Generador de contratos online: ¿Cómo funciona?

¡La transformación digital ha llegado! Y con ella, la automatización de procesos. Nuevas tecnologías como la firma electrónica y los generadores de contratos online ya están ayudando a las compañías a dejar atrás el papel y las tareas manuales, para concentrar sus esfuerzos en las estrategias que realmente importan.

Los generadores de contratos online permiten a las empresas eficientar sus flujos de trabajo y generar acuerdos de forma instantánea. Fáciles de configurar y mantener, son la solución ideal para permanecer por encima de la competencia y brindar una excelente experiencia del cliente.

En este artículo, te explicaremos por qué es tan importante un generador de contratos online, cómo funciona y las ventajas de invertir en un software como DocuSign Gen.

¡Comencemos!

¿Qué es un generador de contratos online?

La automatización de ciertas tareas ha ayudado a dar un paso gigante a muchos sectores de la economía, entre ellos el de servicios legales.

Dicha área ha evolucionado considerablemente en los últimos años, pasando de ser un sector caracterizado por su aspecto tradicional a uno netamente automatizado. Aquí se han indexado numerosos mecanismos, entre los que destacan los generadores de contratos.

Un generador de contrato online es una plataforma que permite la generación de contratos y acuerdos profesionales de manera rápida y segura (¡con solo un par de clics!). Las mejores soluciones en el mercado pueden generar acuerdos y enviarlos para firma electrónica en tan solo unos minutos, incluso sin salir de tu CRM.

La implementación de esta herramienta, supone grandes ventajas para las empresas. A continuación, mencionamos algunas de ellas:

• Rapidez: Podrás mezclar datos de clientes, productos y precios para generar tus contratos de manera inmediata.
• Facilidad de integración: los mejores generadores de contratos online se conectan con soluciones como Salesforce CRM y Salesforce CPQ.
• Cierre de contratos más rápido: la agilidad en la generación del contrato permite cerrar acuerdos de manera sencilla.
• Ahorra tiempo y dinero.
• Reduce errores: las mejores soluciones en el mercado permiten incluir o excluir el contenido correcto de acuerdo a los datos de Salesforce. Esto ayuda a reducir errores y garantiza la fiabilidad de la información.
• Facilidad de uso.

¿Qué es DocuSign Gen y para qué sirve?

DocuSign Gen es un generador de contratos online que permite automatizar la generación de acuerdos en pocos pasos desde Salesforce.

Una de sus principales ventajas es que permite fusionar de manera organizada la información de los clientes, productos y precios para generar contratos en distintos formatos, incluyendo Microsoft Word y PDF.

DocuSign Gen también permite preparar, firmar y almacenar todos tus contratos en Salesforce. Dado que es una aplicación nativa de este software, se conecta perfectamente con Salesforce CRM y CPQ. Esto, también le permite insertar o excluir información según los datos de este software, de modo que se reducen errores y se aumenta la precisión.

El documento que emite esta plataforma se envía para firmar con DocuSign eSignature y se almacena en Salesforce. ¡Todo el proceso está garantizado!

Con DocuSign Gen, podrás automatizar y renovar tus contratos en todas las etapas del ciclo de ventas.

Características y beneficios de DocuSign Gen

A continuación, te presentamos las características y beneficios más importantes de este generador de contratos online:

• Acuerdos generados editables en Microsoft Word: esto brinda la posibilidad que clientes, representantes u otros agentes editen mediante una herramienta con la que ya están familiarizados.
• La plataforma está pre integrada con Salesforce y DocuSign eSignature: gracias a ello se puede automatizar la gestión de contratos previo, durante y posterior a la firma.
• Tablas dinámicas: es posible generar cotizaciones o facturas que anexen tablas con el formato apropiado.
• Configuración y administración sencilla: los administradores pueden descargar Negotiate ellos mismos, sin cargos ocultos por servicios profesionales.
• Contenido personalizable: en vez de gestionar innumerables plantillas para distintos casos de negocios, se puede utilizar una sola plantilla con contenido condicional. Los bloques de contenido se generan juntos con base en reglas que referencian datos de Salesforce como la longitud del acuerdo.
• Optimización de datos de Salesforce: corrige los errores de entrada de datos al obtener de forma automática la información de los clientes, precios y productos de Salesforce.
• Emite contratos profesionales rápidamente: engloba fácilmente datos de productos, clientes y precios para emitir contratos en formatos diferentes, inclusive PDF o DocuSign Agreement Cloud.
• Todos tus contratos en un solo lugar: DocuSign Gen es una plataforma nativa en Salesforce y está interconectada con otras soluciones como Salesforce CPQ y Salesforce CRM.

