¿Cómo hacer una buena gestión de documentos?

gestión de documentos

La buena gestión de documentos es un factor imprescindible para el orden y la organización de todas las áreas dentro de una empresa. Si quieres aprender qué es, cómo hacerla y mejorar su eficiencia a través de la transformación digital, ¡quédate hasta el final!

Todas las empresas y organizaciones cuentan con una gran cantidad de documentos, ya que son pilar fundamental para el correcto funcionamiento de la misma. Pero, ¿qué pasa cuando existe un flujo de trabajo considerable y empieza a hacerse difícil la gestión de documentos?

Antes que todo, empecemos por definir el concepto central.

 

¿Qué es la gestión de documentos?

Son un conjunto de técnicas, procedimientos y tecnologías aplicadas para la organización y administración de toda la documentación y papeleo que se necesita en una empresa, administración pública o cualquier otra organización con estructura burocrática.

Esta práctica diseña y aplica un orden y una logística que debe seguirse a la hora de guardar, lo que beneficia a evitar documentos duplicados, obsoletos, finiquitados, no valiosos o poco representativos, eficientizando las operaciones administrativas y de gestión en cada departamento.

Ahora bien, estas prácticas han evolucionado gracias a la transformación digital. Debido a las exigencias de los encargados y administradores, en gran medida, por los problemas generados luego del esfuerzo exhaustivo que se realizada a mano para almacenar y archivar los documentos.

 

Pero, ¿por qué es una tarea importante dentro de las empresas?

Toda empresa u organización se ha apoyado en la gestión de documentos para crear una especie de base de datos, los que hoy en día se utilizan a través de servidores físicos dentro de las empresas o servicios en la nube a través de Internet.

La gestión de documentos supone el resguardo del patrimonio bibliográfico de cualquier organización. Sin importar el tipo de empresa, esto se ha convertido en una necesidad para todas, ya sea por motivos legales, consultas o ahorro de recursos.

Entonces, con el concepto definido, es momento de hablar sobre cómo llevar este tipo de práctica a la realidad.

 

¿Cómo hacer una buena gestión de documentos?

La gestión de documentos que no se diseña inteligentemente genera caos. Este desorden puede producir consecuencias negativas y hasta catastróficas para cualquier empresa, incluso para corporaciones.

Por ejemplo, se podrían experimentar fugas de capital, pérdida de recursos, sanciones legales o fiscales, hasta el cierre de las operaciones por incumplimientos.

Con las herramientas que se tienen hoy en día, ya no es necesario el papel, ni las aprobaciones a mano, lo que beneficia a las organizaciones en aspectos como la agilidad, rapidez y la automatización de los procesos.

A continuación, te mostraremos algunos consejos muy útiles para aplicar la gestión de documentos:

 

1. Digitalización de los documentos

Si esto no lo habías hecho, ¡es momento! La digitalización de todos los documentos de la empresa es un paso determinante hacia la transformación digital y conservación del medio ambiente, gracias a la reducción de papel en las oficinas.

Tener toda la documentación en formato digital, incrementa la eficiencia de los procesos, ya que esta es recuperable y transferible sin tanto problema o esfuerzo.

Para hacer esto posible es necesario digitalizar aquellos documentos viejos en formato físico que usa la empresa, que aún son útiles y relevantes y, al mismo tiempo, implementar nuevos mecanismos para la creación de documentos digitales para olvidarse del papel lo más que se pueda.

Esto también implica innovar en áreas como la aprobación de acuerdos. La firma electrónica, es una tecnología de formalización de acuerdos de manera remota, lo que favorece al proceso de cierre de acuerdos y trámites dentro de la organización, ideal para este tipo de gestión.

La digitalización de los archivos, que se ejecuta para mejorar la gestión de documentos, debe ir acompañada de herramientas que permitan acelerar aún más la productividad. La firma electrónica, puede ser utilizada en cualquier momento y lugar por las personas necesarias para realizar aprobaciones y transacciones sin la necesidad de esperar por la firma autógrafa.

Entonces, imagina que, para aceptar acuerdos, presupuestos o tratos, la empresa no necesite de documentos en papel y, tampoco, de la presencia de los gerentes o directivos, ya que pueden firmar los documentos digitales desde cualquier parte del mundo.

 

2. Establecer un repositorio corporativo

Tener todos los archivos bajo un mismo punto, unifica la gestión de documentos gracias a la centralización. Esto provocará que los documentos duplicados sean reconocidos fácil y rápidamente por los softwares, lo que favorece a la accesibilidad, y a la toma de decisiones.

Esto puede hacerse a través de servidores propios, que representan un costo elevado en infraestructura y equipos, o a la terciarización de servicios de almacenaje, como la llamada “nube” que consiste en el “alquiler” de espacio en servidores de otras compañías que generalmente ofrecen garantía de seguridad, confidencialidad y fácil acceso.

Un ejemplo de ello, es la firma electrónica, donde la compañía que presta el servicio ofrece para aquellos documentos creados y firmados electrónicamente, la posibilidad de ser almacenados tanto en la nube como en dispositivos propios.

 

3. Asignar controles de acceso

Como parte de las medidas internas de seguridad, la gestión de documentos debe determinar quién y cuándo se puede acceder a diversos archivos del histórico.

Esto es un paso lógico, para evitar la fuga de información y el desorden. Asimismo, permite identificar aquellos documentos que sólo pueden ser consultados, pero no editados es parte crucial del proceso. Ya que garantiza que, aunque puedan chequearlo, no pondrán cambiarlo.

 

3. Llevar un control de caducidad de los documentos

Administrar eficientemente los documentos también pasa por un proceso de revisión para descartar aquellos que sean obsoletos, necesiten actualización o hayan sido modificados.

La digitalización de los trámites internos de las empresas, involucra la adopción de programas informáticos que aceleran esta tarea. De esta forma, se pueden recibir notificaciones cuando un documento o archivo lleva mucho tiempo en los servidores, cuando es necesario actualizarlos con información nueva debido a nuevos acuerdos o políticas, asimismo, cuando son modificados por un miembro de la organización, todo esto para poder mantener un historial de las revisiones y de versiones anteriores.

 

¡Es todo!

La gestión de documentos es una gran oportunidad para mejorar e incrementar el rendimiento y funcionalidad de los procesos internos y externos de una empresa u organización.

Estas prácticas permiten a los negocios la creación de contenidos, la colaboración de equipos o departamentos, la preservación de informaciones relevantes, generar flujos de control y trabajo eficientes y la agilización de búsqueda de documentos.

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