSign como la plataforma ideal. 

¿Por qué DocuSign?

Delpa Group inició un proceso de selección e identificó que para elegir el proveedor, tomó en consideración la excelente posición de marca con la que cuenta DocuSign, ya que otras grandes compañías de logística, proveedores o incluso clientes, la utilizan. Otro factor decisivo fue la trazabilidad que habilita DocuSign, ya que permite llevar un control y un registro de los documentos, puesto que da cuenta de quiénes son todas las partes involucradas y en qué momento accedieron o firmaron. Registro que queda como un respaldo ante cualquier eventualidad.  

Comienzan los cambios

El principal desafío, hasta entonces, era digitalizar todos los documentos generados para clientes y para proveedores.  En la forma tradicional, el proceso para cerrar un acuerdo implicaba coordinar una reunión presencial — que en ocasiones incluía a equipos comerciales, operativos y legales — o solicitar un servicio de mensajería que llevaría el documento hasta la persona designada. Si el firmante se encontraba en otro país el procedimiento se volvía más tardado y costoso, con frecuencia corriendo el riesgo de daño o pérdida del contrato. 

De acuerdo con Fernando Sánchez, Gerente de Logística, el proceso de implementación de DocuSign fue sencillo. A grandes rasgos, la migración tomó sólo unos días, considerando desde el momento en el que firmaron el contrato, pasando por el periodo de capacitación y hasta la digitalización de sus procesos. Los esfuerzos de transformación digital que la compañía ya venía realizando ayudaron en este curso. 

Actualmente, en Delpa Group los equipos de operaciones, comercial, y legal son quienes más utilizan DocuSign, incluso para la colaboración entre las diversas oficinas de la compañía alrededor del mundo. 

Tiempos operativos se reducen tras sólo 1 año

Tras sólo un año de implementar DocuSign, Delpa Group ya da cuenta del impacto positivo y transformador de la firma electrónica en sus operaciones. Para empezar, en los tiempos operativos y en la productividad. La firma de un cliente o proveedor, que tardaba 7 días en completarse, pasó a tomar sólo 1 o 2 días con la firma electrónica.

Asimismo, los costos operativos también se han visto beneficiados, con un ahorro de 60% en este rubro en comparación con el período anterior a la implementación de DocuSign. Además, la compañía redujo 50% en el gasto de insumos para sus actividades cotidianas, como por ejemplo en el consumo de resmas de papel. Los costos que prevén pueden disminuir aún más en el corto y mediano plazo. 

Resultados de negocio

Además de productividad y eficiencia, Delpa Group obtuvo más posibilidades de negocio, ya que se ha eliminado la barrera de la distancia para cerrar cualquier acuerdo.

Al trabajar con DocuSign y ofrecer flexibilidad, el grupo amplió su alcance de nuevos clientes y logró un incremento del 15% en sus actividades comerciales. Cifra que la compañía estima duplicar para el siguiente año siguiendo esta tendencia.

El resultado ha sido tan bueno que, considerando los beneficios operativos y potencial para generar nuevos negocios a raíz de implementar la firma electrónica, Delpa Group prevé recuperar la inversión de adoptar DocuSign en sus operaciones en el próximo año.

"La interacción con la plataforma es muy amigable, es rápida y práctica. Si están pensando en disminuir su huella de carbono, digitalizar y hacer más eficientes sus procesos, DocuSign entrega todo ese mundo de posibilidades al 100%, lo recomendamos ampliamente", finaliza Fernando Sánchez.