¿Cómo funciona la nube?

Publicado el 10 de junio de 2021. Actualizado el 22 de julio de 2022.

 

En la actualidad, se habla mucho de las ventajas que ofrece el servicio de almacenamiento en la nube. Grandes empresas como Microsoft e IBM son proveedoras de este servicio y tienen una amplia cantidad de usuarios alrededor del mundo.

Pero, ¿qué es la nube y cómo funciona?

La nube —computación en la nube o cloud computing— es una idea que surgió en el año 2006 por parte de grandes proveedores de internet como Google, Amazon y Microsoft, los cuales unieron sus esfuerzos para diseñar y crear una innovadora plataforma con una nueva arquitectura de redes basada en el almacenamiento de datos.

Si quieres saber más detalles sobre este recurso tecnológico, ¡sigue leyendo!

¿Qué es la nube?

La nube es una plataforma de almacenamiento de datos ilimitada que se aloja en la web y que ha generado importantes modificaciones en diversas áreas digitales y en los sistemas de almacenamiento y manejo de datos a nivel mundial.

Al usar la nube, ya no es necesario ningún otro sistema de almacenamiento de datos o hardware, es decir, se puede guardar o almacenar cualquier información sin hacer uso del disco duro de una computadora.

Tampoco se requiere el uso de otros dispositivos como pendrives: lo que se guarda en la nube queda en la nube y tiene un mínimo o casi inexistente riesgo de que se pierda.

Sin embargo, para mantener la integridad de los datos, es fundamental que las empresas aborden aspectos relacionados a los procesos en la nube en sus políticas de TI y seguridad de la información. 

De la misma manera, el intercambio así como la disponibilidad de los datos se encuentra estrechamente vinculada a la calidad, responsabilidad y cumplimiento del proveedor. 

Esto significa que, para que la nube sea un lugar seguro en términos de flujo y almacenamiento de datos empresariales, es indispensable elegir una solución de una compañía reconocida en el mercado, con buena reputación e imagen positiva ante la mirada de sus clientes y otros públicos.

¿Cuál es la importancia de la nube en los negocios actuales?

Al disponer de recursos en la nube, las empresas pueden acelerar sus procesos y optimizar la calidad de sus resultados minimizando el papeleo y la carga de trabajo manual.

Todo esto conlleva a un imponente ahorro no solo de dinero, sino también de tiempo, lo que permite eficientizar la jornada de los profesionales, ya que pueden acceder a información relevante de forma rápida y práctica. Pero, ¡esto es apenas la punta del iceberg!

Las herramientas en la nube impactan positivamente en la toma de decisiones en las diferentes esferas, pues los trabajadores —independientemente de su área de actuación o puesto— pueden disponer de información relevante en el momento que amerite.

Básicamente, este es el reflejo de la naturaleza virtual. Cualquier usuario habilitado de un sistema o herramienta puede utilizarlo si cuenta con una conexión a Internet buena y estable. 

Como ves, la nube se ha convertido en un recurso decisivo para la continuidad empresarial. 

Si aún estás reflexivo acerca de su importancia, te recomendamos que continúes leyendo porque más adelante encontrarás los principales beneficios de la nube que ratifican su condición clave en las organizaciones

¿Cómo funciona la nube?

La nube posibilita guardar y acceder a la información disponiendo únicamente de una conexión a Internet por lo cual, sustituye el popular disco duro de los ordenadores tradicionales. 

La nube funciona de una forma muy sencilla: existen empresas que habilitan servidores que por lo general se encuentran en Internet. Al contratar sus servicios, sean gratuitos o pagados, solo debes registrarte en dicho portal, esperar que el proveedor reconozca el trámite y hacer uso del servicio.

De hecho, es un proceso extremadamente simple tanto para contratarlo como para implementarlo en el negocio, pues el proveedor ofrece las funcionalidades de su solución bajo demanda y adaptándose a las necesidades del cliente.

Esto permite que la organización asegure el correcto flujo y almacenamiento de datos considerando la realidad del rubro y sobre todo, sus necesidades informativas.

En palabras técnicas, el funcionamiento de la nube se divide en dos partes:

Front-end

Representa la computadora u otro dispositivo inteligente del cliente y las aplicaciones que necesita para utilizar el sistema. Abarca recursos de hardware y software. Es decir, dentro de su arquitectura, encontramos 3 partes: 

• Software: programa que se vincula a la aplicación cloud desde el lado del cliente.
• Interfaz: es el entorno con el que el usuario interactúa para realizar las tareas en la nube.
• Hardware: como la parte más pesada del trabajo se ejecuta en la nube, los dispositivos no demandan una alta performance.

