Una gestión de contratos eficiente y en línea es esencial y vas a ayudar a aumentar las ventas de tu empresa.

De hecho, hemos hablado de las ventajas de la adopción de los software de gestión ágil, o de gestión del ciclo de vida de contratos, que ayudan a incrementar la productividad y el progreso del negocio.

Los sistemas conocidos como Contract Lifecycle Management (CLM) gestionan el ciclo de vida de los contratos y pueden automatizar la preparación, negociación, ejecución y almacenamiento de múltiples documentos.

Según la encuesta de la International Association for Contract & Commercial Management (IACCM), la decisión de utilizar esto tipo de herramienta puede contribuir con la rentabilidad, incrementando hasta un 9% de los ingresos comerciales anuales.

Dicho método es responsable de reemplazar algunas herramientas manuales comúnmente utilizadas para realizar actividades burocráticas.

A continuación, vamos a presentarte cómo el software de control de contratos puede cambiar los procesos en tu empresa:

Optimizar los flujos de creación de documentos

Al estandarizar la creación de contratos y las revisiones flexibles del flujo de trabajo, las empresas logran reducir errores y el tiempo dedicado con procesos manuales.

A siguiente, vamos a compartir cuatro ejemplos sencillos de cómo una herramienta de CLM puede optimizar tus procesos:

  1. Hacer posible arrastrar y soltar recursos en la página web en lugar de usar un código.

Cómo esto te va a ayudar: un control de este tipo facilita la usabilidad para usuarios sin experiencia técnica. Además, automatiza etapas más complejas de preparación de contratos, a través de una red de diversos contribuyentes, revisores y tomadores de decisiones.

De hecho, una solución de CLM logra aumentar las ventas al reducir errores humanos, que hemos dicho, que son factores que frecuentemente retrasan el cierre de nuevos negocios.

Así, ofrece al usuario una administración ágil y la capacidad de mejorar las plantillas de acuerdos predefinidas por los administradores de cuentas.

  1. Proporcionar una biblioteca de condiciones preexistentes y almacenamiento los archivos en la nube.

Cómo esto te va a ayudar: desde una biblioteca de archivos de cláusulas legales, los usuarios pueden elegir cuales son adecuadas a cada tipo de contrato, personalizando distintas negociaciones, de manera rápida.

Con esta función, puedes buscar y añadir términos para facilitar el enlace de puntos comunes del proceso.

En lugar de ir tras un equipo legal especializado para verificar el contrato cada vez que inicia una nueva negociación, todo se busca dentro de la biblioteca para ahorrar tiempo a todos los involucrados mientras se ocupan del cumplimiento.

  1. Hacer posible la búsqueda por metadatos:

Los sistemas de contratos ágiles a menudo tienen un almacén central que les permite buscar fácilmente contratos específicos.

Pero, las soluciones CLM van más allá de una simple búsqueda. Ellas organizan y buscán por metadatos: hashtags, fechas de firma, tipo de contrato y otros.

Estas características pueden parecer simple a primera vista, pero marcan la diferencia al identificar documentos en poco tiempo, con precisión y seguridad.

  1. Integrar sistemas para disfrutar de informaciones

La característica anterior gana más potencia al integrarse con otros sistemas. Así, busca y reúne informaciones para preparación y revisión de documentos, facilitando todo el proceso.

Por ejemplo, puedes buscar la información desde un sistema CRM (Customer Relationship Management). Mientras tanto, también transfiere productos e información de un sistema de Control de Calidad del Proyecto (CPQ) para crear un contrato en un tiempo récord.

Un sistema integrado de gestión de contratos en línea también puede crear conectividad corporativa. Es decir, mientras un departamento firma el documento, el otro realiza revisiones y procedimientos finales.

Cuando las soluciones CLM y CRM se integran con las firmas electrónicas, datos de acuerdos y aprobaciones, esta información se enruta automáticamente a otro sistema y a las personas involucradas.

Cómo satisfacer las necesidades comerciales

Las organizaciones deben examinar sus flujos de trabajos y las necesidades de los equipos antes de elegir un sistema de gestión de contratos en línea.

Es muy importante buscar opciones que faciliten la rutina y, por lo tanto, reduzcan los problemas recurrentes.

Por ejemplo, si tus empleados no tienen suficiente experiencia en la industria de la tecnología, recomendamos elegir un software de control de contratos menos técnico y más intuitivo, como los productos de DocuSign Agreement Cloud.

Un sistema que permita a tus equipos automatizar el proceso de preparación, firma electrónica y gestión ágil de contratos de forma integrada, desde cualquier dispositivo, en cualquier lugar con conexión y en cualquier momento.

Estas características son criticas para aumentar la productividad y que reducir el tiempo de gestión de contratos.

Resultado: vas a aumentar las ventas de tu empresa, sin complejidades.

Todavía, es importante conocer más detalles para contratar una solución realmente adecuada para tu empresa.

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