¿Cómo la firma electrónica puede ayudarte a agilizar procesos?
Tu empresa ha dado el paso a la transformación digital, pero ¿te has preguntado cómo puedes agilizar más los procesos? ¿Sabes cuál es la forma más efectiva de llevar los proyectos con tus clientes al siguiente nivel?
¡Entérate cómo!
Todas las empresas pasan por momentos difíciles y cuellos de botella que son inevitables. La lista de pendientes parece no terminar y las fechas límite se acercan como si llevaran una velocidad mayor que el resto del mundo. ¿Te suena conocido?
Sin embargo, estamos en una época en la que gracias a las soluciones tecnológicas, esas dificultades se pueden disminuir, ¡o incluso eliminarlas! ¿Cómo? Lo que debes hacer es darte la oportunidad a ti y a tus colaboradores de migrar los procesos a la firma electrónica.
¿Es realmente útil la firma electrónica?
La firma electrónica puede darle a tu compañía una ventaja competitiva en el mercado. Por eso, cada vez más empresas están adaptando lo que venían haciendo en papel a los formatos electrónicos.
No obstante, no es solamente cambiar porque alguien más lo hizo o porque hay un asesor insistente que te cuenta cada semana las ventajas de la firma electrónica.
Evidentemente, el cambio está sucediendo en el mundo y los consumidores y la forma de relacionarse en los negocios son la prueba del verdadero cambio. Entonces, ¿hace sentido sumarse a las nuevas maneras que ofrece la tecnología para realizar los procesos de siempre?
En este caso, la firma electrónica es una tecnología que mejora un sinnúmero de procesos en las empresas e incide positivamente en la productividad.
Recordemos a qué nos referimos cuando hablamos de firma electrónica
No sobra recordar que la firma electrónica —en términos generales— es el mecanismo que asegura la autenticación electrónica de un documento, tal como haría la bien conocida firma autógrafa o firma escrita a mano.
Cabe destacar que cada país tiene leyes para regular las firmas electrónicas y los tipos de acuerdos que pueden ser gestionados con las mismas. Además, es un sistema ampliamente aceptado en todos los sectores del mundo empresarial y reconocido como una forma práctica, rápida y económica para materializar distintos tipos de acuerdos.
Antes de continuar, ¿Sabías estos datos sobre las firmas electrónicas?
- Las firmas electrónicas son aceptadas en casi todos los países del mundo y existen leyes que las regulan para cada caso.
- En México, puedes encontrar respaldo a través del Código de Comercio, según el cual los acuerdos formalizados en línea por medios electrónicos, tienen validez y efectos jurídicos.
- La validez legal de una firma electrónica es igual a la de una firma autógrafa, es decir, a la que realizamos con nuestro puño y letra.
- La legalidad de la firma electrónica la proporciona un proveedor autorizado para este fin. Es decir, no cualquiera puede ostentar la validez de una firma electrónica, pues se requieren diversas autenticaciones ante la justicia que solo puede dar un proveedor de confianza.
Ahora bien, con las firmas electrónicas no tendrás problemas siempre y cuando te asegures de contar con un proveedor con experiencia y que te brinde confianza.
Algunos puntos que querrás tener en cuenta a la hora de elegir tu proveedor de firma electrónica, son:
- Seguridad;
- Privacidad;
- Integraciones;
- Pruebas gratuitas;
- Aceptación global;
entre otras garantías que debería proveerte para garantizar su calidad.
¿Cómo me ayuda la firma electrónica?
Veamos cuatro formas —que no son las únicas— en las que la firma electrónica puede agilizar más los procesos y, de paso, contribuir a la productividad en tu empresa:
1. Procesos de recursos humanos más ágiles
Es bien sabido que cada mes o cada quincena, los departamentos de recursos humanos deben recolectar una gran cantidad de firmas que acrediten el pago de salarios, vacaciones y demás prestaciones que tiene cada empleado.
Ahora bien, en una empresa grande esta labor se multiplica por miles de personas a las que se les debe resolver en tiempo y forma. En ocasiones, muchas de ellas puede que no se encuentren físicamente en la empresa, ya sea porque estén visitando un cliente en otro estado o país, desarrollen sus actividades en la modalidad de home office o estén tomando una incapacidad médica.
Ante este panorama, los procesos de recursos humanos se convierten en una labor titánica que puede generar desorden e inconformidades en los empleados. Sin embargo, este problema tiene solución: la firma electrónica permite que las personas firmen remotamente, ayudando a que los tiempos se cumplan y facilitando la comunicación entre el área de recursos humanos y el resto de los empleados. De este modo, estos trámites de rutina dejan de ser un dolor de cabeza y se genera un impacto positivo en los flujos de trabajo y en el ambiente laboral.
Interesante, ¿verdad?
2. Agilidad en la contratación electrónica
Las contrataciones requieren que los procesos sean seguros y ágiles. En este aspecto, la firma electrónica garantiza la seguridad e integridad de los documentos, sin alteraciones y con mayor certeza de la identidad de quienes firman.
¿El resultado? Contratos que pueden firmarse desde casi cualquier dispositivo, tiempos de espera más cortos y negocios cerrados más rápidamente, incluso en cuestión de minutos.
3. Aprobaciones más rápidas y seguras
En una empresa —sin importar su tamaño— todo debe pasar por la aprobación del departamento financiero. En virtud de ello, el proceso de toma de decisiones se puede agilizar más y los filtros de aprobación se pueden pasar de forma segura y rápida gracias al uso de la firma electrónica.
¡Menos estrés para todos!
4. Eliminación del papeleo excesivo
Aparte de cumplir con el compromiso ecológico de usar menos papel en las operaciones diarias, tu empresa también se beneficia reduciendo los costos de almacenamiento y gestión de documentos en papel.
Así, la firma electrónica permite reducir el tiempo de búsqueda de un documento o de recopilación de datos.
De hecho, existen aplicaciones que se basan en la nube y no requieren una tediosa y larga instalación y para acceder a los documentos, solo se necesita una conexión a internet.
Sin embargo, si alguno de los firmantes no cuenta con conexión a internet, existen soluciones para firmar sin conexión.
Por último, recuerda que la firma electrónica te ofrece respaldo legal por medio de las leyes mexicanas, así que no tendrás que preocuparte de la validez de un documento gestionado con firma digital.
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