Es importante recalcar que no todos los sistemas presentan la misma interfaz. Mientras que determinados servicios como los sistemas de correo electrónico se ejecutan por medio de navegadores, otras soluciones cuentan con software único que ofrece una red específica de acceso a los usuarios.

Back-end

Este componente representa a los servidores, empresas y sistemas de almacenamiento proveedores del servicio cloud por lo que implica el otro extremo del sistema. Es decir, es el lado de la nube dónde se pone en marcha la aplicación utilizada desde el Front-end.

En líneas generales, un servidor central gestiona el sistema, controla el flujo de la información, así como las demandas de los clientes considerando una serie de protocolos que consisten en reglas específicas implementadas con el afán de definir estándares de funcionamiento.

Asimismo, este equipo perteneciente al entorno back-end monitora las necesidades del cliente con el objetivo de garantizar el correcto funcionamiento de todo el sistema.

A menudo, el back-end se ubica en granjas de servidores o server clusters/farm, distantes geográficamente. 

La lógica de intercambio informativo entre aplicaciones, consiste en un software especial conocido en el mercado como “middleware”, el cual posibilita que los ordenadores dispuestos en red se comuniquen entre ellos.

Así pues, el back-end acapara 5 componentes principales:

• Software: considerado el motor del engranaje, ejecuta las tareas del servicio ofrecido por la arquitectura.
• Aplicación: es la interfaz que se ofrece al usuario por parte del servidor alineando las demandas del cliente con las funcionalidades del back-end.
• Cloud Runtime: inherente al lugar donde se realiza el servicio, consiste en un sistema con múltiples procesos ejecutándose en paralelo en el mismo servidor.
• Almacenamiento: ubicación de los datos necesarios para operar el software alojado en la nube. Su formato es variable dependiendo del proveedor de servicio.
• Infraestructura: relacionada con el procesamiento de datos, acapara la Unidad de Procesamiento Gráfico o GPU, la Unidad Central de Procesamiento o CPU, motherboards y otros componentes imprescindibles para que el sistema funcione de manera adecuada.

Al considerar los 2 términos esenciales del proceso, queda claro que la dinámica en la nube acapara un entorno visible con el que el usuario interactúa y otro virtual e intangible, responsable de salvaguardar los datos valiosos y relevantes para el cliente. Estos dos componentes se conectan mediante una red que, generalmente, es Internet.

Algunos servidores son de fácil acceso y gratuitos, pero si necesitas un servicio más especializado para tu empresa, es probable que necesites contratar un proveedor privado. 

Afortunadamente, en la actualidad ya existe una amplia variedad de compañías que prestan excelentes servicios para el uso de computación en la nube.

Tipos de nube

Con el tiempo y el avance de nuevas tecnologías se han desarrollado 4 tipos de nube:

Nube pública

La nube pública es una alternativa de almacenamiento gratuito que demanda muy poco control de su administrador, así como de mantenimiento. Está abierta al público en general o a quien quiera hacer uso de ella.

Para emplearla, solo debes recurrir a alguno de los servidores gratuitos de los cuales disponen Google Drive, Dropbox o Box, entre otros. Y, por supuesto, convertirte en un usuario autorizado a través de la suscripción al servicio.  

Consiste en un servicio que aloja externamente al usuario y que puede accederse por medio de Internet de forma fácil y rápida.

Es importante señalar que, independientemente de su naturaleza, todas las nubes adquieren carácter público cuando se dividen los entornos y se redistribuyen entre numerosos usuarios, tal es el caso Google Drive.

Nube privada

Este tipo de nube consiste en comprar un espacio de almacenamiento online para atender las necesidades de un grupo final de usuarios.

Su exclusividad no solo genera diferenciales en términos de eficiencia, sino también de seguridad y protección de los datos.

Bajo esta perspectiva, en la nube privada, la información, los datos o archivos solo se alojan en la infraestructura del cliente que la adquirió, es decir, es una nube personal alojada en la propia organización por lo que presenta los niveles más altos de seguridad.

Generalmente, la nube privada se usa para ámbitos empresariales porque configura una infraestructura local administrada únicamente por el cliente. 

Este tipo presenta 2 formatos: on-premise, situado en el lugar dónde se encuentra el usuario, y con alojamiento externo.

Nube híbrida

Tal como su nombre indica, la nube híbrida es una mezcla de la nube pública y la nube privada. Ante este modelo, el usuario domina y es propietario de una parte de los datos y comparte otros. 

Algunas empresas prefieren este tipo de nube debido a que el uso de las dos combinadas les permite personalizar abundantes funciones y tener mayor flexibilidad en sus sistemas de trabajo, así como en el momento de adaptarse a los recursos, tendencias y necesidades.

