Cómo crear un ecosistema de documentos digitales
Imagina que tu oficina tuviera una dinámica de 8 pasos para responder a un correo electrónico:
- Imprimir el correo electrónico
- Sacar 3 copias
- Archivar una copia
- Triturar una copia
- Escribir una respuesta en la copia final
- Enviar por fax tu respuesta al destinatario
- Escribir tu respuesta en tu programa de correos electrónicos
- Enviar la respuesta vía electrónica en caso de que el fax no haya llegado
¿Cuántos días (o cuántas horas) te habría llevado presentar tu renuncia?
Se suponía que la digitalización haría nuestras vidas más sencillas y nuestros negocios más eficientes, pero la tecnología funciona de manera proporcional a los procesos que la rodean.
Esto es especialmente cierto para los acuerdos que hacen posible un negocio: órdenes de compra, acuerdos de confidencialidad, contratos para proveedores y más. Las firmas electrónicas hacen que la parte de firmar sea sencilla, pero muchas oficinas aún tienen que lidiar con procesos manuales en alguna parte del proceso de firma.
Para resolver el problema, necesitas examinar la forma en que fluyen los acuerdos por el negocio. En vez de llevar a cabo una serie de transacciones aisladas, piensa en ella como un ecosistema de documentos. No solo se trata de lograr que se firme un contrato: es la gestión del ciclo vital de contratos (CLM).
Aquí te mostramos cómo crear un sistema más eficiente y rentable para manejar acuerdos.
Reúne a las partes involucradas
Un contrato puede involucrar a múltiples departamentos en el proceso de creación; puede originarse en ventas, pasar por finanzas y hacer otras paradas en el trayecto.
Muchas empresas siguen usando correos electrónicos y documentos en Word para completar este proceso. Esto resulta en enormes cadenas de correos con múltiples versiones del documento, lo que es propenso a errores y a dificultad para ver qué versión contiene los cambios adecuados.
Una mejor solución es un sistema contractual que pueda ofrecer facilidad de colaboración de un servicio en la nube como Google Docs, pero con seguridad y privacidad de nivel empresarial.
Cuando cuentas con el sistema correcto, todos pueden colaborar en el documento. Esto significa una sola fuente de verdad, un solo historial de revisiones y control de versiones integrado.
Integra tus herramientas
Cuando creas un sistema de gestión de documentos, elige una solución que ofrezca integración con otras plataformas y soluciones que ya usas. Por ejemplo, deberías poder crear y enviar documentos a firma electrónica desde dentro de Salesforce, ya que el documento se llena automáticamente con los datos necesarios.
Incorpora la firma electrónica en tu flujo de trabajo
Una vez que cuentes con un proceso seguro y de colaboración para crear tus contratos, puedes extender dicho proceso a la fase de firma. La solución adecuada te permite enviar acuerdos a las personas correctas para que los firmen, incluso si necesitas enviar múltiples acuerdos a un grupo de personas por lotes.
Tu solución de firma electrónica también debe ser compatible con una variedad de dispositivos, incluyendo celulares, tabletas, laptops y computadoras de escritorio.
Automatiza las tareas post firma
El ciclo de vida de un acuerdo no se termina con la firma. Ahora es momento de organizar y archivar el acuerdo para que se pueda consultar cuando sea necesario. Sin la automatización, éste es un proceso que lleva mucho tiempo; cada acuerdo debe archivarse individualmente y la información debe exportarse a una hoja de cálculo con fines de reporte.
Una plataforma CLM genera un depósito central donde se pueden archivar o exportar los documentos automáticamente en diferentes formatos, sin requerir intervención del usuario.
Crea un repositorio centralizado
Los archiveros se han convertido en verdaderas reliquias, pero es crucial no tratar de duplicar su funcionalidad en un ambiente digital. No caigas en la trampa de crear carpetas virtuales llenas de archivos ordenados alfabéticamente que solo son accesibles desde un lugar.
Con la solución gestión de ciclo de vida de contratos adecuada, puedes almacenar todos tus acuerdos en un mismo lugar al cual puede ingresar cualquier persona a la que des acceso. Ya no tendrás que lidiar con múltiples versiones de un contrato en los discos duros de distintas personas. Ya no tendrás que enviar y recibir archivos por correo electrónico.
Simplifica la búsqueda y la gestión de documentos
La tecnología puede reducir aún más el esfuerzo humano requerido para mantener organizado tu ecosistema de documentos. Usar características de búsqueda por palabras-clave puede facilitar mucho los procesos y ahorrar tiempo a los equipos. Por ejemplo, puedes encontrar rápidamente todos los contratos relacionados con la privacidad de datos con una sola búsqueda.
Automatiza todo el ciclo de vida de contratos
Un contrato no comienza y finaliza con la firma. Por el contrario, la firma es solo el punto intermedio de todo un ciclo vital, el cual posiblemente sea lento, manual e ineficiente, pero es posible integrar y automatizar todo el proceso.
DocuSign cuenta con varias soluciones para ayudarte a automatizar el ciclo de vida de contratos, cada uno de los cuales incorpora nuestra solución firmas electrónicas, la más confiable globalmente:
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