¿Cómo configurar la firma electrónica?

La transformación digital ha evolucionado la forma de trabajar, de tomar decisiones e incluso de relacionarnos. El tiempo, la distancia y el ahorro de recursos se agilizan con las nuevas tecnologías, entre ellas la firma electrónica.

Las organizaciones del mundo han adoptado esta herramienta, optimizando a la organización e incentivando la cultura de la innovación en procesos tales como:

• Contrataciones y reclutamiento;
• Revisión y aprobación de contratos;
• Operaciones de áreas departamentales como marketing, legal, IT y más.

Pero, ¿cómo configurar la firma electrónica? Veamos el siguiente paso a paso. 

¿Cómo configurar la firma electrónica?

DocuSign ofrece esta herramienta efectiva que permite la agilización de contratos y aprobaciones.

1. Adoptar tu firma

La primera vez que utilices el sistema de firma electrónica DocuSing será necesario elegir un estilo para tu firma o iniciales de nombre y apellido.

En este proceso, hay tres opciones para escoger:

• Adoptar una firma predefinida por DocuSign;
• Dibujar manualmente la firma o iniciales;
• Cargar una imagen con la firma. 

Es importante señalar que estas opciones son intercambiables, el usuario bien puede desactivar las opciones previas y elegir opciones para dibujar la firma o cambiar la firma. 

Cómo elegir un estilo predefinido por DocuSign

Se mostrará una ventana al momento de hacer clic en “firma o iniciales” en un documento. La plataforma automáticamente realizará una firma a partir del nombre o iniciales del usuario. Aquí es importante verificar que los nombres o las iniciales sean los correctos. 

También, es posible cambiar de estilo predeterminado hasta escoger el que mejor identifique nuestro carácter a través de la firma. 

Puedes probar tantas veces como consideres necesario, desplazando las firmas hacia el lado derecho y allí tomar la decisión que más se adecúe a tu imagen. Una vez que se selecciona un estilo, se guardará en la plataforma para su uso posterior. 

Luego que hayas elegido es indispensable verificar que los datos de firma o las iniciales sean correctas y finalmente hacer clic en “Adoptar y firmar”.

Al mismo tiempo, una vez que se ha dado clic en la opción “Adoptar y firmar” no podrás cambiar la firma de ese documento.

De igual modo, la próxima vez que se firme un documento se enviará con el mismo nombre y la misma dirección de correo electrónico. 

2. Dibujo de la firma o de sus iniciales

En caso de que no te encuentres satisfecho con los estilos de firma que te sugiere DocuSign, puedes darle ese toque personal dibujándola. Gracias al dibujo a mano alzada de la firma se puede lograr una firma más auténtica dibujando con el mouse o incluso con el dedo en la pantalla táctil. 

A este respecto, también resulta interesante emplear la app de DocuSign para dibujar la firma empleando el lápiz óptico o incluso el dedo. Ambos métodos brindan una experiencia fácil para capturar el estilo distintivo de tu firma. 

Para realizarlo será necesario indicar en la ventana que se abre por primera vez seleccionar la pestaña “Dibujar” y rellenar en el campo “Dibujar su firma” o “Dibujar sus iniciales” y hacerlo con las alternativas mencionadas. 

En caso de error, recuerda que puedes seleccionar “Limpiar” y hacerlo nuevamente. 

Una vez te encuentres satisfecho con tu firma, no olvides seleccionar la opción “Adoptar y firmar”. 

3. Cargar una imagen de la firma

La tercera opción que nos permite DocuSign para realizar nuestra firma electrónica es cargar la imagen de la firma o de las iniciales en vez de utilizar algún estilo predefinido o dibujar. 

La plataforma admite un tamaño de archivo que no sea superior a los 200 kb, y pueden ser en formato GIF, PNG, JPG y BMP. Lo recomendable es cargar una imagen entre los 400X150 píxeles para mayor nitidez de la firma. 

De la misma manera, en la ventana principal de configuración, para esta opción se selecciona la pestaña “Cargar”. Una vez allí, se debe elegir la opción “Cargar su firma” o “Cargar sus iniciales” y buscar la imagen en la carpeta que se encuentre dentro de su ordenador o dispositivo. 

En esta opción es importante acotar que se puede cambiar el tamaño de la firma, empleando los controles de cambio de tamaño del control deslizante, bien sea para disminuir o aumentar el tamaño de la firma. 

Una vez que se encuentre satisfecho con las dimensiones de su firma, seleccione para finalizar la opción “Adoptar y firmar”. 

Con una cuenta de DocuSign puedes seguir gestionando tus firmas, bien sea agregando firmas, dibujando otras firmas o también cambiando las que has adoptado con anterioridad. 

Recuerda que esta plataforma le otorga responsabilidad social y ambiental a tu empresa, ya que la innovación tecnológica representa una solución limpia para el desarrollo sostenible.

Proceso básico para realizar la firma electrónica 

1. Notificación por correo electrónico

Al momento de iniciar tu proceso de firmas recibirás una notificación a tu correo electrónico el cual te indica que tienes un documento pendiente por firmar dentro del sobre de DocuSign. 

Otra manera de acceder a los documentos por firmar, además del correo electrónico, es desde el sitio web de DocuSign indicando el correo electrónico de usuario y la clave de seguridad. 

2. Comienza a firmar en "Revisar documento"

Para iniciar el procedimiento tendrás que hacer clic en la pestaña “Revisar documento”. 

Si la plataforma solicita que verifiques tu identidad, es porque la persona o empresa que ha enviado el documento lo ha dispuesto de esa forma. 

Entre los métodos de autentificación de identidad encontrarás: 

• Teléfono. La plataforma podrá llamarte directamente y enviar un código de autenticación por voz, y será necesario ingresarlo para poder acceder a él. 
• SMS. Podrás recibir también un mensaje de SMS con el código de acceso que el destinatario deberá introducir para tener acceso a los documentos. 
• Verificación de identidad. La comprobación de identidad de la plataforma se basa en el conocimiento, pues allí tendrás que contestar a preguntas personales sobre ti, como bien podría ser dirección actual.

Una vez que todos los pasos hayan sido contestados y tengas acceso al documento, corrige la naturaleza del mismo y procede a firmar. 

¡Hemos finalizado! Ahora ya sabes cómo configurar la firma electrónica para comenzar a agilizar tus procesos de ventas, contrataciones y otros. Todo esto con movilidad, visibilidad en tiempo real, gran versatilidad, de manera integrada y segura, ya que la plataforma cumple con todos los requisitos legales y de seguridad del país. 

¿Aún no estás convencido de implementar una solución de firma electrónica? Conoce todas las ventajas que tiene para tu negocio en nuestra guía completa: Beneficios de usar la firma electrónica.