¿Qué es y cómo funciona el proceso de ventas en una empresa?

Publicado el 18 de junio de 2021. Actualizado el 1 de abril de 2022.

El éxito de un negocio depende en gran medida de un proceso de ventas eficiente.

Si quieres garantizar una buena gestión en la comercialización de tus productos, bienes o servicios, deberás estimar el éxito de tu estrategia de ventas actual e integrar nuevas soluciones para automatizar tus procesos y volverlos más eficaces.

En las siguientes líneas, te explicaremos qué es el proceso de ventas, cómo funciona y las fases que lo componen. ¡Así podrás implementar el tuyo de manera eficiente en tu empresa!

¿Te interesa el tema? ¡Sigue leyendo!

¿Qué es el proceso de ventas?

El proceso de ventas consiste en el conjunto de fases o etapas que atraviesa una compañía desde el trabajo de marketing, es decir, desde la prospección del cliente, hasta que se efectúa la venta del producto o servicio.

Cada empresa sigue su propio proceso en función del rubro en el cual se encuentra compitiendo, pero el fin último siempre es optimizar la gestión para lograr mayores beneficios económicos.

¿Cómo formular un proceso de ventas?

Ahora bien, con el objetivo de formular y mejorar de forma estratégica el proceso de ventas, así como aumentar la distribución de productos, es preciso tomar en cuenta algunos factores que son determinantes, entre ellos:

• Presupuesto disponible: estima la inversión que destinarás a tus estrategias.
• Equipo de ejecución: considera si cuentas con el equipo comercial encargado de esta labor.
• Infraestructura: toma en cuenta si la empresa tiene tienda física u online, si necesita un almacén y qué logística se ejecutará en el proceso de ventas.
• Tipo de ventas: es preciso establecer si se harán ventas al por mayor o al por menor. Esto depende en gran medida del modelo de negocio (B2B o B2C).
• Canales de distribución: considera también las plataformas digitales para venta y distribución que utilizarás.
• Precio del producto: cuanto más alto sea el costo del producto, más largo es el proceso de venta, ya que vas a requerir que el cliente reconozca a tu marca, o bien, que esté familiarizado con tu producto o servicio,
• Posicionamiento del producto: te ayudará a comparar tu lugar en la mente de los consumidores, frente a los productos que compiten con tu marca.
• Buyer persona: la creación de un arquetipo de cliente ideal te ayudará a optimizar los recursos de marketing de tu empresa.

Etapas del proceso de ventas

Una vez considerados los factores descritos anteriormente, es preciso saber cuáles son las fases que componen al proceso de ventas. A continuación, las explicamos a detalle:

1. Prospección

La prospección es la primera fase del proceso de ventas y tiene como finalidad identificar a los clientes potenciales.

Para ello, es indispensable hacer estudios de mercado, con el fin de identificar a las personas que tienen necesidades que la compañía puede satisfacer, así como a aquellas que están en condiciones económicas para comprar.

Esta es considerada una de las etapas más complejas del proceso y enfrenta dificultades como la concreción de citas, la comunicación con los prospectos por medio de varios canales, precisar dónde están las partes interesadas y la calificación de los clientes potenciales.

2. Calificación de leads

Los leads son clientes potenciales que han mostrado interés por tu producto o servicio. Una vez que ya los tienes identificados, deberás establecer cuáles tiene mayores oportunidades de convertirse en tus compradores.

En esta etapa, se recomienda la creación de una representación de tu cliente ideal, en inglés buyer persona, para comprender mejor las necesidades de tus prospectos y enviarles información útil y relevante en el momento adecuado.

Esto ayudará a que tu empresa pueda comunicarse con tu audiencia de forma más efectiva y permitirá desarrollar productos y servicios, de acuerdo con los problemas que el cliente desea resolver.

Verifica cuáles posibles clientes tienen aspectos en común con el perfil de tu buyer persona y decide a quiénes debes encaminar tu estrategia.

3. Preparación

La preparación es esencial para conquistar a tus posibles clientes en el proceso de venta.

Para ello, es necesario analizar toda la información de los leads que se ha logrado recolectar, con el objetivo de entender sus necesidades, su capacidad comercial y de decisión, así como su intención y motivación de compra.

Con toda esta información, tendrás certeza de cómo abordarlos y los mejores canales para establecer contacto.

4. Presentación

En esta etapa del proceso de ventas el agente entra en contacto con el posible comprador.

La confianza es clave para el discurso de ventas, por ello, el agente debe sentirse tranquilo a la hora de tratar con los clientes. La simpatía y la amabilidad son cruciales para generar una buena primera impresión.

5. Argumentación

En el proceso de ventas la argumentación es una de las etapas más importantes, porque es donde el agente le presenta el producto al potencial cliente. En este punto la intención es mostrarle al comprador cómo podría ayudarlo a satisfacer sus necesidades.

