Gestión de proyectos informáticos: 11 retos para el área de TI

^Por su complejidad, los proyectos informáticos requieren de una gestión especializada, capaz de alinear múltiples elementos de manera eficiente para lograr el objetivo propuesto. Para el área de TI, manejar hardware, software, personas, especialistas, tiempo y dinero implica un trabajo de Project Management que tiene múltiples desafíos.

¿Quieres saber cuáles son?

11 retos en la gestión de proyectos informáticos

Un proyecto informático se caracteriza por tener una duración limitada en el tiempo y cierta cantidad de recursos asignados, con lo cual los desafíos de la gestión son múltiples.

1. Adecuación del proyecto informático al negocio

La transformación digital de las empresas hacia un modelo digital se está desarrollando con rapidez, pero muchas de ellas no han terminado el proceso o, simplemente, tienen áreas para las cuales la tecnología no es relevante.

En estos casos el reto del área IT es coordinar el proyecto informático con todos los departamentos que participarán de los procesos, cualquiera sea su grado de madurez digital.

Es importante que se genere una estrategia colaborativa y se impulsen acciones como eliminar barreras físicas con el área IT e, incluso, enviar su personal a otros sectores del negocio y así integrar a todos los trabajadores en el avance del proyecto.

2. Diferenciar entre acciones importantes y urgentes

Cuando se planifica un proyecto informático es primordial que se ubique correctamente en el orden de prioridades de la empresa.

Si bien los proyectos de IT son importantes para agilizar procesos y optimizar recursos, en ocasiones las necesidades del negocio pasan por otros aspectos. Una buena gestión de proyectos informáticos debe tener claro cuál es su rol y prioridad dentro de la organización y avanzar en sus planes de acuerdo a ello.

3. Proponer proyectos que aporten valor y soluciones

El área de TI como parte de una empresa u organización debe proponer proyectos informáticos cuya finalidad esté en línea con los objetivos del negocio y además aporten valor y soluciones a los procesos.

La propuesta de gestionar un proyecto de TI debe ser clara en este sentido, ya que, sin eso, probablemente no conseguirá apoyos ni financiamiento.

4. Pensar el proyecto para los múltiples usuarios

Una parte fundamental de la gestión de proyectos informáticos es la comunicación con los trabajadores, clientes y usuarios de los sistemas a implementar.

Esto tiene que darse en una doble vía, por un lado, son todos estos actores los que darán la información sobre el tipo de sistema que necesitan y, por otro lado, son quienes lo usarán y comunicarán las inconsistencias o errores que puedan aparecer.

La comunicación, además, debe complementarse con capacitación, que tiene que estar incluida en el proyecto.

5. Problemas de adaptación a los cambios

El reemplazo de infraestructuras heredadas es un problema con el cual los directores de proyectos de IT deben lidiar a menudo.

Ante esta situación y a pesar de que un sistema ya no es eficiente respecto a las expectativas del negocio, existen reticencias al cambio, ya sea por costumbre o por haber invertido mucho en él.

En ambos casos, la persona que haga la gestión del proyecto informático será la encargada de comunicar claramente los beneficios del cambio.

6. Encontrar profesionales idóneos

Elegir el software adecuado para los requerimientos de la organización es un proyecto en si mismo, puesto que lleva mucho tiempo y conocimientos para hacer la elección correcta.

En este sentido, encontrar profesionales idóneos para esta tarea y para la posterior puesta en marcha es todo un reto para el director de proyectos informáticos.

7. Implementar SaaS

Las soluciones SaaS han tomado protagonismo y los directores de proyectos informáticos tienen el desafío de conocerlas y tenerlas en cuenta para la gestión.

Los sistemas SaaS permiten acceder a aplicaciones y funcionalidades más eficientes, sin necesidad de hacer grandes inversiones y con la ventaja de delegar en un tercero las actualizaciones.

8. Administrar accesos y permisos

Otra de las funciones del director de proyectos informáticos es determinar los niveles de acceso a los sistemas.

En empresas con información sensible esta tarea es fundamental y requiere de una gestión ordenada y con amplios conocimientos sobre los tipos de usuario (administrador, colaborador, básico, avanzado, etc.) y su nivel de responsabilidad.

9. Integración de los proyectos con terceros

En la actualidad, las soluciones de software independientes casi no existen, sino que se trabaja con enlaces a desarrollos de terceros, creando sistemas complejos que requieren de experiencia para su gestión.

Por ejemplo, un proyecto informático de una institución financiera puede incluir su propio desarrollo y la interacción con proveedores de servicios de pago, con el sistema de gestión de relaciones con los clientes Customer Relationship Management (CRM), con sitios de la administración gubernamental, etc.

10. Probar y corregir

Los proyectos informáticos son dinámicos y en todo su ciclo de desarrollo es necesario hacer pruebas en repetidas ocasiones.

Este proceso de iteración es necesario para garantizar que el proyecto avanza en el sentido correcto y logrará el objetivo propuesto. Además, las correcciones permiten no tener que volver al principio y progresar sobre bases sólidas y problemas resueltos.

11. Gestión de recursos económicos

Si bien un director de proyectos informáticos no es especialista en gastos y administración, tiene que asumir el desafío de gestionar los recursos económicos asignados.

Planificar los gastos y asignar los presupuestos es tan importante como el proyecto en sí, ya que si faltan los recursos que se necesitan, simplemente no se puede avanzar.

En conclusión, las soluciones tecnológicas son innumerables, pero encontrar quien gestione correctamente los proyectos informáticos que permiten a las empresas acceder a ellas no es tarea fácil.

La gestión de proyectos informáticos requiere de conocimientos múltiples y diversificados entre los que se incluyen el desarrollo de software y su aplicación, la seguridad, la relación con trabajadores, clientes y gerentes, la administración de recursos humanos y económicos, los procesos de negocio y mucho más.

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