La evolución del proceso de gestión de contratos

A medida que los avances tecnológicos continúan mejorando nuestras vidas, las prácticas comerciales actuales están siendo reemplazadas rápidamente. Para demostrar lo valioso que puede ser el software de gestión del ciclo de vida de los contratos (CLM) adecuado para tu empresa, damos un paso atrás para ofrecerte un historial completo del proceso de gestión de contratos, desde la llegada de la firma electrónica hasta una visión brillante de el futuro de la gestión de contratos. 

La evolución del proceso de gestión de contratos 

Durante décadas, los contratos se firmaban con pluma y papel. Un proceso que resulta caro, lento e ineficaz. 

Sin embargo, el proceso se volvió cada vez más digitalizado. Las computadoras reemplazaron a las máquinas de escribir y los contratos pasaron a enviarse por correo electrónico, por fax o escaneados. 

Luego vino eSignature, una tecnología que sustituyó una de las mayores pérdidas de tiempo del proceso y la redujo a unos pocos segundos de trabajo. Antes, esperar la ejecución de los contratos de compra o venta de los clientes podía llevar días, si no semanas. Para obtener una firma autógrafa, tenías que localizar a los firmantes y estar presente físicamente o enviar las cosas por correo. Los retrasos afectaban a las empresas donde más importa, impidiendo la agilidad empresarial, los flujos de ingresos y el crecimiento. 

Ahora, el simple hecho de agregar una firma electrónica a sus acuerdos puede ahorrare a tu organización un promedio de $36 por documento al reducir el tiempo y los costos de impresión, escaneo, faxes y envío. Tácticamente, es fácil acostumbrarse a estos cambios. Ellos hacen que sea imposible mirar atrás. 

El principio del fin (de la pérdida de productividad) 

Cuando el papel dominaba el mundo empresarial, el tiempo (y los árboles) disminuían. Con el inicio de la digitalización, las organizaciones comenzaron a darse cuenta de la productividad que se podía obtener. Poco a poco, la gestión de contratos adquirió nuevas dimensiones. 

El primer cambio importante en el proceso de gestión de contratos vio cambios en el almacenamiento. El software de gestión de relaciones con el cliente (CRM) y los repositorios basados ​​en la nube se convirtieron en formas estándar de almacenar y recuperar documentos y datos de clientes, llenando el ciberespacio con archivadores virtuales, a medida que sus homólogos físicos comenzaron a retroceder. Estos nuevos sistemas de mantenimiento de registros fueron sin duda un paso adelante de la gestión manual de contratos. 

Pero todavía se estaba perdiendo el tiempo. El equipo de ventas tenía que copiar la información de los clientes de los CRM en cada nuevo contrato o propuesta, lo que creaba un potencial de error humano. Una vez que se recibió la firma del cliente, a menudo se necesitaba información adicional, como números de orden de compra, para brindar servicios. Además, un trazo incorrecto de pluma enviaría todo el proceso de regreso a la línea de partida. 

Según Gartner, la generación, negociación, revisión y aprobación de contratos pueden representar casi la mitad del tiempo empleado por un departamento legal, tiempo que es mejor emplearlo en la elaboración de estrategias de crecimiento, la protección contra riesgos y el apoyo a nuevas fuentes de ingresos.

Acelerar los procesos comerciales más allá de la firma electrónica 

Las firmas electrónicas resuelven la aprobación, pero esa es solo una parte del proceso de gestión de contratos. En realidad, cada paso en el ciclo de vida de un acuerdo genera la oportunidad de ahorrar tiempo, esfuerzos y acelerar los procesos. 

Por ejemplo, el software empresarial moderno ofrece soluciones que van mucho más allá de la aprobación simplificada o las técnicas de almacenamiento mejoradas. Tome la generación de contratos, por ejemplo. En el pasado, Microsoft Word era la herramienta de generación de documentos predeterminada para los equipos legales y de ventas. Los contratos se redactaban en escritorios y luego se pasaban manualmente por la organización, de equipo a equipo y de persona a persona, por correo electrónico. Los comentarios eran difíciles de leer y el conflicto de versiones dominaba el día. Los desafíos de los procesos tradicionales de generación de contratos crearon problemas como: 

• Retrasos en los acuerdos cerrados
• Aumento de los costos Incremento de las 
• ineficiencias 
• Pérdida de ingresos 
• Mala experiencia del cliente
• Mayor riesgo

Ahora, la generación de contratos puede ser un proceso totalmente sincronizado y automatizado que permite a los miembros del equipo rastrear el progreso y acceder, editar y almacenar contratos en un tablero central. 

Las bibliotecas de cláusulas permiten a los miembros del equipo almacenar plantillas y cláusulas preaprobadas en una ubicación central a la que se puede acceder desde cualquier lugar, lo que permite a los empleados no legales generar contratos de forma rápida e independiente. Esto reduce el tiempo de espera y libera a sus equipos legales para que se concentren en responsabilidades de mayor prioridad. Además, la plataforma de gestión de contratos facilita el proceso de revisión y comentarios, agilizando las negociaciones y acelerando el tiempo de cierre. 

Estos cambios en el proceso de gestión de contratos han dado lugar a: 

• Mayor eficiencia 
• Menores costos
• Generación de ingresos más rápida
• Mejor servicio al cliente
• Mayor capacidad digital 
• Mejores métricas, informes y resultados cualitativos. 

El adecuado software de contratos puede mejorar el flujo de trabajo en cada paso del proceso de gestión. Reduce drásticamente el tiempo que tardan los contratos en transitar entre los departamentos de ventas y legales dentro de la organización al optimizar la aprobación manual, las revisiones controladas, la firma y el enrutamiento de los contratos de venta. En última instancia, la gestión del ciclo de vida de los contratos te brinda la libertad de reasignar recursos valiosos donde más se necesitan. 

Un mejor camino a seguir: documentos inteligentes e inteligencia artificial

La gestión del ciclo de vida de los contratos ha recorrido un largo camino desde los días de la tinta y el papel, pero todavía hay espacio para crecer. 

A pesar de los rápidos cambios, el Informe sobre el estado de la gestión de contenido 2019 de DocuSign descubrió que la mayoría de las empresas aún informan que la aprobación, la gestión de cláusulas y el flujo de trabajo son los mayores puntos débiles en el proceso de gestión de contratos. A medida que la gestión de contratos sigue creciendo en complejidad, un software de gestión de contratos de extremo a extremo como DocuSign CLM se convierte en una necesidad. Además, los avances tecnológicos futuros, incluidos los contratos inteligentes y la capacidad de aprendizaje automático, proporcionarán a tu empresa la información y la inteligencia que necesita para mantenerse al día con el panorama actual de rápido movimiento. 

Según la base de datos de software Siftery, una empresa emplea 37 herramientas diferentes en sus operaciones diarias. Si reúnes las soluciones de software para contratos de tu empresa bajo un mismo techo, podrá crear, editar, compartir, rastrear y aprobar acuerdos en un solo lugar, lo que le facilitará la vida, satisfará a sus clientes y brindará una solución escalable para su negocio. 

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