Cómo firmar documentos en línea más rápido
Cualquier empresa u organización en el mundo genera documentos a partir de transacciones, aprobaciones, negociaciones y muchos otros procesos que deben ser autorizados por algún miembro. Para lograrlo, existe una manera más rápida y eficiente de hacerlo digitalmente y por eso, en este artículo, te enseñaremos lo básico sobre cómo firmar documentos en línea.
De hecho, el System of Agreement es la clave para la verdadera transformación digital. Es decir, eliminar el papeleo de las oficinas.
Empresas en todo el mundo, desde las PyMEs hasta las grandes corporaciones, están cambiando sus operaciones internas con soluciones digitales en la nube, para lograr más productividad, agilidad y seguridad.
Como un paso hacia la transformación digital, las organizaciones migran sus procesos a lo tecnológico para alcanzar mejores niveles de eficiencia. Por esto, los conceptos de la firma electrónica y la firma en línea son imprescindibles..
Pero ¿cómo firmar en línea? Te lo responderemos en este contenido. ¡Buena lectura!
¿En qué beneficia la firma electrónica?
La etapa esencial del ciclo de vida de cualquier documento es su firma. Pero no debemos considerarla una acción apartada, sino que está incluida en un System of Agreement.
Enviar contratos para diferentes personas o departamentos, suele ser una actividad desordenada que involucra varias etapas que pueden ser innecesarias. En ocasiones, para aprobar un documento es necesario pasar por revisores, aprobadores y firmantes, lo que entorpece algo que es rutinario.
Para que un documento sea válido, existen muchas acciones involucradas en el proceso de su suscripción; sin embargo, dicho proceso podría ser más simple.
Además, si sumamos los problemas generales que pueden darse en el intercambio de información electrónica como la pérdida de información, extravío o firmas mal ubicadas, se pueden producir retrasos que afectan negativamente las tareas y la productividad empresarial.
Enviar un contrato para diferentes personas con diferentes roles, incluso revisores, aprobadores y firmantes, suele crear grandes dolores de cabeza.
Asimismo, cualquier pequeño error en esta etapa puede perjudicar todo el ciclo y exigir que se comience todo nuevamente. Así, todo el tiempo, dinero y esfuerzo empleados en la creación de un documento será desperdiciado.
El escenario ideal debe ser más fácil y más dinámico.
La firma electrónica elimina estas etapas o las hace mucho más sencillas para el beneficio de todas las partes. Gracias a los parámetros del software, la información de los documentos sólo llega a las personas indicadas y, con unos pocos clics, se agrega y finaliza el proceso de la firma.
¿Cómo firmar documentos con facilidad?
Examinando este escenario, Docusign creó una solución que permite firmar documentos en línea y cerrar acuerdos rápidamente, con más seguridad y con recursos que facilitan el proceso.
Con este tipo de tecnología, puedes:
- firmar un documento en línea y enviarlo a diversos usuarios con sólo un clic;
- firmar desde cualquier dispositivo móvil, desde cualquier lugar, en cualquier momento, aunque no tengas conexión a Internet;
- identificar cada firmante con un método seguro y válido jurídicamente, desde una autenticación simple de correo electrónico hasta la presentación de un documento oficial por videoconferencia;
- determinar el orden de la firma —define un flujo de usuarios, cuáles signatarios deben firmar anticipadamente y si es posible firmar en paralelo;
- monitorear el status de cada participante del proceso de firma, identificando cuáles aún necesitan completar sus acciones;
- certificar el proceso de firma y conclusión del contrato, incluso el registro detallado de quiénes han participado, cómo se autenticaron los documentos y otras informaciones contextuales.
La firma en línea es un proceso de enrutamiento automatizado, que brinda información de cada firmante con una previa captura de su firma jurídicamente válida. Esto la convierte en una tecnología de eficiencia para acelerar tareas, reducir burocracias, agregar blindaje y transformar digitalmente a cualquier empresa.
