Reuniones virtuales: herramientas que ayudan a optimizar el proceso

Bien sea que compartas trabajo con colegas que hacen teletrabajo o con clientes que se encuentren en otros países, planificar una reunión virtual puede convertirse en todo un reto.

Hoy por hoy, las reuniones virtuales han pasado de ser una simple alternativa a convertirse en una necesidad, sobre todo con el auge del trabajo remoto.

En este artículo, te explicaremos cuáles son los beneficios de las reuniones virtuales y te compartiremos las mejores herramientas para optimizar este proceso.

¡Comencemos!

Estos son los 3 beneficios de las reuniones virtuales

Este método de trabajo posee ciertas ventajas que te compartiremos a continuación:

1. Optimización de tiempo y costos

En una reunión virtual no es necesario que te traslades hasta tu oficina. De esta forma se erradica el tiempo de traslado y los costos asociados a ello (transporte público, combustible, entre otros).

Esto no solo contribuye positivamente en la productividad empresarial, sino también en el medioambiente, ya que se reducen las emisiones de Gases de Efecto Invernadero (GEI) provenientes del transporte público y de los vehículos.

2. Integra a los equipos de trabajo

Es mucho más fácil integrar equipos laborales mediante reuniones virtuales. De esa forma, se crea un ambiente en el que cada miembro de la empresa se siente parte de la misma aunque no esté presente físicamente. 

3. Se incrementa la productividad

Las reuniones virtuales no dependen de un espacio físico ni de horarios pre-establecidos, y esto facilita la toma de decisiones, haciendo que el trabajo sea más productivo y avance con mayor eficacia.

6 herramientas que optimizan el proceso de las reuniones virtuales

Hoy en día es mucho más sencillo llevar a cabo reuniones virtuales gracias a diversas plataformas existentes en el mercado. A continuación, te presentamos cuáles son las más importantes:

I. Skype

Por casi dos décadas, Skype ha conectado familias, compañeros de trabajo y amigos en todo el planeta. Siendo así, una de las plataformas más reconocidas en el mundo online.

Gracias a la creciente demanda de home office, esta aplicación ha puesto en el mercado su versión para empresas. La misma permite realizar reuniones virtuales, conferencias e intercambio de información.

Skype ofrece una infinidad de funcionalidades como lo son:

• Acceso desde cualquier lugar y cualquier dispositivo;
• Integración con las herramientas de Office;
• Reuniones personalizadas, ya que podrás elegir el tipo de reunión que desees realizar: informal, interactiva, formal, entre otras;
• Reuniones con muchas personas: la versión gratuita de Skype te permite reunirte con 50 personas, pero Skype for Business quintuplica esta cifra llegando hasta 250 personas de forma simultánea;
• Skype mantendrá informado a tu equipo acerca de las reuniones virtuales antes, durante y después de realizadas.

II. Hangouts

Se trata del servicio de videollamadas que ofrece Gmail. Te brinda la posibilidad de planificar tus reuniones de trabajo con Google Calendar y de esta forma, mejorar tu registro respecto a reuniones virtuales. Por si fuera poco, la herramienta permite anexar los vídeos en vivo a YouTube.

El único requisito es tener una cuenta de Gmail y podrás acceder gratuitamente a la plataforma. Esta versión tiene un límite de 10 participantes para las reuniones, pero las versiones paga te permiten tener 100 participantes en la tarifa básica.

Las transmisiones de las reuniones virtuales están cifradas para garantizar la seguridad de los vídeos.

Además, tienes la posibilidad de ingresar desde la versión web como desde la versión móvil para Android e iOS. 

III. Zoom

Se trata de una de las aplicaciones de reuniones virtuales que experimentó mayor crecimiento durante la pandemia. Hoy por hoy, es una de las más poderosas del sector, puesto que ofrece un sinfín de utilidades para maximizar el confort de tus clases y reuniones.

Zoom te brinda la posibilidad de:

• Programar reuniones;
• Grabar reuniones;
• Reproducir el sonido de tu ordenador;
• Cambiar fondos;
• Establecer grupos de contactos;
• entre otras funcionalidades.

La plataforma dispone de una pizarra virtual para escribir y dibujar, te permite compartir pantallas a tus internautas y conservar un registro de tus reuniones.

Esta herramienta tiene versión gratuita y también ofrece distintos planes. La alternativa gratis te brinda la posibilidad de organizar reuniones de hasta 100 participantes por un lapso de 40 minutos. Pero no te preocupes porque también te ofrece planes muy accesibles dependiendo de tus necesidades.

Además, con Zoom, que las empresas pueden eficientar aún más los procesos contractuales al agregar una integración con DocuSign eSignature que permite firmar documentos en vivo durante una reunión.

IV. Anymeeting

Es una excelente plataforma para organizar reuniones virtuales. Tan solo con registrarte, tienes acceso a una sala virtual.

La máxima capacidad de internautas es de 30 personas en su versión gratuita y solo con el correo de tus asistentes puedes enviarles la invitación. El punto fuerte de esta plataforma es que puedes gestionar seminarios para clases de secundaria o de universidades.

Su interfaz es muy sencilla y tienes la posibilidad de usar en chat online para integrar las conversaciones las conversaciones de los integrantes de la reunión virtual. Por supuesto tiene una versión de pago que te ofrece muchos más beneficios.

V. Whereby

Esta es la mejor alternativa cuando se trata de reuniones virtuales con pocas personas. Tratos con un socio comercial, asesorías personalizadas y más.

Dado que no se requiere ninguna instalación en tu navegador, el proceso se lleva a cabo de forma sencilla.

Al momento de que te registres tienes la posibilidad de crear un canal y la plataforma te asigna un link para que lo compartas con tus internautas.

Te permite compartir pantalla, cuenta con un chat en vivo y es una herramienta flexible porque permite conectarte fácilmente y gratuitamente.

Las firmas electrónicas facilitan las reuniones virtuales.

La firma electrónica es un tipo de autenticación que reemplaza a la firma manual. En otras palabras, es la manera más sencilla de autenticar un documento, puesto que implementa tecnología para llevar a cabo una solicitud de consentimiento.

Y si te preguntas, ¿cómo optimiza la firma electrónica una reunión virtual? Mediante esta solución, es posible obtener la firma de los participantes de una reunión, o incluso concretar la firma de un contrato durante reuniones a distancia, como en el ejemplo con Zoom.

La transformación digital es innegable, por lo que las reuniones virtuales serán una gran alternativa para tu empresa si deseas incrementar su productividad.

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