Hay que referir que la argumentación no debe ser monótona ni dicha de memoria, ya que eso no le transmite un valor adicional al cliente.

Al comprador se le puede conducir por medio de un sistema llamado AIDA, que implica cuatro fases: atención, interés, deseo y acción, muy similar al embudo de venta.

También, dentro de este discurso se hace importante describir cuál es el ciclo de vida de un producto.

6. Cierre de venta

En esta etapa del proceso de ventas ya se ha logrado que el producto atrape el interés del cliente, por lo cual solo se requiere de paciencia para esperar el cierre del trato.

Para agilizar esta fase, es crucial que las empresas consideren el uso de tecnología como los software de ventas y las soluciones automatizadas para sellar contratos de forma rápida y a distancia.

Tal es el caso de la firma electrónica, que automatiza la gestión de acuerdos y acelera su firma, revisión y aprobación. Esta herramienta permite a las empresas autenticar un documento utilizando medios informáticos para completar una solicitud de consentimiento de manera ágil y desde cualquier parte del mundo.

7. Postventa

En este punto del proceso de ventas, los agentes hacen lo necesario para retener a los clientes y alimentar la lealtad hacia la compañía.

La intención es brindarles todas las herramientas, con el objetivo de que le saquen el mayor provecho a los productos que han obtenido. Esto hará posible que se conviertan en compradores recurrentes.

9 Herramientas para optimizar el proceso de ventas

Los tiempos que vivimos han demostrado que ya no es necesario depender de un lugar físico para trabajar. La comodidad que tiene el poder realizar las tareas desde cualquier entorno, de manera flexible, y por sobre todo ágil, hace que la tecnología sea la clave.

Encontrar la forma más idónea y productiva de trabajar lleva a contemplar el uso de herramientas de ventas que sean más efectivas, siempre y cuando persigan una estrategia de ventas que se concentre en la satisfacción de las necesidades de los clientes.

A continuación, te presentamos algunos tipos de herramientas que puedes elegir para optimizar tu proceso de ventas.

1. CRM o Sales Automation

El concepto de CRM hace referencia a la gestión de las relaciones con el cliente, convirtiéndose en un proceso que abriga toda la tecnología en la administración y análisis de las interacciones con el cliente.

Escoger una plataforma o software te permitirá emplear la tecnología para administrar y llevar el plan de ventas y registrar proceso de las interacciones con los prospectos, proveedores y clientes.

Esta herramienta es capaz de anticipar las necesidades de la empresa, personalizar la relación con cada uno de sus prospectos, aumentar las ventas y optimizar la rentabilidad en general.

Lo mejor de todo es que te permite una gestión integral de todas las áreas de la empresa en función de tu objetivo de ventas, atendiendo las áreas relativas al marketing, atención al cliente y ventas.

Entre las más completas se encuentran: Microsoft Dynamics, HubSpot CRM, Salesforce, Sugar CRM, Oracle CRM y Zoho.

A grandes rasgos, con todas ellas podrás:

• Recibir notificaciones del estado de las campañas de email marketing, programar recordatorios y personalizar emails
• Crear plantillas para diversos tipos de correos electrónicos
• Llevar un registro automático de las interacciones.
• Unificar las actividades de venta en un solo lugar.
• Programar reuniones, siendo el lead quien elija el momento.
• Valerse de la tecnología para concentrarse en el cierre de negocios y no en la actualización de datos de forma manual.

2. Para la captación de prospectos y clientes

Cierto es que la captación de clientes comienza por la generación de leads. Se entiende por lead al usuario o persona que manifiesta interés por los productos o servicios que se le ofrecen y así accede a compartir sus datos de contacto, por tanto se le considera un prospecto calificado, y en consecuencia, un futuro cliente.

Algunas herramientas que se pueden considerar para la captación de clientes al inicio del proceso de ventas son:

Leadfeeder

Contribuye en la identificación de personas y empresas que accedan a visitar tu sitio web. A partir de los datos genera una base de contacto sobre la cual el departamento de ventas puede comenzar a trabajar.

LeadBooster

Se trata de un compendio de herramientas para la generación de prospectos, ofreciendo soporte para gestionar y fomentar mayor cantidad de prospectos.

Ofrecen interesantes alternativas de contacto como chat en vivo, emitiendo notificaciones para cuando el lead requiera atención humana; los formularios web, permitiéndoles a los prospectos una manera fácil y confiable de compartir sus datos aportando plantillas para aportar formularios personalizables.

Entre sus mayores cualidades se encuentra el acceso a Prospector, base de datos que contiene un estimado de 400 millones de perfiles sumado a 10 millones de empresas, bien sea que lo que busques sea un modelo de ventas B2B o B2C, te permite localizar clientes potenciales.

