Desyfin reduce en 30% el tiempo de respuesta a los clientes

Desde hace más de 30 años, Desyfin se dedica a proveer servicios de financiamiento y seguros a pequeñas y medianas empresas en Costa Rica. La financiera es la más grande del país y atiende a una cartera de más de 9 mil empresas.

En 2020, la compañía comenzó a implementar DocuSign para agilizar sus procesos internos, tales como: aprobaciones de crédito, revisión de avalúos, carátulas de crédito, gestiones de personal, actas de juntas directivas y compras.

Tras un año de aceptación de la herramienta entre los colaboradores y la comprobación de su eficiencia y seguridad, la financiera inició la implementación de Docusign en trámites con sus clientes. Hoy, todas las áreas dentro de la empresa ya utilizan la solución - desde crédito e inversiones, hasta recursos humanos, riesgo, auditoría y cumplimiento. 

Desyfin encontró en DocuSign características que se adaptan a sus necesidades, tanto internas como externas, y van mucho más allá de la firma electrónica, como los templates, workflows, la autenticación de dos factores y la creación de sobres.

Seguridad y eficiencia

“Antes teníamos un equipo encargado de realizar llamadas telefónicas de verificación de identidad, para cerciorarnos de que la persona realmente sea quien dice ser, o corroborar si realmente fue esa persona quien solicitó el crédito con nosotros. Con DocuSign eliminamos ese proceso, pues la herramienta se encarga de esta verificación, con una capa extra de seguridad, pues no cualquiera puede acceder a la plataforma y los documentos”, comenta Mauricio Lacayo, director de proyecto SAP en Desyfin.

Adicionalmente, Desyfin señala la amplia integración como uno de los puntos fuertes de DocuSign en el mercado, pues su asociación con diversas soluciones externas (API), en este caso SAP, hace que se adapte perfectamente a sus necesidades.

Clientes más felices

La implementación de DocuSign en las operaciones de Desyfin ha mejorado sustancialmente los tiempos de gestion y aprobacion de creditos e inversiones. Mauricio Lacayo comparte que antes, todos los documentos se firmaban manualmente, en un proceso muy tedioso, puesto que cada aprobación pasaba por las manos de varios directivos. "Si director 'A' no firmaba, la solicitud no podía pasar al director 'B' y así sucesivamente", cuenta el director.

Tomando el proceso de aprobaciones de crédito como ejemplo, dependiendo de los montos, una solicitud requiere las firmas de entre 2 y hasta 5 directivos. "Antes de la firma electrónica, eso retrasaba mucho el tiempo para que el solicitante tuviera una respuesta", comenta.

Al tiempo que tarda en aprobarse un crédito desde que se solicita se le conoce en la industria como “time to yes”, y es precisamente donde DocuSign comenzó a hacer evidente su impacto positivo para los clientes de Desyfin, pues lograron reducir de 3 a 1 semana el tiempo para dar respuesta a los solicitantes. 

Proceso de digitalización 

Desyfin pasó a implementar DocuSign también en su servicio de inversiones. La persona que buscaba invertir debía llenar un formulario, realizaba su depósito, y recibía un título de inversión (también conocido como título de valor). Antes, los solicitantes debían imprimir los documentos, firmarlos, escanearlos y enviarlos de regreso o llevarlos físicamente a una sucursal.

Con DocuSign, la empresa logró digitalizar completamente el proceso, comenzando por los formularios conozca su cliente,  consentimiento, información y otros requisitos — incluyendo toda la documentación legalmente requerida — y logró reducir, de 14 a sólo 5, el número de formularios que un cliente debe llenar para realizar una inversión. 

Además, pudieron ofrecer el beneficio de no necesitar presentarse físicamente en una sucursal en ningún momento. Así, la experiencia se hizo mucho más rápida, cómoda y conveniente.

Los beneficios al interior de la compañía tras implementar DocuSign se suma una mayor facilidad en la gestión de los documentos y, adicionalmente, ha resultado en un ahorro significativo en papel y otros insumos requeridos para la firma manuscrita. 

En cuanto a los beneficios operativos, ha facilitado la labor de puestos de trabajo dedicados a gestionar y custodiar los libros, y también ha permitido modalidades de trabajo remoto e híbrido.

“Yo le aconsejo a las empresas que aún están indecisas de dar el paso hacia la digitalización e implementar soluciones como DocuSign en sus operaciones que den el paso adelante, piensen diferente y cambien la forma tradicional de ver las cosas. Lo que hicimos en el pasado y funcionó, no garantiza que en el futuro funcionará también. Las empresas debemos innovar, cambiar, y estar abiertas a innovaciones tecnológicas. Deben reinventarse constantemente o se quedarán atrás”, concluye Mauricio Lacayo.