5 consejos para una reunión de negocios efectiva

Las reuniones son eventos esenciales para promover el buen funcionamiento de una empresa. Una reunión efectiva y productiva permite optimizar la comunicación y el vínculo entre los equipos de trabajo.

Asimismo, posibilita conocer más sobre la empresa y los colaboradores, identificar puntos críticos del contexto empresarial que ameriten cambios y emprender medidas urgentes para resolver demandas inesperadas.

Características de una reunión efectiva

Una reunión efectiva puede cambiar el rumbo de la dinámica corporativa. Pero, ¿cuáles son las características más notables de una reunión de excelencia?

Número definido de participantes

La eficiencia implica la inclusión de un público específico que realmente acote ideas, sugerencias, opiniones y conocimiento que incremente la calidad del encuentro.

Horario y duración establecidos con antelación

Esta información es necesaria porque permite que los profesionales agenden la reunión y organicen su rutina de modo que puedan dedicar 100% de su atención a los temas abordados.

Es productiva

Una reunión productiva optimiza el uso del tiempo asegurando que cada minuto sea empleado de la manera correcta. Para eso, las distracciones y temas ajenos a las propuestas deben evitarse a rigor.

Todos los participantes entienden los temas abordados

El líder de la reunión debe orientar las actividades de modo que todos los participantes se sientan cómodos y entiendan el objetivo de reunirse, así como los mensajes emitidos y las soluciones encontradas.

Genera soluciones alineadas con los intereses del negocio

El cierre de las reuniones efectivas conlleva a una toma de decisiones compartida que se alinea perfectamente con las metas y propósitos del negocio.

5 consejos para reuniones de negocios efectivas

Ahora que conoces las características de una reunión efectiva, ha llegado el momento de brindarte algunos consejos para mejorar la calidad de tus reuniones de negocios:

1. Define un objetivo específico

Para que una reunión sea efectiva, necesita planificarse teniendo en cuenta un objetivo específico.

Al definir el propósito de la reunión, es posible establecer medidas que permitan su alcance economizando tiempo y recursos.

Así que, antes de agendarla y enviar invitaciones, plantéate la siguiente pregunta: ¿Por qué es importante realizar una reunión?

Al conocer la respuesta, puedes definir quiénes deben integrarla, establecer su horario, evaluar el formato más eficaz (virtual o presencial) y descubrir la mejor forma de incentivar la participación de los integrantes.

2. Planifica y organiza la reunión

El líder u organizador debe planear cada etapa y especificar los puntos que deben abordarse en cada tema.

Planificar a detalle permite enfocar en los asuntos que realmente importan, minimizando la probabilidad de perderse durante la exposición de las ideas y maximizando el aprovechamiento de la reunión.

3. Lidera con entusiasmo

Para asegurar el cumplimiento del objetivo y del plan de acción, es recomendable que facilites la integración del equipo, comprometiendo y captando la atención de todos sus integrantes de las siguientes maneras:

• Tranquiliza a los dominadores y los participantes con prisa;
• haz preguntas a los integrantes más tímidos;
• trata las barreras y considera escenarios fuera de la rutina como situaciones naturales y sugiere soluciones;
• toma nota de las ideas, sugerencias, opiniones y críticas de cada uno.

4. Apuesta en potentes técnicas de cierre

Al terminar una reunión, repite rápidamente todos los puntos discutidos recordando las soluciones encontradas y quienes son los responsables de ejecutarlas.

Asimismo, abre espacio para comentarios y la resolución de posibles dudas, agradece la presencia física o virtual y refuerza una postura positiva.

5. Comunícate con los participantes

Debemos mantener un contacto fluido con los participantes y monitorear, en el caso de que amerite, si las soluciones se están ejecutando correctamente.

Una buena forma de hacerte presente es enviando un correo electrónico a cada participante cuestionando su satisfacción y grado de entendimiento sobre los aspectos abordados, así como solicitando alguna información sobre las soluciones bajo su responsabilidad.

Las 4 mejores herramientas para llevar a cabo una reunión efectiva

A continuación, encontrarás una lista con excelentes herramientas para planificar, desarrollar y concluir reuniones productivas y eficientes:

1. Google Calendar

Accesible y sumamente fácil de usar, Google Calendar es una herramienta fantástica para crear y llevar a cabo las reuniones desde la web o de la aplicación móvil.

Gracias al empeño de Google en promover mejoras regulares, añadiendo funciones y optimizando recursos, este programa consiste en una de las soluciones tecnológicas más utilizadas en las organizaciones.

Esto ocurre porque permite una visión amplia del calendario de los profesionales y puede sincronizarse con servicios de correo electrónico, así como integrarse con otros programas.

2. Zoom

En un entorno comercial cada vez más globalizado, las reuniones virtuales han facilitado la realización de negocios, independientemente de la localización geográfica de los participantes.

Por sus múltiples funciones, posibilita realizar videoconferencias u otro tipo de reuniones de excelente calidad, tanto vía web como por medio de dispositivos móviles.

Entre los principales puntos positivos de Zoom, destacamos:

• facilidad para compartir pantallas e información;
• posibilidad de enviar mensajes escritos;
• versión gratuita muy interesante para pequeños grupos o empresas;
• integración con otras herramientas.

3. Software de firma electrónica

Si quieres garantizar que un trato se cumpla a detalle o aprovechar una gran oportunidad de negocio acarreada por una reunión en línea, es importante que consideres el uso de un software de firma electrónica como Docusign eSignature.

Esta herramienta permite enviar, recibir y firmar documentos dondequiera que las partes se encuentren, independientemente del huso horario y del dispositivo que utilicen.

Con esta solución, las organizaciones pueden aceptar negociaciones, facturas, cartas de venta, contratos y otros formatos de documentos con seguridad y confianza, pues aporta validez jurídica y legalidad a los acuerdos.

Además, gracias a la integración con Zoom, es posible compartir y revisar documentos durante una reunión, así como aceptar y firmar los acuerdos en el medio virtual en tiempo real.

Al combinar estas herramientas:

• Optimizamos la experiencia, confianza y lealtad de las partes involucradas en los tratos;
• agilizamos los procesos de envío y recepción de documentos;
• incrementamos la seguridad de la información en virtud de la robusta política de Zoom y de los fuertes mecanismos de identificación de los firmantes empleados por Docusign.

4. Asana

Asana es una de las mejores herramientas online para quienes lidian con proyectos. Al emplearla, puedes asignar proyectos y monitorear el cumplimiento de cada etapa, identificando su responsable y controlando su nivel de dedicación al cumplimiento de las actividades.

Su versión gratuita se encuentra disponible para equipos con menos de 15 integrantes, situación que la convierte en una solución tecnológica para planteles reducidos y áreas con pocos colaboradores.

Conclusión

Una reunión efectiva requiere la consideración de una serie de puntos clave. Si conocemos a detalle cuáles son, podemos enfocar los esfuerzos para maximizar su rendimiento, así como sus resultados.

Además de poner atención en dichos aspectos, vale la pena aplicar los consejos que hemos presentado en este contenido, adaptándolos de acuerdo con la realidad de tu negocio y con el enfoque de las reuniones.

Y si quieres optimizar aún más la calidad de las reuniones de negocios, no olvides considerar las innovadoras herramientas, que hemos señalado previamente, en la transformación digital de tu empresa.

Ahora que conoces excelentes alternativas tecnológicas, te invitamos a profundizar tus conocimientos y quitarte las dudas sobre eSignature de Docusign comunicándote con nuestro equipo de ventas.