Área de compras: ¿Cómo se adaptó al panorama empresarial?

El área de compras es uno de los departamentos que más ha tenido cambios en los últimos años, especialmente luego de que las cadenas de suministro se vieran alteradas a partir de 2020 debido a la pandemia de COVID-19.

Un equipo de compras eficaz es indispensable para garantizar la continuidad empresarial. Además, adaptarse rápidamente ayuda a enfrentar cualquier disrupción externa y es el pilar para impulsar oportunidades de ahorro en tiempos difíciles.

En este post, te mostraremos cómo el área de compras ha logrado este proceso mediante el incremento de la eficiencia de sus operaciones.

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¿Qué cambió en el panorama empresarial?

Con la llegada de la pandemia de COVID-19, el área de compras experimentó la necesidad de fortalecer la conexión entre los equipos internos y proveedores externos. Desde el momento en que se interrumpieron las cadenas de suministro, los profesionales jugaron un papel crucial para mantener la continuidad de las organizaciones.

Los cambios más significativos para esta área fueron:

Trabajo remoto

En México un 65% de los equipos de compras pasaron a trabajar remotamente debido al COVID-19, y este cambio impactó los flujos de trabajo globales de esta área.

Los equipos más competitivos fueron aquellos que rápidamente adoptaron nuevas tecnologías para hacer frente al cambio, sin embargo muchos no pudieron hacer frente a esta alteración porque no contaban con las herramientas necesarias.

Alteración de las cadenas de suministro

El trabajo de los equipos de compras es con proveedores externos, por lo que migrar a otras formas de trabajo fue particularmente difícil. Además, la mayoría de las empresas realizaron adaptaciones a sus cadenas de suministro, por lo que los equipos de compras tuvieron que responder a estas, a la par de las de su organización.

Otros retos importantes fueron:

• Problemas de logística/entrega
• Cambios normativos
• Mal desempeño de los distribuidores
• Políticas comerciales inciertas

Ahora, teniendo este panorama en cuenta, a continuación veamos cuáles fueron los cambios que hicieron los profesionales de compras para permanecer competitivos.

¿Cómo se adaptó el área de compras?

Un estudio sobre las tendencias de compras en 2021, elaborado por Docusign, identificó las principales acciones que llevó a cabo el área de compras para asegurar la continuidad empresarial:

1. Control de costos e incremento de la capacidad de recuperación de los proveedores

Desde el inicio de la pandemia, los equipos de compras se enfocaron en acciones para la continuidad empresarial. Un 65% señaló que aumentó en urgencia el ahorro de costos y un 38% respondió recortando gastos generales.

En México, el 52% de los profesionistas del área de compras destacaron que el ahorro de costos es la principal prioridad para los próximos años, seguida de mejorar la precisión de la oferta/demanda (41%).

2. Inversión en tecnología

A raíz de la pandemia un 44% de los profesionistas de esta área invirtió en tecnología. En México, la cifra asciende a 58%, sin embargo, únicamente un 24% las implementó. Esto implica una gran área de oportunidad para las empresas.

En la actualidad, las herramientas tecnológicas más utilizadas por esta área son:

• Gestión de compras (69%)
• Software de firma electrónica (50%)
• Software de gestión vital de ciclo de contratos (45%)
• Planeación de recursos empresariales (42%)

Se estima que exista una visión a futuro que conecte herramientas de acuerdos en flujos de trabajo optimizados. Además, se espera que estas tecnologías mejoren las relaciones con proveedores y sean críticas para optimizar el trabajo de los equipos de compras en el futuro.

Otra de las tecnologías que se fortalecieron fueron las de compras digitales. Las herramientas brindaron asistencia a los gestores de compra en la toma de decisiones en un entorno difícil y dinámico.

3. Cambio en la estrategia de proveedores

De acuerdo con un estudio realizado por Docusign, al menos 2 de cada 5 encuestados del área de compras cambiaron las estrategias de trabajo y flujo con proveedores durante la pandemia.

Además, muchos equipos incrementaron la creación de estrategias para proveedores con distribuidores de alto desempeño y resilientes.

Por esta razón, las principales tendencias para los próximos años son: mejorar las relaciones con proveedores, monitorear su desempeño y hallar nuevas oportunidades de negocios.

4. Colaboración en todas las líneas de negocio

Los departamentos de compras se enfocaron en trabajar de forma efectiva con otras áreas para realizar adquisiciones. Para ello, emprendieron procesos para facilitar la colaboración interna con otros equipos.

Cabe destacar que aquellos que tuvieron mejores resultados fueron quienes tuvieron más control sobre las decisiones de gastos.

Establecer procesos optimizados les sirvió para liberar tiempo y recursos y así dedicarse a proyectos más estratégicos. Además, la implementación de tecnología ayudó a los equipos a toparse con menos barreras y retrasos en la concreción de acuerdos y el contacto con distribuidores.

Por otro lado, a futuro las organizaciones buscan colaborar entre sí en las funciones del negocio, involucrando la cadena de suministro y las compras, a fin de mejorar sus procesos de comercialización. Los sistemas de compra electrónica, por ejemplo, brindan la posibilidad a las partes interesadas de administrar y compartir datos muy valiosos.

Para concluir

Esperamos que te hayan servido estos consejos para conocer cómo ha sido la adaptación del área de compras al nuevo panorama empresarial.

Recuerda que es muy importante que consideres cuáles soluciones te ayudarán a optimizar tus operaciones y a garantizar la continuidad de tu empresa.

Aunque la transformación digital parece un camino difícil, ofrece grandes ventajas para las compañías que buscan permanecer competitivas en el mercado. Este factor, aliado a un equipo de compras de alto desempeño, es crítico para que cualquier organización mantenga continuidad sin importar disrupciones externas. 

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