Por último, debemos señalar que la nube híbrida es una opción más económica que la privada principalmente por mitigar gastos relacionados con la exclusividad.

Nube distribuida

Este tipo de nube es la extensión de la nube pública, pero cuya provisión de servicios está a cargo de una entidad privada.

En este modelo, tanto la gobernanza como la operación de los servicios del tipo público continúan siendo responsabilidad del proveedor al paso que aproximan la localización física de la nube a sus usuarios.

Para el futuro, se espera que la nube distribuida se convierta en una tendencia para las empresas debido a su capacidad de disponer de varios centros de datos en diferentes lugares.

Beneficios del uso de la nube

Liberar memoria en la PC e inutilizar el disco duro de la computadora abrió un mundo de posibilidades en el ámbito de las tecnologías de la información (TICs) y la economía digital.

Estas son algunas de las ventajas que tiene utilizar la nube:

Reducción de costos

Al no depender de dispositivos físicos de almacenamiento, evitas su deterioro y ahorras en el mantenimiento de las computadoras y en las actualizaciones de software.

Dependiendo del servicio que hayas contratado para tu empresa, las actualizaciones y el mantenimiento pueden realizarse de forma automática a través de la nube.

Fácil acceso a la información

Puedes acceder a tus archivos y datos desde cualquier lugar y desde cualquier dispositivo que tenga Internet, ya que todo esta en tu espacio en la web; da igual donde te encuentres, el almacenamiento en la nube te permite trabajar de forma remota sin la necesidad de trasladarte exclusivamente a tu oficina.

Además, es posible compartir archivos muy pesados de manera fácil y rápida haciendo más eficiente el intercambio de información entre y con tus trabajadores.

Capacidad de almacenamiento ilimitada

La nube es escalable, lo cual es una gran ventaja para las empresas, pues las organizaciones pueden ampliar o reducir sus necesidades y operaciones de almacenamiento, según su situación y sus requerimientos.

Además, en la nube se puede guardar y alojar toda clase de datos, incluso algunos tipos de programas se pueden manejar desde su plataforma.

Altos niveles de seguridad

La computación en la nube tiene altos estándares de seguridad: la información y datos son menos vulnerables a los ataques cibernéticos o pérdidas.

Gracias a sus ventajas, la nube o cloud computing ha estimulado el surgimiento de nuevas tecnologías y, también, el avance y la mejora de las existentes.

4 ventajas competitivas de las empresas que usan la nube para firmar

En la sección anterior señalamos los principales beneficios de lidiar con la nube, ahora enfocamos nuestra discusión al uso del ambiente cloud para firmar documentos. 

A continuación, te brindamos una lista con sus 4 ventajas más relevantes:

1. Trámites más ágiles

Al utilizar un software de firma en la nube, las empresas logran acelerar sus trámites minimizando los problemas, inconvenientes y riesgos inherentes a la distribución física de los documentos.

Asimismo, se optimiza la gestión del tiempo implementando acciones en línea que aceleran la contratación de personal en cualquier parte del globo así como la aceptación de acuerdos y ratificación de cláusulas acordadas durante videoconferencias y reuniones virtuales.

2. Aprovechamiento de las mejores oportunidades de negocio

Como disponemos de una aplicación que nos permite acceder rápidamente a los documentos y firmarlos tan pronto como sea necesario, podemos aprovechar excelentes oportunidades de negocio, independientemente de la localización geográfica y del huso horario de los signatarios.

3. Eliminación del papeleo

El fomento a la cultura paperless no solo es un diferencial en términos de sostenibilidad, sino también de productividad, eficiencia y minimización de costos.

Con este tipo de solución alojada en la nube, puedes erradicar el uso del papel en el momento de crear los documentos y validarlos con peso jurídico.

Frente a la perspectiva de costos, el uso de un software en la nube erradica los gastos con papel y materiales para impresión. Por consiguiente, implica una contracción relevante en los costos generales del negocio.

4. Minimización de los servicios logísticos

A raíz de que en la nube los datos circulan libremente entre los usuarios autorizados de un sistema y de la minimización de la firma de documentos impresos, las organizaciones no necesitan contratar servicios logísticos para recabar firmas o entregar documentos autenticados.

La nube y la firma electrónica

Ahora que conoces los principales aspectos de la nube, es momento de hablar de las ventajas de conectarla con la firma electrónica.

Las soluciones tecnológicas como la firma electrónica alojadas en la nube presentan suficiente potencial como para dar un giro de 180° en la calidad de los procedimientos y resultados corporativos.

