¿Cómo elaborar un plan de mejora continua empresarial?

Un plan de mejora continua es un enfoque que permite a las empresas reflexionar, evaluar y modificar sus procesos de negocios con el objetivo de optimizar su flujo de trabajo y, por consiguiente, sus resultados.

En un contexto empresarial donde el 90% de los consumidores tienen expectativas más altas en áreas como servicio al cliente y el 81% de ellos esperan que las empresas ofrezcan procesos de autoservicio, es claro que las empresas deben mejorar día con día.

En ese sentido, un plan de mejora continua es una herramienta ideal para sostener una evolución constante, conceptualizada desde el diseño de los procesos, la cual permite mantenerlo en el tiempo. Es por eso que en este artículo hablaremos más a detalle de este concepto.

¿Qué es un plan de mejora continua?

La mejora continua es un proceso fundamental en las empresas que buscan obtener una calidad absoluta y una excelencia empresarial en cada una de sus etapas. Se trata de una metodología que se enfoca en las capacidades que tienen las organizaciones de evolucionar, mejorar y desarrollarse de forma continua, alcanzando sus objetivos.

En síntesis, es un plan que facilita la identificación y análisis de las operaciones de la compañía con el propósito de optimizarlas y provocar mejores resultados, por ejemplo, a través de la eliminación de los cuellos de botella, el fortalecimiento de las áreas vulnerables o acortar los tiempos de producción.

Frecuencia ideal para llevarlo a cabo

Como elemento esencial, un plan de mejora continua no debe ser visto como un proyecto esporádico, sino como una parte integral de la cultura empresarial, adoptada a lo largo de la organización en sus rutinas diarias.

La norma ISO 9000, deja en claro que un plan de mejora continua es algo que, si bien no sucede todo el tiempo, se refiere a algo que está en la agenda sin ser interrumpido o pausado.

Ahora bien, a nivel estratégico, la mejora continua debe estar alineada con la planificación anual de la compañía, estableciendo sus objetivos y ajustándose de acuerdo a la estrategia general de la organización.

Lo que sí es inamovible en este aspecto son las revisiones periódicas, las cuales deben evaluar de forma continua los resultados alcanzados. Estos análisis pueden llevarse a cabo de forma mensual, trimestral o semestralmente, de acuerdo a la naturaleza y necesidades de la empresa.

¿Por qué es conveniente para las empresas? 

Un plan de mejora continua, más allá de ser una herramienta de expansión, se ha convertido en una metodología de supervivencia, especialmente para las PYMES.

Si tomamos en cuenta que el 33% de estos negocios fracasan en su primer año y solo el 35% alcanza los cinco, es claro que optimizar sus procesos es la única forma de mantenerse vigente.

Lo que hace esta metodología es brindarle a las empresas una oportunidad de innovar constantemente dentro de sus operaciones, identificando problemas, debilidades o aspectos mejorables con el objetivo de:

• Minimizar los tiempos, al eliminar los cuellos de botella que retrasan el trabajo y acumulan gran cantidad de recursos.
• Elevar la productividad general, ya que se diseñan procesos de principio a fin que garanticen la mayor eficiencia posible.
• Mejorar la oferta de la empresa, aprendiendo sobre las necesidades, intereses y gustos de los consumidores, así como alinearse con los requerimientos del mercado.
• Cumplir con las regulaciones, normativas y estándares de calidad.
• Reducir los errores humanos, analizando las etapas detalladamente y corrigiendo aquellas actividades que más problemas generan.

Esto se hace a la par de la optimización de métricas de desempeño trascendentales, como el engagement de empleados, satisfacción de los consumidores, tiempo promedio de respuesta, entre otros.

¿Cómo elaborar un plan de mejora continua? 

Si bien cada empresa cuenta con procesos y flujos de trabajo muy diferentes entre sí, incluso estando dentro del mismo giro, existen pasos fundamentales que un plan de mejora continua necesita cumplir para proporcionar los resultados esperados.