¿Cómo utilizar DocuSign Gen?

DocuSign Gen te permitirá generar documentos personalizados desde Salesforce así como generar plantillas para agilizar la creación de contratos.

Veamos cómo se realizan estas dos tareas dentro de la plataforma.

Para generar un documento (cuando se cuenta con una plantilla) y obtener una vista previa de su contenido:

1. Navega a tu cuenta de Salesforce y abre el registro correspondiente.
2. Localiza el botón personalizado: tendrá un nombre distinto según el documento que vas a generar.
3. Da clic en el botón personalizado para generar el documento.
4. Da clic en "Vista previa" o "Descarga"
5. Una vez validada la información, podrás enviar el documento para su firma o, si es necesario, para revisión. Esta segunda opción te permitirá colaborar y negociar el contenido del documento con destinatarios internos y externos.
6. Si no necesitas enviarlo, da clic en listo. Podrás acceder a este documento en la categoría de "Archivos" o "Notas y adjuntos".

Otra de las funciones más importantes del generador de contratos online es la de crear templates. Esto te ayudará a generar contratos personalizados mediante DocuSign Gen para Salesforce.

Cómo crear una plantilla de Gen y hacer que esté disponible en el registro apropiado de objetos de Salesforce:

1. Ingresa a Salesforce  y haz clic en la cuadrícula del iniciador de aplicación de Salesforce.
2. Busca y haz clic en el iniciador de aplicación de DocuSign. Posteriormente, haz clic en Plantillas de DocuSign Gen.
3. Para crear una nueva plantilla de Gen, haz clic en "Nueva" y luego llena el nombre de la plantilla, selecciona la fuente de datos (este es el objeto de Salesforce a partir del cual el usuario generará el documento) y elige el editor de plantillas (Microsoft Word o editor de Agreement Cloud). Luego da clic en Crear.
4. Identifica los campos de Salesforce desde la fuente de datos que quieres agregar a la plantilla. Da clic en Agregar y luego selecciona un campo específico.
5. Ahora identifica los campos de DocuSign que quieres agregar a la plantilla. Da clic en "Agregar firmante" y luego selecciona un campo.
6. Copia y pega los textos de anclaje de los campos en la plantilla del documento de Word donde deben aparecer.
7. Carga el documento de Word y elige el sufijo y formato de archivo.
8. Ahora podrás ver o descargar el documento de la plantilla.
9. Al finalizar todos los pasos, tus colaboradores podrán hacer clic en el botón personalizado y generar el documento de manera automática.

Ve el tutorial paso a paso aquí.

Como ves, con DocuSign Gen es muy sencillo generar acuerdos a partir de plantillas y compartirlas con tus clientes y colaboradores.

¿Cómo implementar el generador de contratos online?

Para comenzar a utilizar esta solución, debes descargar la aplicación DocuSign Gen para Salesforce desde Salesforce AppExchange.

Posteriormente, debes conectar tu cuenta de DocuSign y comenzar a configurar tus plantillas.

Una vez hecho esto, tus representantes de ventas ya podrán generar contratos en pocos clics, los cuales serán enviados para firma usando DocuSign eSignature para Salesforce.

¡Hemos llegado al final! Si deseas conocer los beneficios de DocuSign Gen para incorporarlo en tus flujos de trabajo, solicita una demostración gratuita con nuestros especialistas.