¿Cuál es la diferencia entre firma electrónica y firma digital?

En la actualidad, las empresas necesitan realizar trámites y acuerdos de manera inmediata y en la distancia. Es por ello que las herramientas digitales son un gran aliado para facilitar la firma de contratos.

¿Conoces la diferencia entre firma electrónica y firma digital?

Cuando se trata de validar documentos ante la ausencia de las partes involucradas, se recurre a la firma electrónica o digital. Pero, ¿acaso son sinónimos? Hoy por hoy, muchas personas utilizan estos términos como equivalentes, no obstante, poseen objetivos diferentes.

A continuación, te compartiremos en qué consiste cada una y cuáles son sus principales diferencias.

¡Comencemos!

¿Qué es la firma electrónica?

La firma electrónica es un concepto que involucra un amplio conjunto de autenticaciones electrónicas que reemplazan a la firma autógrafa.

Se considera la manera más sencilla para autenticar un documento, puesto que usa la tecnología para completar una solicitud de consentimiento. Así, permite hacer acuerdos entre ausentes, o sea de manera remota.

De hecho, distintos tipos de autenticaciones están involucradas en este conjunto:

En la actualidad, hay una gran aceptación de las firmas electrónicas en todo el mundo para cerrar tratos y formalizar trámites de todo tipo.

Según su alcance y objetivo existen diversos tipos de firmas electrónicas, las cuales te compartiremos a continuación.

¿Cuáles son los tipos de firmas electrónicas?

1. Firma electrónica simple

De acuerdo con el artículo 89 del Código de Comercio, la firma electrónica se refiere a

“los datos de modo electrónico consignados en un Mensaje de Datos, adjuntados o lógicamente asociados al mismo por cualquier tecnología, que son usados para identificar al Firmante […]”

Es decir, la verificación pasa por una cuenta y una clave para poder validarse.

Se le denomina "estándar" porque no utiliza certificados digitales para autenticar la identidad del firmante. Sin embargo, este tipo de firma cuenta con validez jurídica.

2. Firma electrónica avanzada

Este tipo de firma consiste en un conjunto de datos, adjuntos a un mensaje electrónico, que brinda la posibilidad de identificar al firmante y validar su legitimidad.

Está relacionada exclusivamente al firmante y a la información que le identifica, permitiendo así que cualquier intento de fraude pueda ser detectado.

Utiliza certificados digitales autoadquiridos asignados a cada firmante. Además, su diseño cumple con estándares internacionales de infraestructura de claves públicas (PKI).

3. e.firma

La e.firma, es un tipo de firma electrónica peculiar, que utiliza certificado digital. Es requerida para realizar trámites y servicios ante el Gobierno de la República. Es decir, se utiliza para garantizar la identidad de un ciudadano en transacciones con el Gobierno de México.

Una característica especial de este tipo de firma es que el gobierno mexicano elige las entidades certificadoras que emiten certificados válidos para las transacciones con el gobierno.

Cualquier ciudadano mexicano puede obtener el certificado para su e.firma gratuitamente al agendar una cita en el SAT.

4. Firma digital

Es un tipo de firma electrónica avanzada que se distingue por utilizar un certificado digital como factor de autenticación. Este certificado es protegido por técnicas de criptografía.

Este documento reúne y almacena de forma segura la información del firmante. Esto, permite la su identificación, y avala la integridad y autenticidad de la firma.

Cabe destacar que no todos los documentos necesitan firmarse con un certificado digital, por lo que se utiliza en casos donde por disposición legal así se requiera.

Se le considera "la firma con criptografía basada en clave pública".

¿Cuáles son las diferencias entre la firma electrónica y la firma digital?

Naturaleza

La firma electrónica simple es de naturaleza legal y contiene un marco normativo que le brinda validez jurídica. La firma digital también es legal, pero no tiene naturaleza jurídica en sí misma. Su objetivo es encriptar la información para otorgarle mayor seguridad.

Uso de certificados digitales

La firma digital requiere de un certificado digital emitido por Prestadores de Servicios de Certificación facultados por la Secretaría de Economía de México. La firma electrónica simple no los requiere.

Criptografía

Cabe señalar que aunque una característica especial de las firmas digitales sea el encriptado del certificado, las plataformas de firmas electrónicas también poseen criptografía para asegurar la protección de datos, aunque los documentos sean firmados sin certificado digital.

