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Rentar un inmueble, ya sea del lado del propietario o del inquilino, puede ser un proceso largo e intimidante, ya que una parte no conoce a la otra y es difícil asegurarse que nos encontramos con una persona confiable y con sus documentos en orden. Es en este tipo de situaciones donde Easy Rental busca transformar la experiencia para todos los involucrados, ofreciendo una atención personalizada, fácil, veloz y segura. Una misión posible gracias a las soluciones de DocuSign.
Easy Rental es un despacho legal en el estado de Querétaro, México, con tres años y medio en operación, que se especializa en la venta de pólizas jurídicas. En otras palabras, los propietarios que quieren rentar sus propiedades obtienen un servicio, similar a un seguro, para garantizar que las personas que alquilan cuentan con las condiciones —tanto de pago como legales— para hacerlo, protegiéndolos en todo el proceso de arrendamiento.
La oportunidad de crecer
Según Eneida Villalobos, directora de operaciones del sector de investigación de Easy Rental, desde el inicio la compañía buscaba optimizar tiempos.
"Es muy frecuente que nuestros clientes tengan propiedades en Querétaro, pero vivan en otra ciudad, por lo que la firma de contratos y la revisión de documentos necesarios para el servicio se complicaba y se demoraba mucho con el método tradicional en papel", comparte.
La empresa decidió implementar la firma electrónica de DocuSign en sus operaciones hace 2 años. Convencidos principalmente por sus capacidades de eficiencia en tiempos operativos y por su validez legal, que les permite realizar su labor sin problemas, al tiempo que brinda mayor seguridad y satisfacción a sus clientes.
Con DocuSign, Easy Rental ha reducido 75% sus tiempos operativos, pasando de un promedio de 8 días, para completar un contrato, a sólo 48 horas.
“El proceso de transición fue muy sencillo. El equipo de DocuSign nos capacitó tanto a directivos como ejecutivos, y tras sólo un mes, la plataforma ya estaba completamente integrada en la cultura de trabajo de Easy Rental”, afirma Villalobos.
Reducción de costos
Además de la optimización en tiempos, Easy Rental también registró una disminución de alrededor de 50% en gastos operativos, principalmente en insumos como papel, gracias a que los ejecutivos ya no necesitan trasladarse para la recopilación de documentos, que se convertían en múltiples visitas si había algún faltante o corrección.
Con este cambio, los servicios de paquetería ya no son necesarios. Anteriormente esta era la única opción para propietarios que residen en otras ciudades. Sin embargo, este método no era completamente fiable pues existía el riesgo de daño o extravío a documentos originales importantes.
Easy Rental comenzó utilizando DocuSign con los equipos de ventas para hacerle llegar a los clientes potenciales el formulario de solicitud de los servicios de pólizas jurídicas, y recopilar los documentos requeridos para la labor del equipo de investigación.
"Al terminar la revisión de documentos y completar el reporte correspondiente, el ejecutivo de investigación lo envía al área jurídica para la elaboración de contratos y coberturas y finalmente proceder a la firma del acuerdo", explica la directora.
Digitalización: una ventaja competitiva
Para Eneida Villalobos, digitalizar los procesos les brinda una mayor comodidad a los clientes, ya que no deben trasladarse y pueden realizar el proceso desde donde se encuentren.
Además, es una ventaja competitiva. En la región, Easy Rental es la primera empresa del ramo en realizar esfuerzos de digitalización y automatización de procesos. "Eso nos ha ganado el reconocimiento y recomendación de nuestros clientes”, afirma Villalobos.
Easy Rental está por arrancar con la integración de la firma electrónica con la nueva función de envíos por WhatsApp, lo que simplificará aún más completar una solicitud de servicios.
DocuSign también ha ayudado a hacer más eficiente el trabajo de los colaboradores de Easy Rental, mejorando los procesos internos. Ahora cada integrante de los equipos internos involucrados —desde ventas, investigación y hasta legal— están al día del progreso y pueden dar seguimiento en caso de que un paso del proceso aún esté pendiente.
En cuanto a productividad, la firma electrónica ha contribuido a incrementar la captación de nuevos clientes y seguimiento de procesos, ya que al contar con acceso a la herramienta desde dispositivos móviles, los ejecutivos pueden enviar formularios mientras se encuentran en campo mostrando una propiedad, aprovechando mejor su tiempo.
Contratos renovados más fácilmente
Otro impacto positivo que DocuSign ha tenido en las operaciones de Easy Rental se puede ver en las renovaciones. Según Eneida Villalobos, con la firma electrónica, el 70% de los contratos de arrendamiento se renuevan tras cumplir un año. Aquellos que no lo hacen se deben a que los inquilinos ya no requieren vivir en ese inmueble o la propiedad se vendió.
Gracias a la digitalización y las soluciones de DocuSign, el crecimiento de la compañía ha sido de un 10% anual.
Asimismo, le ha permitido a Easy Rental crear alianzas con 4 inmobiliarias, quienes les confían sus inmuebles al conocer lo rápido, cómodo y la validez jurídica del proceso. Además, cuentan con la recomendación de ejecutivos inmobiliarios independientes.
“Gracias a DocuSign podemos satisfacer completamente las necesidades de nuestros clientes. Es una de las herramientas que, les puedo asegurar, ayudará a optimizar procesos, reducir costos operativos, además de mejorar la comunicación interna. No hay que tenerle miedo, es muy fácil de usar”, concluye Eneida Villalobos.