Ofrece correos electrónicos verificados, perfiles sociales e incluso números de teléfono directos.

3. De productividad y gestión

A medida que los prospectos calificados van avanzando en el proceso de ventas, se hace indispensable realizar un minucioso seguimiento de manera de aumentar las probabilidades de cierre de venta.

En las siguientes etapas del embudo herramientas como Calendly para agendar reuniones o Google Meet te permite simplificar la programación de reuniones, dando la opción al propio lead de ser quien elija el día y hora de la reunión. Empoderar el lead para quien sea quien elija el momento más indicado de acuerdo a su horario y conveniencia, minimiza el desinterés.

Al respecto, cabe decir que estas herramientas se integran con Gmail, Office365, GSuite y Outlook. Cabe decir que la gran mayoría de los CRM tienen integración con el email, lo cual te permite llevar en orden un historial de comunicaciones de forma centralizada y con fácil acceso.

4. Software de comunicación

Nada es más claro que hoy día las reuniones a distancia son muy efectivas siempre y cuando se apliquen las técnicas de ventas. Han demostrado ser un recurso de impacto para hablar con los leads, contribuyendo al ahorro de tiempo y evitando desplazamientos innecesarios, sobre todo con los prospectos no cualificados.

Puedes compartir pantalla para complementar tu propuesta, grabar la sesión para tus archivos y tener a mano un registro de llamadas. Lo importante a este respecto es priorizar cuáles son las llamadas de venta del día y registrarlas de manera automática en el CRM.

Entre las plataformas más comunes para este cometido se encuentra Zoom, Skype, Hangout y Teams.

Para realizar videos comerciales personalizados existen interesantes alternativas como Vidyard, Screencastify o Loom que proponen un acercamiento más dinámico con tu cliente potencial.

5. Notas digitales

Lleva un registro de lo conversado con tus clientes con alguna de las herramientas para notas digitales. Con ellas puedes llevar un historial de las actividades, compartir imágenes y notas, y adjuntar documentos.

Algunas de las más destacadas son: Evernote, Google Keep, Simple Note, Microsoft OneNote.

6. Gestor de documentos

Facilitan el acceso a los documentos digitales, plantillas y documentos claves centralizando la información en un solo lugar. Gran parte de los CRM tienen esta herramienta, sin embargo, podemos mencionar algunas alternativas como Dropbox, Onedrive, WeTransfer y Google Drive.

Resultan muy útiles cuando se trata del intercambio de documentos muy pesados, por ejemplo si se trata de archivos multimedia.

Son herramientas indispensables al momento de actualizar la propuesta de valor o intercambiar documentos de forma rápida, pues así el vendedor puede reconocer el mejor momentos para finalizar la negociación con el cliente.

7. Configuración de alertas

Son herramientas que se encargan de avisar sobre el reconocimiento del comportamiento de algunos acontecimientos, el desempeño de los procesos que necesites monitorizar. Por ejemplo, la publicación de un nuevo contenido, o cuando has logrado que alguien se suscriba a tu newsletter, o bien cuando las herramientas se actualicen de manera automática, permitiéndote reaccionar en el momento oportuno.

Gracias a plataformas como Google Alert, HubSport o Ifttt, se pueden configurar aletas cuando un lead ha ingresado a alguna página de producto.

Las mismas también permiten configurar integraciones y automatizar tareas.

8.   Networking

Para cubrir el proceso de ventas en su totalidad también se hace necesario alimentar los canales sociales que la empresa ocupe a fin de aumentar la autoridad,  reputación de la empresa, aumentar la confianza en el público objetivo y mantener la fidelización.

Para ello la mejor opción es LinkedIn, pues ha resultado ser una de las más eficaces al momento de encontrar nuevos prospectos, comenzar una conversación y mantenerlos informados sobre el actuar de la empresa.

9. Firma digital

En ocasiones la firma de documentos convencional obstaculiza el avance del proceso de ventas, pues implica reunir a varias personas de manera presencial. La firma digital complementa la adecuada gestión de tu empresa y le ofrece una mejor experiencia al cliente.

La firma digital posee la misma validez legal, y una de las más recomendadas es DocuSign por su confiable sistema de seguridad y verificación de identidad.

Dentro de la dinámica acelerada de una empresa, en la que se envían cientos de documentos, la firma electrónica supone la agilización de transacciones y aceleración de aprobaciones de quienes figuran en los documentos.

Cierto es que el proceso de ventas supone el principal desafío para todas las empresas del mundo, pues la venta es el motor que garantiza la sostenibilidad y permanencia de una compañía dentro del mercado. 

¡Hemos llegado al final! Ahora ya conoces qué es el proceso de ventas y cuáles son las etapas que lo componen. ¡Establece el tuyo y aprovecha los beneficios de las herramientas digitales para automatizar los procesos!

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