¿Cómo optimizar el onboarding digital?

Afortunadamente, existen diversas formas de acelerar las actividades inherentes a la selección, contratación y mantenimiento de nuevos integrantes en los equipos de trabajo de una organización, entre las que destacamos el onboarding digital.

De hecho, el proceso de integración de nuevos colaboradores a la cultura organizacional es una tarea extremadamente importante para el sector de recursos humanos, puesto que impacta directamente en la perspectiva de retención de los funcionarios.

Por este motivo, priorizar recursos que lo incrementen y garanticen mejores resultados se ha convertido en un punto clave para el desarrollo de las empresas y este es el caso del onboarding.

Si has llegado hasta aquí con la intención de conocer más detalles sobre este proceso, te invitamos a que leas nuestro artículo hasta el final.

Descubre qué es el onboarding digital

El término inglés, traducido al español como embarque digital, consiste en un proceso de acogida que tiene como finalidad integrar adecuadamente los nuevos funcionarios a la empresa mediante el uso de softwares virtuales.

Más allá de ser un tema frecuentemente abordado en las empresas, la pandemia de COVID-19 ha ocasionado su popularidad en virtud de la necesidad de cumplir con las medidas de aislamiento y seguridad sanitaria.

Así pues, se le considera como una dinámica muy eficiente para fomentar la correcta recepción, adaptación y capacitación de los nuevos talentos a la cultura corporativa asegurando su integridad física y la salud de todo el equipo.

Ventajas del onboarding digital

Independientemente del grado de experiencia y conocimiento, ingresar a una empresa y enfrentar un nuevo ambiente de trabajo puede ocasionar cierta incomodidad. Sin embargo, el inicio del trayecto puede ser mucho más fácil cuando se cuenta con el onboarding digital:

A continuación, conoce sus principales ventajas:

Optimiza la motivación y el compromiso

Una estrategia de onboarding digital muy bien estructurada genera en los colaboradores la sensación de pertenencia a un grupo, ser importante para la empresa y sobre todo, añadir valor al negocio.

En virtud de sus efectos positivos, las personas se sienten cómodas para participar de las reuniones online aportando ideas, expresando opiniones y desempeñando su trabajo de la mejor forma posible por lo cual, el proceso fomenta su motivación para alinearse a los objetivos corporativos.

Capacita a los profesionales

Las herramientas de onboarding digital permiten que los procesos se realicen de forma eficiente presentando una visión general acerca del negocio y ejecutando entrenamientos específicos para cada sector.

Promueve la retención de los talentos

El estímulo a sentirse parte de un grupo, la motivación, así como la correcta capacitación del personal aumenta la probabilidad del funcionario inclinarse a continuar trabajando en la empresa, lo que promueve la retención de los mejores talentos.

Reduce el tiempo de las tareas administrativas

Como todas las acciones de admisión e integración se realizan en el entorno virtual, la empresa puede economizar tiempo. De esta forma, podrá acceder a la información tan pronto como necesita y dedicarse a otras tareas relacionadas con su core de negocio.

Mejora la velocidad del intercambio de información

Además de asegurar la actualización automática de los datos, el onboarding digital también permite compartir la información de forma rápida tanto en las comunicaciones verticales como horizontales.

Se observa entonces que este proceso cumple un papel importantísimo en la modernización de los negocios por lo cual llevarlo a cabo es un paso esencial rumbo al alcance de mejores resultados.

5 herramientas del onboarding digital

Hoy en día, existe una gran cantidad de herramientas que pueden utilizarse para asegurar la excelencia del proceso, como es el caso de los checklist.

A continuación, presentamos algunas soluciones interesantes para optimizar el onboarding digital:

1. Software de Administración de Recursos Humanos (HRMS)

Esta solución permite la optimización e integración de muchos procesos, entre ellos el onboarding digital. Este sistema ayuda a gestionar y administrar funciones como:

• Información de los empleados;
• Nóminas;
• Contratación;
• Beneficios;
• Capacitaciones de los colaboradores;
• Administración del talento;
• Asistencia de los empleados.

Trabajar desde un único sistema permite ahorrar tiempo y dinero en tareas manuales y administrativas, además, hace posible la integración de otras herramientas.

2. Servicios de videotelefonía

Estas herramientas posibilitan efectuar videollamadas mediante la suscripción gratuita o contratación de planes y cuentan características como:

• Posibilidad de hacer llamadas HD en carácter gratuito, en video y en audio.
• Emprender grupos de hasta 100 participantes;
• Realizar eventos en vivo;
• Grabar reuniones;
• Compartir pantalla;
• Integración de recursos;
• Opciones para participar activamente en las reuniones.

3. Plataformas unificadas de comunicación y colaboración

Permiten organizar grupos de hasta 100 participantes, realizar eventos en vivo y reuniones con una duración máxima de 60 minutos. Combinan chats, reuniones de video, almacenamiento de archivos e integración de aplicaciones.

Algunas soluciones permiten editar archivos en tiempo real, bajo los formatos Excel, Word y PowerPoint y almacenar documentos en la nube hasta un tamaño máximo de 10 GB.

Una solución ideal para optimizar el onboarding digital y llevar a cabo las capacitaciones de tus nuevos colaboradores, así como para integrarlos a sus equipos de trabajo de manera remota.

4. Chatbots

¿Qué te parece utilizar un chatbot para enseñar los primeros pasos en tu empresa?

En efecto, este robot de conversación es una alternativa muy creativa e inteligente que posibilita orientar y responder las dudas más frecuentes de los recién ingresados a la empresa convirtiendo así, el onboarding en un proceso mucho más práctico y divertido.

5. Firma electrónica

Una solución de firma electrónica ayuda a cerrar acuerdos, aprobaciones y otros documentos en pocos minutos y de forma remota. Optimiza el onboarding digital, ya que permite:

• Reducir el tiempo de contratación: no se necesita la impresión, la firma, el escaneo y el envío por correo de ida y vuelta de documentos en papel.
• Ejecutar documentos de nuevas contrataciones de manera ágil.
• Reducir los errores en los documentos.
• Acelerar el rastreo de los formularios de los empleados.

Este recurso es interesante para todas las empresas, independientemente de su tamaño o rubro, en virtud de su gran potencial para facilitar los trámites y reducir el tiempo invertido en acciones administrativas y manuales.

¡Cuánta información valiosa sobre el onboarding digital!

Como compruebas, el onboarding digital es una tendencia que debes atender si tienes como objetivo fortalecer tu imagen, ascender en el mercado y conquistar cada vez más clientes.

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