Este proceso es adaptable para cualquier tipo de empresa, sin importar el tamaño. De hecho, enfocar la tecnología de firma electrónica para PyMEs tiene ciertas características y beneficios especiales como, por ejemplo:
- acelerar los tiempos de respuesta hasta 25 veces más rápido;
- incrementar los puntajes de satisfacción al cliente;
- aumentar la cantidad de documentos procesados por día;
- integrarse con aplicaciones, servicios y dispositivos que ya usa tu empresa;
- auditorías fáciles para el cumplimiento de la legalidad jurídica;
- preparar acuerdos, documentos y formularios con la firma electrónica es más fácil y rápido que nunca. Ahorrarás tiempo con funciones adaptables según tu flujo de trabajo y podrás automatizar procesos críticos de tu organización, haciéndola más eficiente y ordenada.
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¿Cuál es el proceso de la firma en línea?
A continuación, te explicaremos el procedimiento de cómo se firma en línea.
I. Recibir y leer el correo de DocuSign
Para empezar el proceso de la firma electrónica, el remitente hará llegar un correo electrónico con la solicitud de la firma. Es aquí cuando se lee, estudia y analiza cada parte del documento. Una vez hecho esto, se procede a la segunda etapa.
II. Aceptar la firma
Luego, se procede a leer el acuerdo de no divulgación o de confidencialidad. Si se está de acuerdo con todos los términos, puedes seleccionar la casilla “consiento en utilizar los registros y las firmas electrónicas”. Lo que verifica que el documento cuenta con todas las normativas internas y externas, y que se aceptan las condiciones.
III. Iniciar el proceso de firma
Empieza el proceso de adopción de la firma electrónica al documento. Donde se procede a agregar la firma a dicho documento, es decir, adoptar la firma en el acuerdo.
IV. Verificación
El paso siguiente es verificar que tanto la firma como el nombre y las iniciales sean los correctos. Asimismo, si se ha seleccionado por error algún otro, es posible cambiarlos por los indicados.
V. Adoptar la firma
En este paso se puede aceptar la firma, cambiar el estilo de la misma o dibujar uno nuevo. Aquí, el firmante tiene la posibilidad de elegir la firma, el estilo de las iniciales para que sean los adecuados para el documento.
VI. Firmar y guardar
Ahora debemos adoptar la firma y guardar la información generada para volver al documento y echarle el último vistazo.
VII. Confirmar
Por último, sólo debe aceptarse el documento con la firma. Entonces aparecerá un mensaje que indica que ha terminado todo el proceso.
En este punto, es posible guardar localmente una copia del documento en PDF o imprimir en físico. El remitente recibirá una notificación en su correo electrónico que el documento adjuntado ha sido firmado y estará en su cuenta de DocuSign.
¿Es posible cambiar o adoptar una firma personalizada?
En DocuSign, es posible tener hasta 10 estilos de firma diferentes predefinidos. De esta manera, se puede expandir más la seguridad del sistema.
También, como valor agregado, se puede trazar con el ratón una firma personalizada para todas las sesiones de firma. El proceso es muy sencillo:
- ir a Mis preferencias, hacer clic en Editar y en Agregar nuevo;
- escribe tus iniciales como aparecen en la firma y luego selecciona entre un tipo de firma preestablecida o dibujar una nueva;
- cuando hayas hecho esto, solo dale clic en Crear;
- por último, haz clic en Adoptar y Firmar, ¡y listo!
Si ya estás registrado en DocuSign puedes visualizar los documentos que has firmado en cualquier momento y lugar a través de la plataforma.
Es tan sencillo como iniciar sesión con tu correo electrónico y contraseña, o solo abriendo el mail con el asunto "Completado" de DocuSign.
Además, desde la misma plataforma, puedes imprimirlo o descargarlo en PDF.
El proceso de cómo firmar en línea es muy sencillo y en DocuSign te garantizamos la mayor seguridad y confidencialidad posible.
¡Es todo! Entender cómo firmar en línea no es un proceso complicado, y esperamos que este contenido haya aclarado aún más tu conocimiento al respecto.
Si ya estás listo para empezar entonces, ¡empieza tu prueba gratis!