Cómo firmar digitalmente un documento

Aprender acerca de cómo firmar digitalmente un documento se ha convertido en un punto crucial para los gestores corporativos no solo porque supone un ahorro de tiempo impresionante, sino también para aprovechar las mejores oportunidades de negocio.

Firmar escritos en el medio digital acelera una serie de trámites en las diferentes áreas de un negocio, desde contratar profesionales en otra parte del globo hasta cerrar tratos con proveedores y renegociar contratos.

A continuación, hablamos sobre aspectos clave sobre la firma electrónica y te mostramos las mejores formas de firmar digitalmente un documento.

¡Adelante!

Validez de la firma electrónica

Teniendo en cuenta el marco normativo mexicano, la firma electrónica consiste en una agrupación de autenticaciones electrónicas que atribuyen una identidad al signatario frente a una determinada operación en el ambiente digital.

Usada con la finalidad de manifestar consentimiento y aceptación, la firma electrónica configura una herramienta esencial para el buen funcionamiento de las organizaciones ante el escenario comercial dinámico y sumamente competitivo.

Para que la versión electrónica del modelo autógrafo sea realmente válida, necesita contar con ciertas características básicas:

• Cumplir las normas y reglamentos mexicanos acerca de su utilidad y validez;
• Debe corresponder exclusivamente al firmante asegurando de este modo, el principio de funcionalidad;
• Ser auténtica, es decir, asegurar la identidad del firmante;
• Ser neutra mediante el uso de certificados digitales sin excluir o restringir autoridades certificadoras;
• Ser integra asegurando que el contenido del documento firmado no será alterado;
• Ser confidencial fomentando que apenas los firmantes y usuarios autorizados accedan y/o consulten los documentos;
• Garantizar el no repudio, característica que garantiza que el emisor no niegue la autoría del contenido después de firmarlo.

Tipos de firma electrónica

En la actualidad, bajo el contexto mexicano, existen 2 tipos principales:

Firma electrónica simple

También conocida como firma estándar, como no necesita usar certificados digitales para autenticar la identidad del firmante. El firmante es identificado a partir de otros factores como su correo o IP. Sin embargo, este formato igualmente presenta efectos legales y puede usarse como prueba de juicio.

Firma electrónica avanzada

Para que se encuadre como avanzada, la firma electrónica debe cumplir con un requisito peculiar: agregar al proceso de firma las claves de criptografía de un certificado digital. Otros requisitos relevantes como ser exclusiva, o impedir modificaciones en los documentos firmados o garantizar la identificación del firmante son comunes este esta mobilidad y la firma simple.

Internacionalmente, en razón del requisito del certificado digital, este tipo de firma es conocida como Firma electrónica cualificada.

Bajo la legislación mexicana, la firma electrónica cualificada corresponde a la firma electrónica avanzada. La asignación del certificado digital al usuario se fundamenta en una identificación digital debidamente validada por la industria o por el gobierno mediante una prueba de identidad.

Por lo tanto, los tipos de firma electrónica se fundamentan en el nivel de seguridad y fiabilidad de cada grupo.

¿Cómo firmar digitalmente un documento?: Conoce estos métodos efectivos

A continuación, presentamos alternativas sencillas y muy eficaces para firmar electrónicamente:

Utiliza un software de firma electrónica

El avance tecnológico ha fomentado la aparición de potentes herramientas de firma electrónica, muy seguras y confiables.

Además de facilitar los trámites para enviar, firmar y recibir documentos, este tipo de plataforma proporciona una serie de beneficios estratégicos como cerrar negociaciones muy prometedoras en poco tiempo, ampliar las ventas y las ganancias corporativas y promover una cultura paperless.

A pesar de que cada plataforma presenta sus particularidades, las más efectivas suelen ser muy intuitivas y fáciles de usar.

Para firmar un documento el usuario debe estar registrado en la base, disponer de conexión a internet y cumplir las etapas requeridas por el programa.

Antes de incorporar un recurso, debes averiguar la idoneidad, responsabilidad y cumplimiento del proveedor tecnológico. Garantiza que sea capaz de atender y lidiar con los requisitos más exigentes y de ofrecer una experiencia extraordinaria, inclusive para quienes no dominan el área tecnológica.

Integra Word y un software de firma

Word es uno de los editores de texto más empleados a nivel mundial. De hecho, no consiste en una solución de firma electrónica propiamente dicha, sino que es un programa que puede integrarse con herramientas que, sí, son plataformas de firma electrónica como DocuSign.

En este sentido, es importante recalcar que Word permite cargar archivos a una solución de firma electrónica (como la que mencionamos anteriormente), y realizar la firma.

Por lo general, para trabajar con Word en conjunto con otra herramienta, es necesario instalar el complemento del sistema y posteriormente:

• Crear una cuenta en la herramienta;
• crear una firma electrónica en Word;
• establecer el campo de la firma en el documento;
• inserta la firma;
• enviar y descargar el documento.

El uso de un software específico es la mejor alternativa principalmente por el hecho de contar con tecnología de punta y centralizar todos los documentos en un único repositorio en la nube, lo que garantiza la protección de datos.

Finalmente, recuerda que digitalizar una firma autógrafa no se considera equivalente a una firma electrónica, ya que no se cumple con lo establecido en el Código de Comercio.

Firma tus documentos con DocuSign

Considerado como el líder entre los software de firma electrónica y el más aclamado en el mercado. DocuSign eSignature cuenta con numerosas funciones que permiten al usuario realizar su trabajo de forma sencilla, rápida y remota. 

Con eSignature, puedes firmar desde correos electrónicos hasta presupuestos de proyectos, certificados, cartas de ofertas y acuerdos internacionales, dado que es una solución líder a nivel global.

Entre los principales beneficios de nuestra solución, destacamos:

• Economía de tiempo: el 82% de los acuerdos pueden completarse en menos de 24 horas y el 49% en menos de 15 minutos.
• Incremento en la productividad: al optimizar el uso del tiempo podemos elevar el nivel productivo de los equipos de trabajo.
• Reducción de costos: es posible ahorrar $36 por acuerdo.
• Muchas posibilidades de integración: la herramienta admite de forma segura más de 350 integraciones preconstruidas.
• Fomento al cumplimiento: posibilita atender a los requisitos más estrictos en términos de seguridad, residencia de datos y privacidad.
• Validez jurídica: como cumple con la normativa mexicana, podemos usarlo ante la corte.
• Fácil de emplear: podemos usar el sistema desde cualquier lugar, independientemente del huso horario, necesitando únicamente de una conexión estable a Internet.

En cuanto a este último punto, para utilizar eSignature, debes seguir algunos pasos muy simples.

Si eres el emisor de un sobre:

• Carga el documento al sistema;
• adjudica el firmante;
• incluye los campos personalizados con el tipo de información que el signatario debe añadir;
• envía el archivo por correo electrónico.

Si eres el receptor de un sobre:

• Accede a tu casilla de correo;
• abre el mensaje y haz clic en el enlace;
• sigue las instrucciones;
• firma.

Como compruebas, usar eSignature es una tarea extremadamente sencilla y que demanda poco conocimiento acerca de tecnología, puesto que es una solución simple, pero eficiente y acorde con la nueva realidad del mercado.

¡Muy bien, esto ha sido todo!

Esperamos que este artículo sobre cómo firmar digitalmente un documento te haya aportado la información que necesitas para incorporar o ampliar la utilidad de la firma electrónica en tu organización.

Ahora que conoces las diferentes maneras de firmar digitalmente un documento, te invitamos a que descargues nuestro white paper para conocer los beneficios de usar la firma electrónica.