A continuación, entenderás la importancia de conectar el sistema en la nube con la plataforma de firma electrónica considerando 5 puntos positivos:

1. Fácil adopción y uso

Por lo general, las tecnologías disruptivas trabajan en pro de la sinergia y de la atención a las demandas de integración de las organizaciones.

Esto es un punto muy positivo porque aumenta la probabilidad de introducir y conectar un software de firma electrónica a la nube corporativa sin inconvenientes y con gran fluidez.

2. Soporte técnico

Cuando elegimos una plataforma de firma electrónica de primera calidad, aseguramos el acceso a la atención técnica de expertos y con suficiente disponibilidad como para solucionar cualquier tipo de demanda que involucre la conexión de la nube con el software.

Así pues, vale destacar la importancia de seleccionar proveedores tanto de nube como de plataforma de firma electrónica de confianza, reconocidos en el mercado y con un excelente nivel de cumplimiento.

3. Incremento de la seguridad en las operaciones

La firma en la nube es un proceso muy seguro porque la herramienta cuenta con un sólido sistema de autenticación que, por lo general, incluye la identificación mediante usuario y contraseña, así como datos biométricos.

Además, solamente el usuario legítimo puede acceder al certificado electrónico.

4. Flexibilidad

La conexión del software de firma a la nube no demanda instalar un certificado electrónico ni hardware específico. Por lo cual, consiste en un proceso sencillo y muy rápido.

5. Acompañamiento de los trámites en tiempo real

El uso de herramientas en la nube —como es el caso de una plataforma de firma electrónica— permite acompañar el cumplimiento de las etapas del proceso en tiempo real.

Esto significa que tanto el emisor de los documentos puede verificar si la otra parte ha aceptado un trato, las condiciones de un contrato laboral, entre otros escritos que deban autenticarse.

Al recurrir a un software de firma electrónica como es el caso eSignature de DocuSign, obtienes todos estos beneficios, pues la aplicación es extremadamente segura, intuitiva y accesible.

En lo concerniente a su seguridad, eSignature cuenta con los mejores mecanismos de seguridad garantizando así que los datos y documentos que almacenas en la nube sean firmados a través de un procedimiento eficiente, con rigurosa autenticación y extremadamente ágil.

Como consiste en una herramienta intuitiva y super fácil de utilizarse, permite que cualquier persona debidamente registrada y autorizada envíe, reciba y firme documentos almacenados en el ambiente cloud sin complicaciones.

¿Es posible conectar tu almacenamiento en la nube con DocuSign?

Ahora que conoces las ventajas de esta integración principalmente cuando hablamos de eSignature, ha llegado el momento de responder esta interrogante con una imponente afirmación: ¡sí, puedes conectar el almacenamiento en la nube con la herramienta de DocuSign!

Sin embargo, para que el proceso sea exitoso, debes asegurar que tu empresa utilice uno de los siguientes proveedores:

• Box;
• Dropbox;
• Google Drive;
• OneDrive: corporativo o personal.

Es importante recalcar que en cuanto a esta última opción, es posible conectar apenas una sola cuenta a DocuSign, corporativa o personal.

¿Cómo conectar DocuSign a tu proveedor?

Luego de conocer los proveedores compatibles, presentamos las etapas del proceso de acceso para que entiendas que, con DocuSign, todos los trámites son más simples, desde la contratación hasta la firma y recepción de los documentos.

Para emplear documentos almacenados en la nube, en primer lugar, debes permitir que la herramienta se conecte a tu proveedor cloud siguiendo estas etapas:

1. Inicia un sobre haciendo clic en “Inicio” > “Enviar un sobre” o ingresando en la página “Gestionar” y pulsando en “Nuevo” > “Enviar un sobre”. Al ejecutar estos comandos, aparecerá la vista “Preparar”.
2. En “Agregar documentos”, haz clic en “Obtener de la nube“ y selecciona el proveedor de almacenamiento. Nota que los íconos de color gris indican las opciones que aún no cuentan con la autorización de DocuSign.
3. Inicia normalmente la sesión en la cuenta del proveedor cloud. 

¡Listo, eSignature ya está autorizado para acceder a los archivos y tramitar las firmas!

Fíjate que estamos hablando de procedimientos extremadamente sencillos y rápidos. Por lo tanto, eSignature configura una alternativa robusta y simple de incorporar a la cotidianeidad de las organizaciones modernas.

¡Esto ha sido todo!

Esperamos que nuestro contenido haya sido valioso para incrementar tus conocimientos acerca de la nube.

Definitivamente, utilizar este servicio es una excelente forma de acelerar la transformación digital de tu empresa.

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