Identifica los problemas

El primer paso es descubrir aquellos procesos que requieren mejoras dentro de la empresa, analizando la situación actual y hallando actividades que suelen generar retrasos de forma repetida.

Estos problemas podrían ser tiempos de producción, malgasto de recursos o corrección de errores, los cuales tienen un impacto negativo directo en la satisfacción del cliente.

Para identificarlos, puedes apoyarte de:

• Encuestas a tus clientes a través de email o formularios online para determinar su nivel de satisfacción.
• Grupos focales que puedan responder a preguntas muy específicas de su experiencia con tu organización,
• Social listening a través de canales digitales, como redes sociales, con el fin de comprender su opinión sobre tu marca.

Define el plan de mejora continua

Ya que tengas los problemas identificados, lo siguiente es crear el plan de mejora, estableciendo los objetivos que la organización aspira alcanzar y determinando los indicadores claves de rendimiento (KPIs) con los que se evaluarán los resultados.

Algunos KPIs relevantes pueden ser:

• NPS: el net promoter score es una métrica que determina la probabilidad de que un cliente recomiende tu negocio, producto o servicio a sus conocidos.
• FRT: el first response time o tiempo de primera respuesta es un indicador que mide el tiempo promedio que un cliente necesita para obtener una primera respuesta de tu empresa.
• CSAT: el customer satisfaction score o el índice de satisfacción del cliente permite evaluar qué tan satisfecho se encuentra un consumidor con un producto o servicio.

Reestructura las operaciones

Con el plan definido, es momento de eliminar los problemas identificados, para lo que necesitarás la ayuda de tus colaboradores, quienes tendrán la responsabilidad de brindarte insights sobre las operaciones para no omitir ningún aspecto importante.

Para lograrlo, habla con tu equipo sobre los problemas hallados, realiza brainstormings y da un seguimiento a las soluciones a través de los KPIs.

Principales técnicas 

Un plan de mejora continua puede requerir de diversas técnicas para ayudarte a alcanzar mejores resultados en menor tiempo. Algunas de las más importantes son:

• Kaizen: una filosofía que promueve la cultura de mejora continua, enfocándose en eliminar procesos que no funcionan. Se trata de un método integral, ya que abarca toda la organización e impulsa pequeños cambios que ayudan a lograr los objetivos.
• 5S: los 5 principios (Clasificación, Organización, Limpieza, Estandarización y Disciplina) permiten dar un sentido a las operaciones, aspirando a la mayor productividad posible, sin requerir de una inversión adicional.
• Lean manufacturing: es una filosofía de trabajo que reúne los métodos anteriormente mencionados, permitiendo identificar y eliminar procesos excedentes que no aportan valor al flujo de trabajo.

¿Cómo la firma electrónica optimiza los procesos empresariales?

La firma electrónica es una herramienta indispensable en la optimización de actividades empresariales, especialmente aquellos que están dentro del marco burocrático de la organización, agregando la automatización de procesos como principal beneficio. 

Esta solución elimina la necesidad de imprimir y firmar en papel, reduciendo drásticamente los tiempos de aprobación de documentos y contratos.

Además, este sistema incorpora procesos de autenticación y validación integrados, minimizando los errores humanos, las correcciones necesarias y, por ende, los costos operacionales y los cuellos de botella.

Es una tecnología basada en la nube, lo que facilita una interfaz remota para que las partes involucradas firmen documentos desde cualquier lugar y momento, estimulando la movilidad y la colaboración a distancia.

Optimiza tus procesos y agiliza tu negocio

Con el concepto y pasos fundamentales de un plan de mejora continua, tienes en tus manos una poderosa herramienta para elevar la productividad de tu negocio y optimizar las operaciones para obtener la rentabilidad que aspiras para tu organización.

Queremos que sigas aprendiendo cómo elevar la eficiencia, por ello, aquí te dejamos nuestro ebook, “Optimización de procesos: Todo lo que necesitas saber para agilizar tu negocio y economizar costos”. Este material te mostrará las ventajas de mejorar todas las áreas de una compañía y cómo llevarlo a cabo.