Infraestructura de Clave Pública

La firma digital, al requerir un certificado digital, utiliza una implementación técnica específica. Algunos proveedores siguen el protocolo PKI (Public Key Infrastructure - o Infraestructura de Clave Pública).

Casos de uso

Algunos documentos requieren por disposición legal un certificado digital, sin embargo, esto no es aplicable a todos los casos. La firma electrónica simple cuenta con validez jurídica y puede ser empleada en la mayoría de acuerdos y contratos. El empleo de una u otra alternativa dependerá de las necesidades de los firmantes.

En resumen: la firma digital se considera parte de la firma electrónica avanzada, pero no de la firma electrónica simple.

Ventajas de la firma electrónica y de de la firma digital

Como mencionamos anteriormente, la firma electrónica simple es aplicable en muchos casos y su implementación tiene grandes ventajas para los negocios. A pesar de que las regulaciones distinguen la firma electrónica simple o digital, las soluciones modernas ofrecen características muy similares de seguridad.

A continuación mencionamos algunas de ellas:

Validez jurídica

La firma electrónica produce los mismos efectos jurídicos que la firma manuscrita.

Tipos de autenticación

Existen diferentes tipos de autenticaciones que son consideradas firmas electrónicas. Aquí algunos ejemplos:

  • biométricos;
  • token;
  • reconocimiento de IP;
  • autenticación con login y contraseña;
  • etc.

Aceptación en juicio

Los documentos firmados en plataformas electrónicas son aceptados en juicio debido a las evidencias que se pueden reunir al firmar un acuerdo – dirección de IP del dispositivo, dirección de correo del firmante, fecha y hora de la firma, o otros factores de autenticación complementarios – identificación vía SMS token, fotografía del firmante y otros.

Seguridad

Las firmas electrónicas simples brindan seguridad en todo el proceso de firma. Tanto el emisor como el firmante, están involucrados en una transacción segura, que genera registros electrónicos que garantizan su validez.

Confidencialidad

Solo el firmante es capaz de consultar el contenido del documento a firmar.

Integridad

Está vinculada al firmante de manera única, y se vincula con los datos firmados de manera que cualquier modificación puede ser detectada.

Prueba sólida de no rechazo

Al hacer uso de operaciones matemáticas y algoritmos de cifrado para encriptar la firma, se considera una prueba sólida y sustancial de no rechazo.

Gran seguridad

Al utilizar algoritmos de cifrado para la encriptación de la firma, las soluciones de firmas electrónicas simple o digitales se consideran opciones extremadamente seguras, volviendo los procesos de firma mucho más sólidos.

El uso de cada tipo dependerá del caso de uso y las necesidades del acuerdo.

Finalmente, veamos algunos de los beneficios de implementar cualquiera de esta alternativas en los procesos de tu negocio.

Beneficios de implementar la firma electrónica en tu negocio

Ya sea que adoptes una firma electrónica simple o avanzada, esto traerá grandes beneficios para tu compañía. Veamos algunos de ellos:

1. Organización

Implementar una solución de firma electrónica implica mayor organización dentro de una oficina, ya que no será necesario imprimir documentos ni buscarlos en sus archivos físicos. 

Además, los acuerdos son almacenados en la nube, brindando mayor trazabilidad y la oportunidad de acceder a ellos desde cualquier dispositivo autorizado.

Esto representa una gran ventaja para innovar en áreas organizacionales como RRHH y TI.

2. Seguridad

Los documentos que son validados por una firma electrónica no pueden ser modificados. Dicho de otro modo, las posibilidades de fraudes son cero, ya que los sistemas de protección digital son muy efectivos.

3. Optimización del servicio al cliente

La firma electrónica optimiza la experiencia de los usuarios en las empresas. Por ejemplo, en las instituciones financieras, esta herramienta garantiza a los clientes una plataforma donde pueden llevarse a cabo todos sus pedidos de forma digital.

4. No se usa papel

El uso de papel para la administración de recursos humanos de las empresas hace más lentos los flujos de trabajo y disminuye la productividad. ¡La firma electrónica acaba con este problema!

Dicho método de autenticación digital ha transformado radicalmente la manera en que se hacen las transacciones, y es la mejor alternativa para reducir el consumo de papel.

5. Reducción de costos

Si tu oficina no requiere papel, tampoco necesitará material de oficina como tóneres, archivos, bolígrafos y espacio para almacenar documentos.

Esto reduce significativamente los costos de tu compañía.

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